Incorporación de Documentos

LEGALi se actualizó para permitir que algunos documentos se vuelvan publicables y permanezcan disponibles en la página e-SAJ para consulta. Así, al publicar un documento o preconfigurar su publicación, es posible anexar otros documentos.

En este artículo, usted va a conocer los pasos necesarios para anexar documentos a otro documento que se va a publicar. Acompañe con atención:

1. En el Panel de Tareas, busque el proceso que desea y haga clic en el botón Expediente, el cual se encuentra en la parte central de la tarjeta.

2. El sistema carga el Expediente Digital del proceso. Busque el documento incorporado que desea publicar y anexar otros documentos y haga clic en el botón Propiedades del documento.

3. Se presenta la pantalla Propiedades del documento con los datos básico del documento. Haga clic en el botón Más propiedades, el cual se encuentra en la esquina inferior derecha de la pantalla.

4. Se despliega la pantalla Propiedades del documento con todos los datos del documento. Para continuar la operación, es necesario informar un número consecutivo.

5. Después de informar un consecutivo válido, el campo Documento a publicar (1) se habilita. Seleccione esta opción. Si la sección de datos complementarios (2) se hace visible, el documento es publicable, además de ser posible insertar en él anexos.

6. Informe la fecha de publicación en el campo Fecha de publicación (1), rellene los campos Tipo de fecha de validez (2) y Fecha de validez (3) y haga clic en Anexar documentos (4).

7. Seleccione los documentos (1) que se adjuntarán y haga clic en Agregar (2).

8. Los documentos se anexarán y aparecerán listados en la agrupación Anexar documentos (1). Haga clic en Guardar (2).

9. Los datos se guardarán con éxito.

¡Excelente! Usted ha anexado los documentos deseados al proceso que se publicará. Utilice este conocimiento siempre que necesario y ¡compártalo con sus colegas!

Las actuaciones son tramitaciones procesales insertadas en las comisiones de la UIA con el fin de mostrar su evolución. Es a través de ellas que se gestiona el sistema LEGALI, pues promueven la automatización del sistema, haciendo que los documentos emitidos se incorporen automáticamente a la comisión. Además, cuando es el caso, las actuaciones ejecutan el traslado de la comisión a otra tarea, ubicación o usuario.

Adicionalmente, un otro aspecto importante con relación a las actuaciones es que ellas generan estadísticas tanto de la emisión como de la incorporación de documentos al sistema, bien como de los datos de evolución de la comisión. Debido a eso, para los usuarios de LEGALi es importante la correcta selección de las actuaciones y, asimismo, a causa de ello, la mayoría de los documentos, especialmente los que realizan integraciones y automatizaciones en el sistema, ya tienen una actuación vinculada. Así, es fundamental mantenerlos vinculados a una actuación.

En este artículo se va a enseñar cómo el fiscal debe incorporar documentos de informe final y parcial al expediente digital seleccionando las actuaciones correctas. Lea este artículo y aprenda los dos pasos descriptos a seguir.

Paso 1 - Incorporando un documento de informe parcial con la actuación correcta

1. En el panel de tareas, en la tarjeta del proceso haga clic en Expediente.

2. En la pestaña de archivos digitales que se abre, seleccione el icono en formato de flecha hacia arriba y seleccione Importar archivos (1). Después, en la ventana de importación de archivos, seleccione PDF (2). Entonces, en la ventana del computador, seleccione el documento (3) que desea incorporar y haga clic en Abrir (4).

3. En la ventana Importar archivos, en el campo Tipo de documento (1), seleccione Informe parcial UIA y haga clic en Enviar (2).

4. El archivo estará vinculado al expediente digital en la agrupación Esperando Incorporación. Seleccione el checkbox Informe parcial UIA (1) y presione el botón Firmar e incorporar (2).

5. El documento se incorporará a la comisión.

Paso 2 - Incorporando un documento de informe Final con la actuación correcta

6. En el panel de tareas, en la ficha de la comisión, haga clic en Expediente.

7. En la pestaña de archivos digitales que se abre, seleccione el icono en formato de flecha hacia arriba y seleccione Importar archivos (1). Después, en la ventana de importación de archivos, seleccione PDF (2). Entonces, en la ventana del computador, seleccione el documento (3) que desea incorporar y haga clic en Abrir (4).

8. En la ventana "Importar archivos", en el campo Tipo de documento (1), seleccione Informe final UIA y haga clic en Enviar (2).

9. El archivo estará vinculado al expediente digital en la agrupación Esperando Incorporación. Seleccione el checkbox Informe final UIA (1) y presione el botón Firmar e incorporar (2).

10. El documento se incorporará a la comisión.

El sistema permite importar de documentos al Expediente del proceso. Esta funcionalidad es muy útil para los casos de documentos de proceso que se produjeron antes de la implementación, o incluso fuera del sistema, como, por ejemplo, en el caso del cumplimento de una notificación en la que el documento firmado manualmente por la parte se digitalizó e incluyó en el proceso.

Es posible importar archivos por medio del expediente del proceso o por medio de la ventana modo de clasificación. En este material se presenta como hacer la importación por medio del expediente, vea a continuación y conozca como utilizar esta funcionalidad correctamente:

1. Con el panel de tareas abierto, abra el Expediente del proceso.

2. Para realizar la importación de los archivos por medio del expediente, haga clic en el ícono y seleccione la opción Importar archivos.

3. En la ventana Importar archivos, haga clic en PDF (1) u Otros (2) – en las dos opciones se abrirá la ventana de su computador, a partir de la cual es posible seleccionar el archivo que va a ser importado.

4. Después de ubicar el archivo que desea importar al sistema, selecciónelo (1) y haga clic en Abrir (2).

5. El documento seleccionado se cargará a la ventana Importar archivos. Si es necesario, complete el tipo de documento (1) que está importando y, en caso de que desee agregar otros documentos, haga clic en Agregar más documentos (2). Si desea cancelar la importación de un documento ya seleccionado, haga clic en el ícono (3) y confirme la eliminación.

6. Después de realizar todas las acciones necesarias, haga clic en Enviar.

7. En este momento el sistema presentará dos mensajes. El primer mensaje presentará el estatus de la importación en curso.

8. Mientras el sistema procesa la importación del archivo, se puede continuar navegando por el proceso.

9. A continuación, se presentará un mensaje de confirmación del archivo importado.

La etiqueta es un identificador que facilita la organización del usuario, sin embargo, si una etiqueta creada ya no es necesaria se puede eliminar y, en esta condición, se desvinculará de los procesos a los que está asociada.

A continuación, se muestran los pasos necesarios para eliminar una etiqueta:

1. Con el panel de tareas abierto, ponga el cursor del ratón sobre la etiqueta que desea eliminar y haga clic en el lápiz situado a la derecha de ella.

2. La ventana que permite la edición y la eliminación de la etiqueta registrada se abre.

3. Para eliminarla, haga clic en el botón Eliminar etiqueta.

4. El sistema solicitará la confirmación de la acción de eliminación mostrando el mensaje ¿Desea eliminar la etiqueta? Haga clic en el botón Eliminar para confirmar la eliminación.

5. Después de eliminar la etiqueta, el sistema muestra el mensaje La etiqueta se ha eliminada con éxito.

El expediente digital permite la eliminación de documentos que aún no han sido incorporados al expediente, o sea, de documentos que aún no han sido incorporados al proceso. Este recurso es útil, por ejemplo, en casos en los que no se realizó correctamente la importación de documentos.

Hay dos camios para realizar la eliminación de documentos esperando incorporación: por medio del expediente digital y por medio de la ventana Modo de clasificación. En este articulo vamos a presentar la eliminación de documentos utilizando el Modo de clasificación, observe a continuación:

1. Abra el expediente digital del proceso y haga clic en el icono , ubicado en la parte inferior izquierda de la pantalla.

2. Se abrirá el Modo de clasificación, ventana que permite organizar el expediente del proceso por medio de diversos recursos. Para eliminar documentos esperando incorporación, haga clic en la flecha para bajo en Mostrando: Incorporados y seleccione la opción Esperando incorporación.