En este manual encontrará el procedimiento de la Secretaria de Apoyo cuando llega una comunicación de adición, ampliación o reiteración a proceso de UIA.
Paso 1. Validación
Desde la ubicación de Secretaria de Apoyo, en el panel de tareas encontrará una etiqueta que dice “01. Nueva Asignación”. Al seleccionarla, el sistema mostrará todas las comisiones nuevas, la carpeta de trabajo en la que se reciben esas nuevas comisiones allegadas desde la Magistratura es ‘Análisis preliminar’:
Una vez ubicada la comisión a validar, deberá ingresar al expediente, para esto de clic en la opción expediente en la parte intermedia de la tarjeta de proceso:
Una vez el expediente haya abierto, valide los documentos e identifique si hace referencia a una nueva comisión o es una comunicación a un asunto ya repartido (para esto, puede consultar el nombre de la parte, inicialmente lo puede copiar en la siguiente selección:
Para consultar si la parte involucrada ya tiene o no una comisión, en el panel de tareas, seleccione el menú de tres líneas en la parte superior izquierda del panel de tareas:
Posterior a esto, seleccione la opción ‘Consultar procesos’
A continuación, el sistema le mostrará el panel de búsqueda general de procesos, de clic en los tres puntos de búsqueda avanzada y en la opción nombre de la parte, relacione el dato copiado anteriormente y clic a la opción buscar.
Una vez aparezcan los resultados, identifique si hacen referencia al mismo asunto o no, en caso de ser un nuevo asunto, consulte el manual “1.SECRETARIA DE APOYO – NUEVA COMISIÓN”, de lo contrario, continue con este manual.
Paso 2. Envío al Auxiliar
Tras validar que es una comunicación de comisión, diríjase al panel de tareas nuevamente (haciendo clic en la parte superior izquierda donde dice SAJ), ubique la comisión a trabajar, de clic a los tres puntos diagonales a la tarea y seleccione el auxiliar al que va dirigir el tramite.
Se aperturara una ventana emergente de actuaciones, que mostrara los campos a relacionar de complemento de la actuación y tipo de plazo. Se diligencia el complemento con información puntual de gestión, luego opción sin plazo y finaliza con guardar:
Paso 3. Copia de documentos
La tarjeta de proceso quedara en la carpeta de trabajo de ‘Revisión auxiliar’, pudiéndose ubicar en las etiquetas respectivas según el auxiliar. Aquí de clic para abrir el expediente:
Aquí deberá hacerse la misma validación siguiendo el paso 1. Revisando si el proceso corresponde a un trámite nuevo o a un trámite ya en gestión.
Tras validar que es una comunicación a una comisión o proceso en trámite, seleccione el número de la nueva comisión e ingrese al expediente de la comisión en curso:
Una vez esté en el expediente de la comisión en trámite, seleccione la opción de importar archivos y posterior a esto, seleccione la opción de ‘Copiar de otro proceso’:
En el panel que se habilita, pegue el número de comisión previamente copiado (el de la comunicación) y seleccione el número tan pronto se habilite y proceda a seleccionar ‘Abrir proceso’:
Una vez seleccionado, el sistema deberá mostrar la información de la comisión, valide y posterior a esto, seleccione la opción ‘Abrir proceso’:
El sistema deberá abrir una ventana emergente con el expediente que tiene la comunicación. Proceda a seleccionar los documentos pertinentes y a confirmar la selección:
Deberá aparecer un listado de los documentos seleccionados, proceda a validar y confirmar nuevamente:
Una vez confirmada la operación el sistema procederá a copiar la información seleccionada, realizando de manera automática la incorporación de esta en el expediente que está en tramite, dejando listados los documentos en la parte final, según el orden cronológico y de foliatura.
Paso 4. Relación de actuación ‘Comunicación a la UIA’
Una vez incorporados los documentos, diríjase al panel de tareas y ubique la comisión en trámite, seleccione los tres puntos del menú de la tarjeta y seleccione el módulo de actuaciones:
Se apertura el módulo de actuaciones en una ventana emergente, luego seleccione la opción ‘Agregar’, en el campo tipo de actuación diligencie ‘10503 - Comunicación a la UIA’ y seleccione la opción correspondiente, en tipo de plazo relacione ‘sin plazo’ y finalice con ‘Guardar’:
Posteriormente el sistema habilitara una nueva carpeta de trabajo para la tarjeta de proceso denominada ‘Adición/ampliación/reiteración’, quedando a disposición del fiscal encargado en su panel de tareas:
Paso 5. Archivo de nueva comisión
Por último, la comisión que llego como nueva, identificada como comunicación, deberá archivarse, indicando el proceso en trámite al que fueron incorporadas las piezas procesales. Para esto, ubique nuevamente la tarjeta de la comisión e ingrese al módulo de actuaciones:
Se apertura el módulo de actuaciones en una ventana emergente, luego seleccione la opción ‘Agregar’, en el campo tipo de actuación diligencie ‘623 - archivo’ y seleccione la opción correspondiente, en tipo de plazo relacione ‘sin plazo’, relacione como complemento de la actuación la información del radicado en el que se tramitaran los documentos allegados y finalice con ‘Guardar’:
La comisión nueva, tramitada como comunicación quedara en estado de archivado, en la carpeta de trabajo ‘UIA-Terminados’. Y así finaliza el flujo de Comunicación a la comisión.