Expediente Digital

Por medio de una actualización en el sistema LEGALi, todos los documentos emitidos en el editor de documentos pueden firmarse e incorporarse o solo firmarse, tanto por el editor de documentos o futuramente en el expediente digital.

En este artículo se va a enseñar cómo visualizar un documento que se editó y solo se firmó por el expediente digital, pero que aún no se incorporó al proceso. Acompañe el paso a paso.

1. Para visualizar un documento solo firmado, es necesario que exista un documento emitido y firmado, pero que aún no ha sido incorporado al expediente digital emitido en el sistema LEGALi.

Con el fin de mejorar la consulta de documentos con consecutivos asociados se introdujo en el LEGALi la posibilidad de vincular un consecutivo durante la importación de un documento. Además de esto, se añadió el vínculo de un documento consecutivo al documento del proceso y, en consecuencia, también al proceso.

Al vincular un número consecutivo al documento que se está importando, el sistema podrá emitir para el usuario algunos mensajes de error para apoyarle en la conclusión del procedimiento. En este artículo usted comprenderá cada uno de estos mensajes y cómo operar el sistema cuando se presenten tales mensajes. Acompañe el paso a paso.

El expediente digital del sistema tiene dos recursos importantes que se utilizan para destacar páginas del proceso: favoritos y apuntes.

El recurso Favoritos permite agregar como favorita una o más páginas de un determinado documento y tiene como objetivo destacar páginas que tengan información importante del proceso. Desde que el documento no sea confidencial, la página destacada queda visible para todos los usuarios por medio de la regla de paginación (1) y en la propia página que recibió la marca (2).

Para facilitar la ubicación de las páginas destacadas como favoritas, el sistema ofrece el filtro Favoritos, a partir del cual es posible visualizar solamente los documentos que tengan páginas destacadas.

Otro recurso bastante importante y muy útil es la posibilidad de poder realizar apuntes a lo largo del expediente procesal. Los apuntes también funcionan como marcadores digitales, pues, de la misma forma que los Favoritos, se señalan en la regla de paginación (1) y en la propia página en que la que se realizó el apunte (2)

No hay restricciones de cantidad de comentarios que se pueden insertar, o sea, se pueden agregar cuantos comentarios se desee, sin embargo, solo en documentos ya incorporados y que no sean documentos de transcripciones de audiencias, documentos sin efecto y certificados de documentos sin efecto.

Diferente de Favoritos, que no tiene restricciones de visibilidad, los comentarios tienen tres opciones de visualización: Todos los usuarios de la ubicación, Todos los usuarios que accedan el proceso y Solamente yo.

El sistema también proporciona un filtro para consulta de apuntes y, desde que el usuario conectado tenga acceso a los comentarios insertados, es posible verlos, editarlos e incluso eliminarlos.

Una manera interesante de beneficiarse de los recursos que el sistema dispone es comunicarse con otros usuarios del sistema, haciendo el uso combinado de esos dos marcadores digitales, destacando la página por medio de los favoritos y, por ejemplo, indicando la ubicación de fragmentos importantes por medio de los comentarios. También se pueden utilizar los apuntes para incluir comentarios generales, resaltar información sobre curso judicial, y otros más. Las posibilidades son muchas, aproveche las funcionalidades del sistema y gane más celeridad y agilidad en la ejecución de sus tareas.

La ventana Modo de clasificación puede acceder por medio del expediente digital del proceso y esta permite realizar algunas acciones relacionadas a la documentación procesal. Vea a continuación las funcionalidades disponibles:

1. Para acceder el Modo de clasificación, entre en el Expediente digital del proceso y haga clic en el icono , ubicado en la parte inferior de la pantalla, a la izquierda.

El sistema lo redireccionará a la pantalla Modo de clasificación, vamos a conocerla más detalladamente:

2. En la parte superior es posible visualizar el número del proceso.

3. Abajo se enumeran algunas de las funcionalidades disponibles en esta ventana: Vincular, Reordenar, Importar y Eliminar.

(1) Vincular: permite vincular un documento como complementario de otro.
(2) Reordenar: permite modificar el orden de los documentos listados.
(3) Importar: activa una nueva ventana en la que es posible seleccionar nuevos archivos para importarlos al proceso.
(4) Eliminar: permite eliminar permanentemente un documento del proceso.

4. También permite seleccionar un filtro para mostrar los documentos ya incorporados o aquellos que aún están esperando incorporación.

5. A la izquierda de la pantalla se listan todos los documentos asociados al proceso (1) y a la derecha es posible visualizar el contenido del documento seleccionado (2), que estará señalado con un color diferente (3), para indicar que es el documento cuyo contenido está visible.

6. Para visualizar las páginas contenidas en un documento, haga clic en la flecha que apunta hacia abajo, ubicada a la izquierda. Haga clic en Cargar todos para visualizar todas las páginas que hay en el documento. Para volver a la ventana principal del Modo de clasificación, haga clic en Volver.

7. Si desea cambiar la categoría de un documento, es posible hacerlo haciendo clic sobre el icono , situado a la derecha de cada uno de los elementos listados.

8. Para volver al expediente digital, solo es necesario hacer clic en Cerrar , ubicado en la esquina superior izquierda de la pantalla.

¡Listo! En este material, se le presentaron las funcionalidades disponibles en la pantalla Modo de clasificación del Expediente digital.

El Expediente es la funcionalidad del sistema que le permite al usuario o a la parte interesada tener acceso a todos los documentos del proceso para analizar todos los actos procesales en una visión cronológica. Observe a continuación un panorama del Expediente Digital de la LEGALi

1. El Expediente Digital está siempre accesible por medio del botón Expediente, ubicado en las tarjetas de los procesos dispuestos en el Panel de Tareas. Después de hacer clic en Expediente, se abrirá una ventana con el Expediente Digital. 

2. Con el Expediente Digital abierto, es posible visualizar información relativa al proceso. Vamos a conocerla: 

• (1) En el encabezado de la página del Expediente Digital se presenta información importante sobre el proceso: su número de identificación, los procesos relacionados (incidentes procesales), los marcadores, la situación procesal, clase, asunto, si tiene algún tipo de confidencialidad (reserva legal, confidencialidad externa, confidencialidad absoluta), la identificación de las partes activa y pasiva. Es posible mantenerlo contraído y mantener visible solo el número del proceso, las partes, el asunto y los procesos relacionados;

• (2) Justo debajo, en la parte lateral izquierda, se presentan los filtros de visualización/presentación de los documentos;

• (3) A la derecha, también debajo del encabezado, es posible visualizar la numeración de la página seleccionada, la opción de convertirla en favorita y la de realizar un apunto. Más hacia la derecha están disponibles las opciones de seleccionar el contenido de la página, la configuración de visualización del documento, como zoom y rotación de la página;

• (4) Los documentos se listan en orden cronológico, de acuerdo con el filtro seleccionado y se dividen en Incorporados y Esperando incorporación;

• (5) A la derecha se presenta la regla de páginas, con toda la numeración del proceso. Por medio de ella también es posible identificar las paginas favoritas, si hay anotaciones realizadas y si hay algún contenido bajo confidencialidad absoluta.  

• (6) En el centro de la pantalla se presenta el documento seleccionado.

En este material se presentó el panorama general del Expediente Digital. En los próximos contenidos, abordaremos cada una de sus funcionalidades explicando, más detalladamente, cada operación existente.