LEGALi

En este manual encontrará el procedimiento de la Secretaria de Apoyo cuando se debe devolver un proceso o comisión recibida por la Magistratura por inconsistencias en la información o tramite.

Paso 1. Validación

Desde la ubicación de Secretaria de Apoyo, en el panel de tareas encontrará una etiqueta que dice “01. Nueva Asignación”. Al seleccionarla, el sistema mostrará todas las comisiones nuevas, la carpeta de trabajo en la que se reciben esas nuevas comisiones allegadas desde la Magistratura es ‘Análisis preliminar’:

Una vez ubicada la comisión a validar, deberá ingresar al expediente, para esto de clic en la opción expediente en la parte intermedia de la tarjeta de proceso:

Una vez el expediente haya abierto, valide los documentos:

Paso 2. Emisión de oficio de devolución

Si identifica que no están todos los documentos, no corresponden o hay alguna novedad o inconsistencia con la información, proceda a realizar el oficio de devolución a la magistratura. Para esto, ubique nuevamente la tarjeta de la comisión y seleccione los tres puntos de acción (diagonales a la tarea) y seleccione la opción ‘Devolución a la magistratura’:

Se habilitará el editor de texto, seleccione el modelo correspondiente para devolución, diligéncielo y proceda a firmar y devolver.

Se habilitara la ventana para firma, seleccione la opción GSE y relacione usuario y contraseña:

Una vez firmado el documento, el sistema generará el envío del oficio de devolución hacia el proceso de Magistratura y aquí se habrá hecho efectiva la devolución, dejando actuación de ‘Envío con éxito a la Magistratura’.

Paso 3. Archivo de proceso

Ubíquese en la tarjeta de proceso en los 3 puntos diagonales de la carpeta de trabajo y de clic a la opción ‘Archivar’.

Se apertura el módulo de actuaciones en una ventana emergente ya con la actuación predeterminada. Para tipo de plazo relacione ‘sin plazo’, para complemento de la actuación indique la razón de devolución y finalice con ‘Guardar’:

El proceso quedara en estado de archivado, en la carpeta de trabajo ‘UIA-Terminados’. Y así finaliza el flujo de Devolución de comisión a la Magistratura.

En este manual encontrará el procedimiento para crear una OPJ, enviarla para aprobación, incorporarla, enviarla a los grupos de investigación y registrar las actividades ordenadas en el sistema.

Paso 1. Validación de documentos

Desde la ubicación de despacho, en el panel de tareas, podrá filtrar a través de la etiqueta dispuesta por el fiscal la carpeta de trabajo ‘(TERRITORIAL) Análisis fiscal’. Esta carpeta es la tarea estándar e inicial del flujo de fiscales para gestión de OPJ.

Una vez se ubica la comisión nueva, deberá ingresar al expediente digital para revisar las piezas procesales y los requerimientos del despacho.

Tenga en cuenta que el trámite de OPJ, tiene lugar para una comisión nueva, así como para una comisión que ya llevé un trámite y gestión, pero a la que se le haya hecho un requerimiento adicional o una reiteración por parte de la Magistratura. De manera que la revisión del expediente es necesaria en todos los casos para conocer los detalles de la solicitud.

Paso 2. Emisión de OPJ

Desde la tarjeta de proceso, en la carpeta de trabajo, de clic a los 3 puntos de la tarea y seleccione la opción ‘Emitir documento’ para aperturar el editor de documentos:

Una vez se abra el editor de documentos, de clic en el costado derecho en la opción de “Modelos” y posteriormente busque el modelo correspondiente a Orden a Policía Judicial, según su territorial:

Una vez seleccionado el modelo, el sistema cargara de forma editable el documento, los campos resaltados de color azul son campos automáticos que arrastran la información de registro del proceso, estos no deben ser alterados. Proceda a diligenciar toda la información que corresponde en el documento:

Una vez diligenciado el documento en su totalidad, valide que aparezca ‘documento guardado’ y proceda a cerrar el editor de texto (en la parte superior izquierda):

*Tenga en cuenta que el sistema facilita el autoguardado y el documento permanecerá con los cambios y la información relacionada, incluso cuando este es dirigido para la aprobación del fiscal.

Paso 3. Envío para aprobación

Desde la tarjeta de proceso, en la carpeta de trabajo, de clic a los 3 puntos de la tarea, y luego clic a ‘Enviar a aprobación’:

Se apertura una ventana emergente con la actuación de envío predeterminada, de manera opcional puede relacionar un complemento de actuación y luego seleccione en tipo de plazo “Sin plazo” y finalice con ‘Guardar’:

Aquí daremos espera de la gestión de aprobación por el fiscal.

Una vez aprobada la OPJ por el fiscal titular, proceda a firmar e incorporar. Para esto, ubique la tarjeta de la comisión desde las etiquetas organizadas que permiten filtrar las ‘OPJ’s revisadas’. Debe validar que la actuación de revisión haya sido aprobada para proseguir. Para esto, de clic a los tres puntos del menú de la tarjeta y seleccione la opción “Actuaciones”:

Ubique la actuación de aprobación ‘Aprobación de las actividades’, selecciónela y valide el texto de la actuación, debe tener un mensaje de aprobación o validación de la Orden:

En caso de no tener aprobación y tener observaciones para ajuste, abra nuevamente el editor de documentos y realice las modificaciones solicitadas para posteriormente volver a enviar a aprobación, siguiendo los pasos anteriores.

Paso 4. Relación de investigador como sujeto procesal

Desde el panel, ubique nuevamente la tarjeta de la comisión y seleccione los tres puntos del menú de la tarjeta (esquina superior derecha) y seleccione la opción ‘Datos del proceso’:

Cuando el panel de datos del proceso haya cargado, de clic al botón azul ubicado de costado derecho que dice “Agregar parte” y seleccione “Otras partes”:

En este punto, se debe abrir un formulario. Seleccione en el campo de ‘Participación’ la opción de ‘Investigador’ y diligencie el nombre del sujeto, si la parte tiene registros previos, el módulo desplegara una lista de coincidencias y allí deberá seleccionar el registro que corresponda y finalice con ‘Guardar’:

*Tenga en cuenta que, si el investigador es nuevo para la Unidad y la Territorial y aún no ha tramitado ninguna OPJ, al momento de relacionar el nombre no saldrá ninguna opción disponible, puesto que será el primer registro. Así que proceda a guardar el registro con nombre completo y numero de documento y así quedara ya en la base de datos para uso en futuras asignaciones.

Una vez agregado el investigador como parte del proceso, diríjase nuevamente al emisor de documentos, accediendo a través de los 3 puntos en la carpeta de trabajo ‘Preparar envío a los investigadores’, para incluir el registro de la parte del investigador en el documento:

Una vez haya cargado el editor de texto seleccione el icono que se encuentra en la parte de abajo con tres líneas y tres puntos (1), se habilitara el módulo de datos del documento y aquí deberá seleccionar, en tipo de parte ‘Parte’ (2) y destinatario el nombre del investigador previamente creado (3), posterior a esto seleccione la opción de combinar campos (4), permita que la operación se confirme y finalmente proceda a cerrar los datos del documento (5). Proceda a validar en el documento que la información de la parte este completamente relacionada.

Paso 5. Firma e incorporación de OPJ y envío a investigador

Teniendo la información completa en el documento de Orden a Policía Judicial, proceda a firmar e incorporar desde el botón naranja, de la parte inferior derecha:

Se habilitará la ventana para firma, seleccione la opción GSE y relacione usuario y contraseña y luego ‘Confirmar’:

Una vez firmado e incorporado el documento, proceda a realizar el envío al investigador correspondiente. Esto será desde la carpeta de trabajo ‘Preparar envío a los investigadores’, seleccionando la persona a la que dirige el trámite:

El módulo de actuaciones deberá habilitarse, aquí puede relacionar en el ‘Complemento de la actuación’ una descripción básica del trámite para conocimiento y trazabilidad del investigador, luego en ‘Tipo de plazo’ tendrá la opción de registrar ‘Sin plazo’ o de registrar un plazo especifico, según fecha o número de días, y finalice con ‘Guardar’:

Es debido tener en cuenta, que desde las territoriales es posible enviar una OPJ para los grupos de Bogotá (GETIJ, GRANCE, GATEF, etc.). El flujo será el mismo que el anteriormente presentado, pero atendiendo el siguiente detalle:

1. Incluir como sujeto procesal al responsable del grupo. Seleccione en el campo de ‘Responsable grupo’ y diligencie el nombre del sujeto, si la parte tiene registros previos, el módulo desplegara una lista de coincidencias y allí deberá seleccionar el registro que corresponda y finalice con ‘Guardar’.

   *Si la OPJ va para GETIJ Bogotá, deberá hacer primero el envío al grupo, sin incorporar la OPJ, comunicarse con GETIJ para que le indiquen cual será el investigador que tramitara y luego agregar el nombre del investigador como sujeto procesal o parte y proseguir con:

2. Una vez agregado el Responsable o Investigador como parte del proceso, diríjase nuevamente al emisor de documentos, accediendo a través de los 3 puntos en la carpeta de trabajo ‘Preparar envío a los investigadores’, para incluir el registro de la parte del responsable en el documento.

3. Una vez haya cargado el editor de texto seleccione el icono que se encuentra en la parte de abajo con tres líneas y tres puntos (1), se habilitara el módulo de datos del documento y aquí deberá seleccionar, en tipo de parte ‘Parte’ (2) y destinatario el nombre previamente creado (3), posterior a esto seleccione la opción de combinar campos (4), permita que la operación se confirme y finalmente proceda a cerrar los datos del documento (5). Proceda a validar en el documento que la información de la parte este completamente relacionada.

4. Una vez firmado e incorporado el documento, proceda a realizar el envío al grupo correspondiente. Esto será desde la carpeta de trabajo ‘Preparar envío a los investigadores’, seleccionando el grupo al que dirige el trámite.

5. El módulo de actuaciones deberá habilitarse, aquí puede relacionar en el ‘Complemento de la actuación’ una descripción básica del trámite para conocimiento y trazabilidad del grupo, luego en ‘Tipo de plazo’ tendrá la opción de registrar ‘Sin plazo’ o de registrar un plazo especifico, según fecha o número de días, y finalice con ‘Guardar’:

Paso 6. Registro de actividades

Para finalizar es importante dejar la trazabilidad por actuación de las actividades implicitas en la Orden a Policia Judicial, con el fin de llevar un control y seguimiento de las tareas y así mismo para alinear con plazos. Para esto, ubique la tarjeta de proceso y desde la carpeta de trabajo ‘Preparar envío a los investigadores’, de clic al botón azul que dice ‘Registrar actividades’:

Una vez que se abra el módulo de actuaciones, en el tipo de actuación diligencie el número 600 (se habilitará un panel con las actividades correspondientes, seleccione la que aplique en el caso), para relacionar un término o plazo a la actividad, en tipo de plazo seleccione ‘Número de días’ o ‘Fecha específica’ y en plazo diligencie la información que corresponda. Puede diligenciar de carácter opcional el complemento de la actuación, relacionando un breve detalle de la actividad. Para confirmar la operación seleccione ‘Guardar’:

En la selección de la actuación según la actividad, dispondrá de las siguientes opciones:

Deberá repetir este registro cuantas actividades tenga la OPJ.

Y así finaliza el flujo y procedimiento de creación y envío de OPJ’s.

En este manual encontrará el procedimiento de la Secretaria de Apoyo cuando llega una comunicación de adición, ampliación o reiteración a proceso de UIA.

Paso 1. Validación

Desde la ubicación de Secretaria de Apoyo, en el panel de tareas encontrará una etiqueta que dice “01. Nueva Asignación”. Al seleccionarla, el sistema mostrará todas las comisiones nuevas, la carpeta de trabajo en la que se reciben esas nuevas comisiones allegadas desde la Magistratura es ‘Análisis preliminar’:

Una vez ubicada la comisión a validar, deberá ingresar al expediente, para esto de clic en la opción expediente en la parte intermedia de la tarjeta de proceso:

Una vez el expediente haya abierto, valide los documentos e identifique si hace referencia a una nueva comisión o es una comunicación a un asunto ya repartido (para esto, puede consultar el nombre de la parte, inicialmente lo puede copiar en la siguiente selección:

Para consultar si la parte involucrada ya tiene o no una comisión, en el panel de tareas, seleccione el menú de tres líneas en la parte superior izquierda del panel de tareas:

Posterior a esto, seleccione la opción ‘Consultar procesos’

A continuación, el sistema le mostrará el panel de búsqueda general de procesos, de clic en los tres puntos de búsqueda avanzada y en la opción nombre de la parte, relacione el dato copiado anteriormente y clic a la opción buscar.

Una vez aparezcan los resultados, identifique si hacen referencia al mismo asunto o no, en caso de ser un nuevo asunto, consulte el manual “1.SECRETARIA DE APOYO – NUEVA COMISIÓN”, de lo contrario, continue con este manual.

Paso 2. Envío al Auxiliar

Tras validar que es una comunicación de comisión, diríjase al panel de tareas nuevamente (haciendo clic en la parte superior izquierda donde dice SAJ), ubique la comisión a trabajar, de clic a los tres puntos diagonales a la tarea y seleccione el auxiliar al que va dirigir el tramite.

Se aperturara una ventana emergente de actuaciones, que mostrara los campos a relacionar de complemento de la actuación y tipo de plazo. Se diligencia el complemento con información puntual de gestión, luego opción sin plazo y finaliza con guardar:

Paso 3. Copia de documentos

La tarjeta de proceso quedara en la carpeta de trabajo de ‘Revisión auxiliar’, pudiéndose ubicar en las etiquetas respectivas según el auxiliar. Aquí de clic para abrir el expediente:

Aquí deberá hacerse la misma validación siguiendo el paso 1. Revisando si el proceso corresponde a un trámite nuevo o a un trámite ya en gestión.  

Tras validar que es una comunicación a una comisión o proceso en trámite, seleccione el número de la nueva comisión e ingrese al expediente de la comisión en curso:

Una vez esté en el expediente de la comisión en trámite, seleccione la opción de importar archivos y posterior a esto, seleccione la opción de ‘Copiar de otro proceso’:

En el panel que se habilita, pegue el número de comisión previamente copiado (el de la comunicación) y seleccione el número tan pronto se habilite y proceda a seleccionar ‘Abrir proceso’:

Una vez seleccionado, el sistema deberá mostrar la información de la comisión, valide y posterior a esto, seleccione la opción ‘Abrir proceso’:

El sistema deberá abrir una ventana emergente con el expediente que tiene la comunicación. Proceda a seleccionar los documentos pertinentes y a confirmar la selección:

Deberá aparecer un listado de los documentos seleccionados, proceda a validar y confirmar nuevamente:

Una vez confirmada la operación el sistema procederá a copiar la información seleccionada, realizando de manera automática la incorporación de esta en el expediente que está en tramite, dejando listados los documentos en la parte final, según el orden cronológico y de foliatura.

Paso 4. Relación de actuación ‘Comunicación a la UIA’

Una vez incorporados los documentos, diríjase al panel de tareas y ubique la comisión en trámite, seleccione los tres puntos del menú de la tarjeta y seleccione el módulo de actuaciones:

Se apertura el módulo de actuaciones en una ventana emergente, luego seleccione la opción ‘Agregar’, en el campo tipo de actuación diligencie ‘10503 - Comunicación a la UIA’ y seleccione la opción correspondiente, en tipo de plazo relacione ‘sin plazo’ y finalice con ‘Guardar’:

Posteriormente el sistema habilitara una nueva carpeta de trabajo para la tarjeta de proceso denominada ‘Adición/ampliación/reiteración’, quedando a disposición del fiscal encargado en su panel de tareas:

Paso 5. Archivo de nueva comisión

Por último, la comisión que llego como nueva, identificada como comunicación, deberá archivarse, indicando el proceso en trámite al que fueron incorporadas las piezas procesales. Para esto, ubique nuevamente la tarjeta de la comisión e ingrese al módulo de actuaciones:

Se apertura el módulo de actuaciones en una ventana emergente, luego seleccione la opción ‘Agregar’, en el campo tipo de actuación diligencie ‘623 - archivo’ y seleccione la opción correspondiente, en tipo de plazo relacione ‘sin plazo’, relacione como complemento de la actuación la información del radicado en el que se tramitaran los documentos allegados y finalice con ‘Guardar’:

La comisión nueva, tramitada como comunicación quedara en estado de archivado, en la carpeta de trabajo ‘UIA-Terminados’. Y así finaliza el flujo de Comunicación a la comisión.

En este manual encontrará el procedimiento para generar y emitir el informe parcial o final, enviarlo para aprobación, incorporarlo y enviarlo como comunicación a la Magistratura.

Paso 1. Validación de información y solicitudes tramitadas según el requerimiento

Tenga presente que la estructuración y presentación del informe, bien sea parcial o final, debe tener los resultados obtenidos en los tramites de gestión del despacho, así como de la gestión de la OPJ.

Para esto tenga en cuenta el flujo de devolución de informes que realiza el grupo de investigadores, con el cual una vez se ha dado por cumplida la OPJ, presentando el informe de investigador de campo y los anexos o pruebas, el responsable hará la respectiva devolución para el fiscal, aperturando la carpeta de trabajo ‘Informes recibidos’, desde allí de clic a la opción ‘Expediente’ para comprobar los documentos:

Una vez en el expediente, revise la información incorporada por parte del investigador y si todo es correcto según lo requerido, proceda con el siguiente paso:

Paso 2. Emisión de informe

Desde la tarjeta de proceso, en la carpeta de trabajo ‘Informes recibidos’, de clic a los 3 puntos de la tarea y seleccione la opción ‘Emitir documento’:

Una vez se abra el editor de documentos, de clic en el costado derecho en la opción que dice ‘Modelos’ y posteriormente busque el modelo correspondiente a Informe Final o Informe Parcial, según corresponda:

Proceda a realizar el diligenciamiento de la plantilla de acuerdo con la información que se presentara a la Magistratura:

Tenga presente no manipular los campos resaltados en azul, puesto que son campos de tipo automático, que estan vinculados a la información del registro del proceso. 

Una vez tenga el informe listo, teniendo certeza de la acción de autoguardado que tiene el documento, proceda a dar cierre al emisor de documentos en la parte superior izquierda. El informe quedara alli pendiente para la gestión de aprobación.

Paso 3. Envío para aprobación

Desde la tarjeta de proceso, en la carpeta de trabajo ‘Informes recibidos’, de clic a los 3 puntos de la tarea y seleccione la opción ‘Enviar aprobación’:

Se apertura una ventana emergente con la actuación de envío predeterminada, de manera opcional puede relacionar un complemento de actuación y luego seleccione en tipo de plazo ‘Sin plazo’ y finalice con ‘Guardar’:

Aquí daremos espera de la gestión de visto bueno por el fiscal.

Una vez aprobado el informe por el fiscal titular, proceda a firmar e incorporar. Para esto, ubique la tarjeta de la comisión desde las etiquetas organizadas que permiten filtrar los ‘Informes Revisados Territorial’. Debe validar que la actuación de bisto bueno haya sido generada para proseguir. Para esto, de clic a los tres puntos del menú de la tarjeta y seleccione la opción “Actuaciones”:

En caso de no tener aprobación y tener observaciones para ajuste, abra nuevamente el editor de documentos y realice las modificaciones solicitadas para posteriormente volver a enviar a aprobación, siguiendo los pasos anteriores.

Paso 4. Incorporación de informe y envío a la Magistratura

Ingrese nuevamente al emisor de documentos en donde se encuentra el informe con visto bueno y proceda a dar clic en el botón naranja para ‘firmar e incorporar este documento’:

Una vez se procese la firma e incorporación, el informe pasara a ser parte del expediente digital y ya está disponible para ser enviado como comunicación a la Magistratura.

A continuación, desde la carpeta de trabajo ‘Informes Revisados Territorial’ aperture de nuevo el emisor de documentos, desde la opción ‘Enviar a la magistratura’:

Una vez se abra el editor de documentos, seleccione en el costado derecho en la opción de ’Modelos’ el correspondiente a la Comunicación UIA-Magistratura. Estando el modelo proceda a editar y agregar la información correspondiente:

Posterior a diligenciar la información, proceda a seleccionar los documentos que se anexarán al ofício, para eso seleccione la opción de ‘Informar’ en el costado derecho y posterior a clic en la parte inferior en la opción ‘Añadir piezas’:

El sistema procederá a abrir un visor del expediente digital del proceso y habilitará la selección de los documentos, proceda a seleccionar los que correspondan y luego clic en ‘Confirmar’:

El sistema deberá mostrar en la parte superior derecha el listado de documentos seleccionados, si alguno no corresponde, puede excluir usando la papelera. Finalmente, de clic al botón naranja ‘ Firmar y devolver’:

*Tenga en cuenta que, si el documento no refleja la opción de ‘firmar y devolver’ o ‘firmar y comunicar’, posiblemente no tenga la debida vinculación de procesos para responder a Magistratura. Aquí deberá solicitar la vinculación por los canales habilitados.

Se habilitará la ventana para firma, seleccione la opción GSE, relacione usuario y contraseña y luego ‘Confirmar’:

Tan pronto sea firmada la comunicación, el sistema cerrará automáticamente el editor de documentos, podrá revisar en el expediente el oficio de comunicación incorporado y desde el módulo de actuaciones aparecerá inicialmente la actuación ‘Comunicación a la magistratura’. Tan pronto el sistema active la integración y procese el envío, lanzará de forma automática la actuación ‘Comunicación enviada a la magistratura con éxito’. Y esta será la certificación de que se envió de forma correcta.

Asi mismo podrá hacer la validación de envío en el panel de ‘Comunicaciones UIA’ que encuentra en el menu de 3 lineas en la parte superior izquierda:

Desde el cual se podrá revisar de manera detallada el estado del envío y la información de que documentos se enviaron como adjuntos y a que proceso de Magistratura llego:

1.

2.

Y así finaliza el flujo y procedimiento de generación de informe de fiscal y envío a la Magistratura.

En este manual encontrará el procedimiento para crear una OPJ, enviarla para aprobación, incorporarla, enviarla a los grupos de investigación y registrar las actividades ordenadas en el sistema.

Paso 1. Validación de documentos

Desde la ubicación de despacho, en el panel de tareas, podrá filtrar a través de la etiqueta dispuesta por el fiscal la carpeta de trabajo ‘Análisis fiscal de Apoyo’. Esta carpeta es la tarea estándar e inicial del flujo de fiscales para gestión de OPJ.

Una vez se ubica la comisión nueva, deberá ingresar al expediente digital para revisar las piezas procesales y los requerimientos del despacho.

Tenga en cuenta que el trámite de OPJ, tiene lugar para una comisión nueva, así como para una comisión que ya llevé un trámite y gestión, pero a la que se le haya hecho un requerimiento adicional o una reiteración por parte de la Magistratura. De manera que la revisión del expediente es necesaria en todos los casos para conocer los detalles de la solicitud.

Paso 2. Emisión de OPJ

Desde la tarjeta de proceso, en la carpeta de trabajo, de clic a los 3 puntos de la tarea y seleccione la opción ‘Emitir documento’ para aperturar el editor de documentos:

Una vez se abra el editor de documentos, de clic en el costado derecho en la opción de “Modelos” y posteriormente busque el modelo correspondiente a Orden a Policía Judicial:

Una vez seleccionado el modelo, el sistema cargara de forma editable el documento, los campos resaltados de color azul son campos automáticos que arrastran la información de registro del proceso, estos no deben ser alterados. Proceda a diligenciar toda la información que corresponde en el documento:

Una vez diligenciado el documento en su totalidad, valide que aparezca ‘documento guardado’ y proceda a cerrar el editor de texto (en la parte superior izquierda):

*Tenga en cuenta que el sistema facilita el autoguardado y el documento permanecerá con los cambios y la información relacionada, incluso cuando este es dirigido para la aprobación del fiscal

Paso 3. Envío para aprobación

Desde la tarjeta de proceso, en la carpeta de trabajo, de clic a los 3 puntos de la tarea, y luego clic a ‘Enviar aprobación OPJ’:

Se apertura una ventana emergente con la actuación de envío predeterminada, de manera opcional puede relacionar un complemento de actuación y luego seleccione en tipo de plazo “Sin plazo” y finalice con ‘Guardar’:

Aquí daremos espera de la gestión de aprobación por el fiscal.

Una vez aprobada la OPJ por el fiscal titular, proceda a firmar e incorporar. Para esto, ubique la tarjeta de la comisión desde las etiquetas organizadas que permiten filtrar las ‘OPJ’s revisadas’. Debe validar que la actuación de revisión haya sido aprobada para proseguir. Para esto, de clic a los tres puntos del menú de la tarjeta y seleccione la opción “Actuaciones”:

Ubique la actuación de aprobación ‘Actividades revisadas’, selecciónela y valide el texto de la actuación, debe tener un mensaje de aprobación o validación de la Orden:

En caso de no tener aprobación y tener observaciones para ajuste, abra nuevamente el editor de documentos y realice las modificaciones solicitadas para posteriormente volver a enviar a aprobación, siguiendo los pasos anteriores.

Paso 4. Envío para GETIJ

Cuando la OPJ va dirigida para tramite del GETIJ, antes de hacerla llegar al grupo es necesario recibir primero la confirmación del investigador que tramitara la OPJ. Para ello ubíquese en la carpeta de trabajo ‘OPJ’s revisadas’ y de clic a los 3 puntos de la tarea y luego seleccione la opción ‘Enviar a GETIJ’.

El módulo de actuaciones deberá habilitarse, aquí puede relacionar en el ‘Complemento de la actuación’ una descripción básica del trámite para conocimiento y trazabilidad del grupo, luego en ‘Tipo de plazo’ tendrá la opción de registrar ‘Sin plazo’ o de registrar un plazo especifico, según fecha o número de días, y finalice con ‘Guardar’:

Una vez la OPJ es recibida por el responsable del grupo y de acuerdo con comunicación interna de actividades, se realizará la asignación a un investigador y posteriormente el sistema habilitara para la tarjeta del proceso una carpeta de trabajo denominada ‘Opj’s sorteadas’.

Desde aquí los pasos a efectuar aplican tanto para GETIJ como para los demás grupos.
 

Paso 5. Relación de responsable/investigador como sujeto procesal

Tenga presente que de acuerdo a las dinámicas de asignación de OPJ’s que tiene el GETIJ. Los siguientes pasos aplican solo hasta tener la confirmación del investigador asignado. Para envío a los demás grupos proceda con:

Desde el panel, ubique nuevamente la tarjeta de la comisión y seleccione los tres puntos del menú de la tarjeta (esquina superior derecha) y seleccione la opción ‘Datos del proceso’:

Cuando el panel de datos del proceso haya cargado, de clic al botón azul ubicado de costado derecho que dice “Agregar parte” y seleccione “Otras partes”:

En este punto, se debe abrir un formulario. Seleccione en el campo de ‘Participación’ la opción de ‘Investigador’ (para envío a GETIJ) o ‘Responsable grupo’ (para envío a cualquiera de los otros grupos) y diligencie el nombre del sujeto, si la parte tiene registros previos, el módulo desplegara una lista de coincidencias y allí deberá seleccionar el registro que corresponda y finalice con ‘Guardar’:

*Tenga en cuenta que, si el investigador es nuevo para la Unidad y aún no ha tramitado ninguna OPJ, al momento de relacionar el nombre no saldrá ninguna opción disponible, puesto que será el primer registro. Así que proceda a guardar el registro con nombre completo y numero de documento y así quedara ya en la base de datos para uso en futuras asignaciones

Una vez agregado el responsable del grupo o el investigador como parte del proceso, diríjase nuevamente al emisor de documentos, accediendo a través de los 3 puntos en la carpeta de trabajo ‘Opj’s revisadas’ u ‘Opj’s sorteadas’, para incluir el registro de la parte del responsable o investigador en el documento:

Una vez haya cargado el editor de texto seleccione el icono que se encuentra en la parte de abajo con tres líneas y tres puntos (1), se habilitara el módulo de datos del documento y aquí deberá seleccionar, en tipo de parte ‘Parte’ (2) y destinatario el nombre del responsable previamente creado (3), posterior a esto seleccione la opción de combinar campos (4), permita que la operación se confirme y finalmente proceda a cerrar los datos del documento (5). Proceda a validar en el documento que la información de la parte este completamente relacionada.

Paso 6. Firma e incorporación de OPJ y envío a grupo

Teniendo la información completa en el documento de Orden a Policía Judicial, proceda a firmar e incorporar desde el botón naranja, de la parte inferior derecha:

Se habilitará la ventana para firma, seleccione la opción GSE y relacione usuario y contraseña y luego ‘Confirmar’:

*Está opción de envío solo aplica para grupos diferentes a GETIJ, puesto que en GETIJ el envío ya quedo hecho y se finaliza con la emisión e incorporación de la OPJ.

Una vez firmado e incorporado el documento, proceda a realizar el envío al grupo correspondiente. Esto será desde la carpeta de trabajo ‘Opj’s revisadas’, seleccionando el grupo al que dirige el trámite:

El módulo de actuaciones deberá habilitarse, aquí puede relacionar en el ‘Complemento de la actuación’ una descripción básica del trámite para conocimiento y trazabilidad del grupo, luego en ‘Tipo de plazo’ tendrá la opción de registrar ‘Sin plazo’ o de registrar un plazo especifico, según fecha o número de días, y finalice con ‘Guardar’:

Paso 7. Registro de actividades

Para finalizar es importante dejar la trazabilidad por actuación de las actividades implícitas en la Orden a Policía Judicial, con el fin de llevar un control y seguimiento de las tareas y así mismo para alinear con plazos. Para esto, ubique la tarjeta de proceso y desde la carpeta de trabajo ‘Opj’s revisadas’, de clic al botón azul que dice ‘Registrar actividades’:

Una vez que se abra el módulo de actuaciones, en el tipo de actuación diligencie el número 600 (se habilitará un panel con las actividades correspondientes, seleccione la que aplique en el caso), para relacionar un término o plazo a la actividad, en tipo de plazo seleccione ‘Número de días’ o ‘Fecha específica’ y en plazo diligencie la información que corresponda. Puede diligenciar de carácter opcional el complemento de la actuación, relacionando un breve detalle de la actividad. Para confirmar la operación seleccione ‘Guardar’:

En la selección de la actuación según la actividad, dispondrá de las siguientes opciones:

Deberá repetir este registro cuantas actividades tenga la OPJ.

Y así finaliza el flujo y procedimiento de creación y envío de OPJ’s.

El grupo de peso es un mecanismo que se utiliza para el reparto y el nuevo reparto para agrupar información de proceso, órgano judicial y vacante con el objetivo de controlar, de forma equitativa, la cantidad de casos que un determinado magistrado recibe.

Cada grupo de peso está vinculado a un órgano judicial y a una vacante. La vinculación del grupo de peso con el órgano judicial sirve para controlar la cantidad de procesos en el grupo de peso de un determinado órgano; y la vinculación del grupo de peso con la vacante sirve para controlar el número de procesos en el grupo de peso de una determinada vacante. Así, el reparto y el nuevo reparto utilizan los grupos de peso para mantener la equidad de procesos entre los órganos y las vacantes.

Todo el control de peso es realizado automáticamente por el sistema en el momento del reparto y nuevo reparto de los procesos. Para cada proceso recibido en un determinado órgano o vacante se cuenta 1 peso, la suma de todos los procesos recibidos en el órgano determina el peso en el grupo del órgano judicial, y la suma de todos los procesos recibidos en la vacante determina el peso del grupo en la vacante.

El peso puede cambiarse en situaciones de nuevo reparto de un proceso, resultando en la retirada de 1 peso del órgano y la vacante en la que se repartió el proceso. 

Con el fin de optimizar la gestión y el control de las comunicaciones entre la magistratura y la UIA, la nueva versión del LEGALi facilitó el Panel de Comunicaciones UIA. En este panel se puede visualizar el cambio completo de informaciones entre la magistratura y la UIA, consultar datos específicos de forma sencilla e identificar el estado de las comunicaciones, entre otras operaciones.

Conozca a seguir las principales funcionalidades del Panel de Comunicaciones UIA.

ACCEDER AL PANEL DE COMUNICACIONES UIA

1. En la pantalla inicial del sistema LEGALi, haga clic en el menú (1) de la esquina superior izquierda y enseguida en la opción Comunicaciones UIA (2).

Se presentará el Panel de Comunicaciones UIA conteniendo todas comunicaciones que se enviaron entre los dos sectores (magistratura y UIA).

CONSULTAR COMUNICACIONES ENVIADAS

En el Panel de Comunicaciones UIA se puede consultar las comunicaciones enviadas de manera fácil, una a una o por medio de filtros de búsqueda.  Observe cómo utilizar la funcionalidad de consulta.

1. En la parte superior del panel, inserte el número del proceso deseado en el campo de consulta (1) y enseguida haga clic en el ícono de lupa (2).

2. Usted también puede hacer la búsqueda por medio de las agrupaciones de comunicaciones. Para esto, haga clic en el botón de tres puntos (1) al lado del campo de consulta. Enseguida, en la ventana que se despliega, completa los parámetros deseados (2) para realizar la búsqueda y haga clic en el botón Buscar (3).

ANALIZAR DATOS IMPORTANTES DE CADA COMUNICACIÓN

Las tarjetas del Panel de Comunicaciones UIA contienen datos de fácil identificación que pueden agruparse según el orden prioritario. Observe como se organizan las informaciones.

1. En la parte izquierda de la tarjeta se visualizan el remitente y el destinatario (1), y a seguir se presentan los datos del usuario que realizó el envío y del sector al cual se envió la comunicación (2). Para más informaciones, haga clic en el botón Ver detalles (3).

2. Al hacer clic en Ver Detalles, la ventana Detalles de la Comunicación se carga y presenta los datos de la siguiente forma:

• Código de la comunicación (1);
• Fecha de envío (2);
• Número de proceso de origen (3);
• Número del proceso de destino (4);
• Enviado por (5): nombre del usuario que envió la comunicación;
• Enviado a (6): sector que recibió la comunicación;
• Documento principal y adjuntos (7): documentos enviados y recibidos que están vinculados al Expediente Digital.

3. En la parte central se puede ver el estado (1) de la comunicación, así como un acceso directo al Expediente Digital (2)

4. Por último, en la parte derecha de la tarjeta, se pueden ver otros datos importantes, tales como:

• Las partes activas del proceso (1);
• Las partes pasivas del proceso (2);
• La clase y el asunto del proceso (3);
• El número del proceso (4);
• La fecha de envío o de intento de envío de la comunicación (5).

IDENTIFICAR EL ESTADO DE LA COMUNICACIÓN Y VISUALIZAR LOS EXPEDIENTES DIGITALES

Las comunicaciones se agrupan de forma organizada, lo que facilita la visualización para que el usuario pueda resolver los inconvenientes con rapidez. Los diferentes tipos de estado siguen siempre el orden de llegada al panel.

1. Entre los posibles estados de las comunicaciones, hay:

• Falla de envío (1): comunicaciones que encontraron alguna falla en el envío. Se localizan en el encabezado.
• En procesamiento (2): comunicaciones que se están procesando. Aparecen a continuación de aquellas con alguna falla en el envío.
• Enviado (3): comunicaciones que efectivamente se enviaron. Aparecen por último.

Si hay demasiadas comunicaciones con fallas en el envío o en el procesamiento, puede resultar difícil encontrar las que se han enviado. Sin embargo, hay dos formas sencillas de buscar estas comunicaciones:

La primera es por medio de la funcionalidad de consulta. Haga clic en el botón de tres puntos (1) al lado del campo de búsqueda e inserte en Estatus de la comunicación (2) la opción Enviado.

Otra manera es por medio del botón de agrupación Comunicaciones UIA, el cual se encuentra en la esquina inferior derecha de la pantalla.  Al hacer clic en este botón, se muestran más comunicaciones, además de las que el sistema está presentando en el momento.

2. A su vez, para visualizar los expedientes digitales, basta con hacer clic en el botón Expediente de la tarjeta deseada.

De esta forma, se carga el Expediente Digital de la tarjeta en cuestión.

¿Ha visto lo interesante y práctico que es el nuevo Panel de Comunicaciones UIA? Con este panel, la magistratura y la UIA podrán gestionar las comunicaciones enviadas entre ellas, además de poder consultarlas, visualizar sus estados y abrir el Expediente Digital de los procesos que desean, entre otras funcionalidades.  ¡Comparta este conocimiento con sus colegas!