Publicación: 30/01/2020 | Actualización: 31/05/2021
El expediente digital tiene una funcionalidad de extrema importancia que permite adjuntar al expediente procesal los documentos pendientes, de manera que, con esa incorporación, el documento pasa a tener validad jurídica.
Hay dos maneras de realizar esa acción en el sistema: firmando e incorporando en una acción única, o firmar e incorporar separadamente, o sea, el documento se firma para ser incorporado en otra ocasión.
En ese material, vamos a presentar el procedimiento de incorporación de documentos ya firmados y que esperan solamente su incorporación a los autos, observe a continuación:
1. Abra el expediente del proceso.
2. Todos los documentos pendientes de incorporación se encuentran en la esquina inferior izquierda del expediente.
Para incorporar un documento pendiente, es necesario indicar su actuación correspondiente en el proceso. Algunos documentos ya tienen una actuación enganchada, como, por ejemplo, los documentos producidos en el editor del sistema. Además, algunos tipos de documentos fueron preconfigurados con sus respectivas actuaciones a fin de facilitar el cumplimiento de esa información en el momento de la incorporación. Esas actuaciones preconfiguradas son sugeridas por el sistema y pueden ser alteradas, en caso de que sea necesario.
3. En caso de que el documento que desea incorporar se encuentre sin actuación seleccionada, ponga el cursor del ratón sobre él y haga clic en el ícono 
de propiedades del documento.
4. Al hacer clic en el ícono de propiedades, se abrirá una ventana a partir de la cual se puede indicar la actuación que se lanzará en el proceso cuando el documento esté incorporado.
5. Además, en esta ventana también se encuentran los registros de firmas ya realizadas en el documento. En caso de que el documento ya tenga firmas, ellas estarán listadas en esta ventana.
6. Después de indicar la actuación del proceso y certificarse de que el documento ya está debidamente firmado, seleccione el check posicionado a la izquierda.
7. En el botón Firmar e incorporar, haga clic en la flecha y seleccione la opción Incorporar.
8. Se abrirá la ventana Incorporar documentos en el expediente digital, solicitando que se cancele (1) o confirme (2) la incorporación. Haga clic en Incorporar para proseguir.
Dependiendo de los permisos del usuario, además de informar el certificado digital, el sistema podrá solicitar las definiciones de confidencialidad del documento en incorporación, pudiendo ser entre Sin confidencialidad y Confidencialidad absoluta.
9. Al hacer clic en Incorporar, el sistema empezará a realizar el procesamiento de la acción solicitada y muestra el mensaje Incorporando documento 1/1. Espere.
10. Al concluir la operación, el sistema muestra el mensaje Incorporación concluida. 1 documento(s) incorporado(s) con éxito y, después, el documento dejará de hacer parte de la sección Esperando incorporación y pasará a hacer parte efectiva del expediente del proceso.
Es posible firmar e incorporar en escala, o sea, diversos documentos juntos. Para esto, después de informar la actuación que se lanzará y de que la opción de selección esté disponible, seleccione todos los documentos que quiera y haga clic en el botón para efectuar la acción en todos los documentos seleccionados.
Listo. Al realizar la incorporación de una documentación, esta pasará a componer el expediente procesal y se agregará al orden cronológico de la documentación.