¿Cómo enviar contraseñas de forma masiva por correo electrónico en LEGALi?

La generación de contraseñas para las partes ocurre de forma automática a partir del registro de las partes en el proceso. Sin embargo, las contraseñas pueden caducar tras un tiempo determinado y, por esta razón, es posible que necesiten ser generadas nuevamente y reenviadas por correo electrónico o impresas en oficio.

Se puede realizar el envío de contraseñas a las partes a través de dos pantallas en el sistema:

• Por medio de la pantalla de contraseñas masivas, en la cual se genera una contraseña para el proceso principal de la parte y una para el proceso dependiente vinculado al proceso principal;
• Y mediante la pantalla de contraseña del proceso, en la que se trata únicamente del proceso en cuestión.

En este artículo se va a enseñar cómo enviar las contraseñas de acceso al portal e-SAJ a una parte vía correo electrónico a través de la pantalla de contraseñas masivas.

1. En el Panel de Tareas, encuentre la tarjeta del proceso deseado. Haga clic en el menú del proceso (1) y enseguida en la opción Contraseñas masivas (2).

2. En la pantalla Contraseñas Masivas se carga el proceso seleccionado. En el campo Parte (1), seleccione la parte para la cual desea generar las contraseñas y haga clic en Buscar (2).

3. El sistema exhibirá todos los procesos dependientes de la misma familia (proceso principal y cuaderno auxiliares) que contienen la misma parte vinculada. Seleccione los procesos deseados (1) y haga clic en el botón Enviar por correo electrónico (2).

4. En el campo “Estado del correo electrónico” se presentará al usuario el estado de la entrega de la contraseña enviada por correo electrónico.

5. El campo “Estado del correo electrónico” se llena con un icono diferente para cada estado presentado al realizar el envío de contraseña por correo, los iconos son:

• Entrega pendiente – Presenta un icono gris que indica que se está procesando.
• Entrega exitosa – Presenta un icono verde que indica que hubo éxito en el envío (acuse de recibo).
• Falla en la entrega – Presenta un icono amarillo que indica que GSE no pudo entregar el correo al destinatario (acuse de no recibo).
• Falla en el servicio – Presenta un icono rojo que indica que el correo no ha sido entregue a GSE, con hacer clic en el icono se puede reenviar el correo electrónico no entregado.

Cuando hay una falla en el envío de la contraseña, el proceso se moverá a la tarea la cual es denominada "contraseña - falla en el envio".

6.  En el correo electrónico enviado por medio del sistema se puede visualizar el anexo con los datos solicitados.

El Correo electrónico de la parte seleccionada debe constar en el registro de la parte en los datos de los procesos.

¡Muy bien! Usted ha aprendido cómo enviar contraseñas de forma masiva por correo electrónico. Con esta novedad su trabajo respecto a contraseñas será más ágil. Comparta este conocimiento con sus colegas.