Manual

En este manual encontrará el procedimiento de la Secretaria de Apoyo cuando se debe devolver un proceso o comisión recibida por la Magistratura por inconsistencias en la información o tramite.

Paso 1. Validación

Desde la ubicación de Secretaria de Apoyo, en el panel de tareas encontrará una etiqueta que dice “01. Nueva Asignación”. Al seleccionarla, el sistema mostrará todas las comisiones nuevas, la carpeta de trabajo en la que se reciben esas nuevas comisiones allegadas desde la Magistratura es ‘Análisis preliminar’:

Una vez ubicada la comisión a validar, deberá ingresar al expediente, para esto de clic en la opción expediente en la parte intermedia de la tarjeta de proceso:

Una vez el expediente haya abierto, valide los documentos:

Paso 2. Emisión de oficio de devolución

Si identifica que no están todos los documentos, no corresponden o hay alguna novedad o inconsistencia con la información, proceda a realizar el oficio de devolución a la magistratura. Para esto, ubique nuevamente la tarjeta de la comisión y seleccione los tres puntos de acción (diagonales a la tarea) y seleccione la opción ‘Devolución a la magistratura’:

Se habilitará el editor de texto, seleccione el modelo correspondiente para devolución, diligéncielo y proceda a firmar y devolver.

Se habilitara la ventana para firma, seleccione la opción GSE y relacione usuario y contraseña:

Una vez firmado el documento, el sistema generará el envío del oficio de devolución hacia el proceso de Magistratura y aquí se habrá hecho efectiva la devolución, dejando actuación de ‘Envío con éxito a la Magistratura’.

Paso 3. Archivo de proceso

Ubíquese en la tarjeta de proceso en los 3 puntos diagonales de la carpeta de trabajo y de clic a la opción ‘Archivar’.

Se apertura el módulo de actuaciones en una ventana emergente ya con la actuación predeterminada. Para tipo de plazo relacione ‘sin plazo’, para complemento de la actuación indique la razón de devolución y finalice con ‘Guardar’:

El proceso quedara en estado de archivado, en la carpeta de trabajo ‘UIA-Terminados’. Y así finaliza el flujo de Devolución de comisión a la Magistratura.

En este manual encontrará el procedimiento para crear una OPJ, enviarla para aprobación, incorporarla, enviarla a los grupos de investigación y registrar las actividades ordenadas en el sistema.

Paso 1. Validación de documentos

Desde la ubicación de despacho, en el panel de tareas, podrá filtrar a través de la etiqueta dispuesta por el fiscal la carpeta de trabajo ‘(TERRITORIAL) Análisis fiscal’. Esta carpeta es la tarea estándar e inicial del flujo de fiscales para gestión de OPJ.

Una vez se ubica la comisión nueva, deberá ingresar al expediente digital para revisar las piezas procesales y los requerimientos del despacho.

Tenga en cuenta que el trámite de OPJ, tiene lugar para una comisión nueva, así como para una comisión que ya llevé un trámite y gestión, pero a la que se le haya hecho un requerimiento adicional o una reiteración por parte de la Magistratura. De manera que la revisión del expediente es necesaria en todos los casos para conocer los detalles de la solicitud.

Paso 2. Emisión de OPJ

Desde la tarjeta de proceso, en la carpeta de trabajo, de clic a los 3 puntos de la tarea y seleccione la opción ‘Emitir documento’ para aperturar el editor de documentos:

Una vez se abra el editor de documentos, de clic en el costado derecho en la opción de “Modelos” y posteriormente busque el modelo correspondiente a Orden a Policía Judicial, según su territorial:

Una vez seleccionado el modelo, el sistema cargara de forma editable el documento, los campos resaltados de color azul son campos automáticos que arrastran la información de registro del proceso, estos no deben ser alterados. Proceda a diligenciar toda la información que corresponde en el documento:

Una vez diligenciado el documento en su totalidad, valide que aparezca ‘documento guardado’ y proceda a cerrar el editor de texto (en la parte superior izquierda):

*Tenga en cuenta que el sistema facilita el autoguardado y el documento permanecerá con los cambios y la información relacionada, incluso cuando este es dirigido para la aprobación del fiscal.

Paso 3. Envío para aprobación

Desde la tarjeta de proceso, en la carpeta de trabajo, de clic a los 3 puntos de la tarea, y luego clic a ‘Enviar a aprobación’:

Se apertura una ventana emergente con la actuación de envío predeterminada, de manera opcional puede relacionar un complemento de actuación y luego seleccione en tipo de plazo “Sin plazo” y finalice con ‘Guardar’:

Aquí daremos espera de la gestión de aprobación por el fiscal.

Una vez aprobada la OPJ por el fiscal titular, proceda a firmar e incorporar. Para esto, ubique la tarjeta de la comisión desde las etiquetas organizadas que permiten filtrar las ‘OPJ’s revisadas’. Debe validar que la actuación de revisión haya sido aprobada para proseguir. Para esto, de clic a los tres puntos del menú de la tarjeta y seleccione la opción “Actuaciones”:

Ubique la actuación de aprobación ‘Aprobación de las actividades’, selecciónela y valide el texto de la actuación, debe tener un mensaje de aprobación o validación de la Orden:

En caso de no tener aprobación y tener observaciones para ajuste, abra nuevamente el editor de documentos y realice las modificaciones solicitadas para posteriormente volver a enviar a aprobación, siguiendo los pasos anteriores.

Paso 4. Relación de investigador como sujeto procesal

Desde el panel, ubique nuevamente la tarjeta de la comisión y seleccione los tres puntos del menú de la tarjeta (esquina superior derecha) y seleccione la opción ‘Datos del proceso’:

Cuando el panel de datos del proceso haya cargado, de clic al botón azul ubicado de costado derecho que dice “Agregar parte” y seleccione “Otras partes”:

En este punto, se debe abrir un formulario. Seleccione en el campo de ‘Participación’ la opción de ‘Investigador’ y diligencie el nombre del sujeto, si la parte tiene registros previos, el módulo desplegara una lista de coincidencias y allí deberá seleccionar el registro que corresponda y finalice con ‘Guardar’:

*Tenga en cuenta que, si el investigador es nuevo para la Unidad y la Territorial y aún no ha tramitado ninguna OPJ, al momento de relacionar el nombre no saldrá ninguna opción disponible, puesto que será el primer registro. Así que proceda a guardar el registro con nombre completo y numero de documento y así quedara ya en la base de datos para uso en futuras asignaciones.

Una vez agregado el investigador como parte del proceso, diríjase nuevamente al emisor de documentos, accediendo a través de los 3 puntos en la carpeta de trabajo ‘Preparar envío a los investigadores’, para incluir el registro de la parte del investigador en el documento:

Una vez haya cargado el editor de texto seleccione el icono que se encuentra en la parte de abajo con tres líneas y tres puntos (1), se habilitara el módulo de datos del documento y aquí deberá seleccionar, en tipo de parte ‘Parte’ (2) y destinatario el nombre del investigador previamente creado (3), posterior a esto seleccione la opción de combinar campos (4), permita que la operación se confirme y finalmente proceda a cerrar los datos del documento (5). Proceda a validar en el documento que la información de la parte este completamente relacionada.

Paso 5. Firma e incorporación de OPJ y envío a investigador

Teniendo la información completa en el documento de Orden a Policía Judicial, proceda a firmar e incorporar desde el botón naranja, de la parte inferior derecha:

Se habilitará la ventana para firma, seleccione la opción GSE y relacione usuario y contraseña y luego ‘Confirmar’:

Una vez firmado e incorporado el documento, proceda a realizar el envío al investigador correspondiente. Esto será desde la carpeta de trabajo ‘Preparar envío a los investigadores’, seleccionando la persona a la que dirige el trámite:

El módulo de actuaciones deberá habilitarse, aquí puede relacionar en el ‘Complemento de la actuación’ una descripción básica del trámite para conocimiento y trazabilidad del investigador, luego en ‘Tipo de plazo’ tendrá la opción de registrar ‘Sin plazo’ o de registrar un plazo especifico, según fecha o número de días, y finalice con ‘Guardar’:

Es debido tener en cuenta, que desde las territoriales es posible enviar una OPJ para los grupos de Bogotá (GETIJ, GRANCE, GATEF, etc.). El flujo será el mismo que el anteriormente presentado, pero atendiendo el siguiente detalle:

1. Incluir como sujeto procesal al responsable del grupo. Seleccione en el campo de ‘Responsable grupo’ y diligencie el nombre del sujeto, si la parte tiene registros previos, el módulo desplegara una lista de coincidencias y allí deberá seleccionar el registro que corresponda y finalice con ‘Guardar’.

   *Si la OPJ va para GETIJ Bogotá, deberá hacer primero el envío al grupo, sin incorporar la OPJ, comunicarse con GETIJ para que le indiquen cual será el investigador que tramitara y luego agregar el nombre del investigador como sujeto procesal o parte y proseguir con:

2. Una vez agregado el Responsable o Investigador como parte del proceso, diríjase nuevamente al emisor de documentos, accediendo a través de los 3 puntos en la carpeta de trabajo ‘Preparar envío a los investigadores’, para incluir el registro de la parte del responsable en el documento.

3. Una vez haya cargado el editor de texto seleccione el icono que se encuentra en la parte de abajo con tres líneas y tres puntos (1), se habilitara el módulo de datos del documento y aquí deberá seleccionar, en tipo de parte ‘Parte’ (2) y destinatario el nombre previamente creado (3), posterior a esto seleccione la opción de combinar campos (4), permita que la operación se confirme y finalmente proceda a cerrar los datos del documento (5). Proceda a validar en el documento que la información de la parte este completamente relacionada.

4. Una vez firmado e incorporado el documento, proceda a realizar el envío al grupo correspondiente. Esto será desde la carpeta de trabajo ‘Preparar envío a los investigadores’, seleccionando el grupo al que dirige el trámite.

5. El módulo de actuaciones deberá habilitarse, aquí puede relacionar en el ‘Complemento de la actuación’ una descripción básica del trámite para conocimiento y trazabilidad del grupo, luego en ‘Tipo de plazo’ tendrá la opción de registrar ‘Sin plazo’ o de registrar un plazo especifico, según fecha o número de días, y finalice con ‘Guardar’:

Paso 6. Registro de actividades

Para finalizar es importante dejar la trazabilidad por actuación de las actividades implicitas en la Orden a Policia Judicial, con el fin de llevar un control y seguimiento de las tareas y así mismo para alinear con plazos. Para esto, ubique la tarjeta de proceso y desde la carpeta de trabajo ‘Preparar envío a los investigadores’, de clic al botón azul que dice ‘Registrar actividades’:

Una vez que se abra el módulo de actuaciones, en el tipo de actuación diligencie el número 600 (se habilitará un panel con las actividades correspondientes, seleccione la que aplique en el caso), para relacionar un término o plazo a la actividad, en tipo de plazo seleccione ‘Número de días’ o ‘Fecha específica’ y en plazo diligencie la información que corresponda. Puede diligenciar de carácter opcional el complemento de la actuación, relacionando un breve detalle de la actividad. Para confirmar la operación seleccione ‘Guardar’:

En la selección de la actuación según la actividad, dispondrá de las siguientes opciones:

Deberá repetir este registro cuantas actividades tenga la OPJ.

Y así finaliza el flujo y procedimiento de creación y envío de OPJ’s.

En este manual encontrará el procedimiento de la Secretaria de Apoyo cuando llega una comunicación de adición, ampliación o reiteración a proceso de UIA.

Paso 1. Validación

Desde la ubicación de Secretaria de Apoyo, en el panel de tareas encontrará una etiqueta que dice “01. Nueva Asignación”. Al seleccionarla, el sistema mostrará todas las comisiones nuevas, la carpeta de trabajo en la que se reciben esas nuevas comisiones allegadas desde la Magistratura es ‘Análisis preliminar’:

Una vez ubicada la comisión a validar, deberá ingresar al expediente, para esto de clic en la opción expediente en la parte intermedia de la tarjeta de proceso:

Una vez el expediente haya abierto, valide los documentos e identifique si hace referencia a una nueva comisión o es una comunicación a un asunto ya repartido (para esto, puede consultar el nombre de la parte, inicialmente lo puede copiar en la siguiente selección:

Para consultar si la parte involucrada ya tiene o no una comisión, en el panel de tareas, seleccione el menú de tres líneas en la parte superior izquierda del panel de tareas:

Posterior a esto, seleccione la opción ‘Consultar procesos’

A continuación, el sistema le mostrará el panel de búsqueda general de procesos, de clic en los tres puntos de búsqueda avanzada y en la opción nombre de la parte, relacione el dato copiado anteriormente y clic a la opción buscar.

Una vez aparezcan los resultados, identifique si hacen referencia al mismo asunto o no, en caso de ser un nuevo asunto, consulte el manual “1.SECRETARIA DE APOYO – NUEVA COMISIÓN”, de lo contrario, continue con este manual.

Paso 2. Envío al Auxiliar

Tras validar que es una comunicación de comisión, diríjase al panel de tareas nuevamente (haciendo clic en la parte superior izquierda donde dice SAJ), ubique la comisión a trabajar, de clic a los tres puntos diagonales a la tarea y seleccione el auxiliar al que va dirigir el tramite.

Se aperturara una ventana emergente de actuaciones, que mostrara los campos a relacionar de complemento de la actuación y tipo de plazo. Se diligencia el complemento con información puntual de gestión, luego opción sin plazo y finaliza con guardar:

Paso 3. Copia de documentos

La tarjeta de proceso quedara en la carpeta de trabajo de ‘Revisión auxiliar’, pudiéndose ubicar en las etiquetas respectivas según el auxiliar. Aquí de clic para abrir el expediente:

Aquí deberá hacerse la misma validación siguiendo el paso 1. Revisando si el proceso corresponde a un trámite nuevo o a un trámite ya en gestión.  

Tras validar que es una comunicación a una comisión o proceso en trámite, seleccione el número de la nueva comisión e ingrese al expediente de la comisión en curso:

Una vez esté en el expediente de la comisión en trámite, seleccione la opción de importar archivos y posterior a esto, seleccione la opción de ‘Copiar de otro proceso’:

En el panel que se habilita, pegue el número de comisión previamente copiado (el de la comunicación) y seleccione el número tan pronto se habilite y proceda a seleccionar ‘Abrir proceso’:

Una vez seleccionado, el sistema deberá mostrar la información de la comisión, valide y posterior a esto, seleccione la opción ‘Abrir proceso’:

El sistema deberá abrir una ventana emergente con el expediente que tiene la comunicación. Proceda a seleccionar los documentos pertinentes y a confirmar la selección:

Deberá aparecer un listado de los documentos seleccionados, proceda a validar y confirmar nuevamente:

Una vez confirmada la operación el sistema procederá a copiar la información seleccionada, realizando de manera automática la incorporación de esta en el expediente que está en tramite, dejando listados los documentos en la parte final, según el orden cronológico y de foliatura.

Paso 4. Relación de actuación ‘Comunicación a la UIA’

Una vez incorporados los documentos, diríjase al panel de tareas y ubique la comisión en trámite, seleccione los tres puntos del menú de la tarjeta y seleccione el módulo de actuaciones:

Se apertura el módulo de actuaciones en una ventana emergente, luego seleccione la opción ‘Agregar’, en el campo tipo de actuación diligencie ‘10503 - Comunicación a la UIA’ y seleccione la opción correspondiente, en tipo de plazo relacione ‘sin plazo’ y finalice con ‘Guardar’:

Posteriormente el sistema habilitara una nueva carpeta de trabajo para la tarjeta de proceso denominada ‘Adición/ampliación/reiteración’, quedando a disposición del fiscal encargado en su panel de tareas:

Paso 5. Archivo de nueva comisión

Por último, la comisión que llego como nueva, identificada como comunicación, deberá archivarse, indicando el proceso en trámite al que fueron incorporadas las piezas procesales. Para esto, ubique nuevamente la tarjeta de la comisión e ingrese al módulo de actuaciones:

Se apertura el módulo de actuaciones en una ventana emergente, luego seleccione la opción ‘Agregar’, en el campo tipo de actuación diligencie ‘623 - archivo’ y seleccione la opción correspondiente, en tipo de plazo relacione ‘sin plazo’, relacione como complemento de la actuación la información del radicado en el que se tramitaran los documentos allegados y finalice con ‘Guardar’:

La comisión nueva, tramitada como comunicación quedara en estado de archivado, en la carpeta de trabajo ‘UIA-Terminados’. Y así finaliza el flujo de Comunicación a la comisión.

En este manual encontrará el procedimiento para generar y emitir el informe parcial o final, enviarlo para aprobación, incorporarlo y enviarlo como comunicación a la Magistratura.

Paso 1. Validación de información y solicitudes tramitadas según el requerimiento

Tenga presente que la estructuración y presentación del informe, bien sea parcial o final, debe tener los resultados obtenidos en los tramites de gestión del despacho, así como de la gestión de la OPJ.

Para esto tenga en cuenta el flujo de devolución de informes que realiza el grupo de investigadores, con el cual una vez se ha dado por cumplida la OPJ, presentando el informe de investigador de campo y los anexos o pruebas, el responsable hará la respectiva devolución para el fiscal, aperturando la carpeta de trabajo ‘Informes recibidos’, desde allí de clic a la opción ‘Expediente’ para comprobar los documentos:

Una vez en el expediente, revise la información incorporada por parte del investigador y si todo es correcto según lo requerido, proceda con el siguiente paso:

Paso 2. Emisión de informe

Desde la tarjeta de proceso, en la carpeta de trabajo ‘Informes recibidos’, de clic a los 3 puntos de la tarea y seleccione la opción ‘Emitir documento’:

Una vez se abra el editor de documentos, de clic en el costado derecho en la opción que dice ‘Modelos’ y posteriormente busque el modelo correspondiente a Informe Final o Informe Parcial, según corresponda:

Proceda a realizar el diligenciamiento de la plantilla de acuerdo con la información que se presentara a la Magistratura:

Tenga presente no manipular los campos resaltados en azul, puesto que son campos de tipo automático, que estan vinculados a la información del registro del proceso. 

Una vez tenga el informe listo, teniendo certeza de la acción de autoguardado que tiene el documento, proceda a dar cierre al emisor de documentos en la parte superior izquierda. El informe quedara alli pendiente para la gestión de aprobación.

Paso 3. Envío para aprobación

Desde la tarjeta de proceso, en la carpeta de trabajo ‘Informes recibidos’, de clic a los 3 puntos de la tarea y seleccione la opción ‘Enviar aprobación’:

Se apertura una ventana emergente con la actuación de envío predeterminada, de manera opcional puede relacionar un complemento de actuación y luego seleccione en tipo de plazo ‘Sin plazo’ y finalice con ‘Guardar’:

Aquí daremos espera de la gestión de visto bueno por el fiscal.

Una vez aprobado el informe por el fiscal titular, proceda a firmar e incorporar. Para esto, ubique la tarjeta de la comisión desde las etiquetas organizadas que permiten filtrar los ‘Informes Revisados Territorial’. Debe validar que la actuación de bisto bueno haya sido generada para proseguir. Para esto, de clic a los tres puntos del menú de la tarjeta y seleccione la opción “Actuaciones”:

En caso de no tener aprobación y tener observaciones para ajuste, abra nuevamente el editor de documentos y realice las modificaciones solicitadas para posteriormente volver a enviar a aprobación, siguiendo los pasos anteriores.

Paso 4. Incorporación de informe y envío a la Magistratura

Ingrese nuevamente al emisor de documentos en donde se encuentra el informe con visto bueno y proceda a dar clic en el botón naranja para ‘firmar e incorporar este documento’:

Una vez se procese la firma e incorporación, el informe pasara a ser parte del expediente digital y ya está disponible para ser enviado como comunicación a la Magistratura.

A continuación, desde la carpeta de trabajo ‘Informes Revisados Territorial’ aperture de nuevo el emisor de documentos, desde la opción ‘Enviar a la magistratura’:

Una vez se abra el editor de documentos, seleccione en el costado derecho en la opción de ’Modelos’ el correspondiente a la Comunicación UIA-Magistratura. Estando el modelo proceda a editar y agregar la información correspondiente:

Posterior a diligenciar la información, proceda a seleccionar los documentos que se anexarán al ofício, para eso seleccione la opción de ‘Informar’ en el costado derecho y posterior a clic en la parte inferior en la opción ‘Añadir piezas’:

El sistema procederá a abrir un visor del expediente digital del proceso y habilitará la selección de los documentos, proceda a seleccionar los que correspondan y luego clic en ‘Confirmar’:

El sistema deberá mostrar en la parte superior derecha el listado de documentos seleccionados, si alguno no corresponde, puede excluir usando la papelera. Finalmente, de clic al botón naranja ‘ Firmar y devolver’:

*Tenga en cuenta que, si el documento no refleja la opción de ‘firmar y devolver’ o ‘firmar y comunicar’, posiblemente no tenga la debida vinculación de procesos para responder a Magistratura. Aquí deberá solicitar la vinculación por los canales habilitados.

Se habilitará la ventana para firma, seleccione la opción GSE, relacione usuario y contraseña y luego ‘Confirmar’:

Tan pronto sea firmada la comunicación, el sistema cerrará automáticamente el editor de documentos, podrá revisar en el expediente el oficio de comunicación incorporado y desde el módulo de actuaciones aparecerá inicialmente la actuación ‘Comunicación a la magistratura’. Tan pronto el sistema active la integración y procese el envío, lanzará de forma automática la actuación ‘Comunicación enviada a la magistratura con éxito’. Y esta será la certificación de que se envió de forma correcta.

Asi mismo podrá hacer la validación de envío en el panel de ‘Comunicaciones UIA’ que encuentra en el menu de 3 lineas en la parte superior izquierda:

Desde el cual se podrá revisar de manera detallada el estado del envío y la información de que documentos se enviaron como adjuntos y a que proceso de Magistratura llego:

1.

2.

Y así finaliza el flujo y procedimiento de generación de informe de fiscal y envío a la Magistratura.

En este manual encontrará el procedimiento para crear una OPJ, enviarla para aprobación, incorporarla, enviarla a los grupos de investigación y registrar las actividades ordenadas en el sistema.

Paso 1. Validación de documentos

Desde la ubicación de despacho, en el panel de tareas, podrá filtrar a través de la etiqueta dispuesta por el fiscal la carpeta de trabajo ‘Análisis fiscal de Apoyo’. Esta carpeta es la tarea estándar e inicial del flujo de fiscales para gestión de OPJ.

Una vez se ubica la comisión nueva, deberá ingresar al expediente digital para revisar las piezas procesales y los requerimientos del despacho.

Tenga en cuenta que el trámite de OPJ, tiene lugar para una comisión nueva, así como para una comisión que ya llevé un trámite y gestión, pero a la que se le haya hecho un requerimiento adicional o una reiteración por parte de la Magistratura. De manera que la revisión del expediente es necesaria en todos los casos para conocer los detalles de la solicitud.

Paso 2. Emisión de OPJ

Desde la tarjeta de proceso, en la carpeta de trabajo, de clic a los 3 puntos de la tarea y seleccione la opción ‘Emitir documento’ para aperturar el editor de documentos:

Una vez se abra el editor de documentos, de clic en el costado derecho en la opción de “Modelos” y posteriormente busque el modelo correspondiente a Orden a Policía Judicial:

Una vez seleccionado el modelo, el sistema cargara de forma editable el documento, los campos resaltados de color azul son campos automáticos que arrastran la información de registro del proceso, estos no deben ser alterados. Proceda a diligenciar toda la información que corresponde en el documento:

Una vez diligenciado el documento en su totalidad, valide que aparezca ‘documento guardado’ y proceda a cerrar el editor de texto (en la parte superior izquierda):

*Tenga en cuenta que el sistema facilita el autoguardado y el documento permanecerá con los cambios y la información relacionada, incluso cuando este es dirigido para la aprobación del fiscal

Paso 3. Envío para aprobación

Desde la tarjeta de proceso, en la carpeta de trabajo, de clic a los 3 puntos de la tarea, y luego clic a ‘Enviar aprobación OPJ’:

Se apertura una ventana emergente con la actuación de envío predeterminada, de manera opcional puede relacionar un complemento de actuación y luego seleccione en tipo de plazo “Sin plazo” y finalice con ‘Guardar’:

Aquí daremos espera de la gestión de aprobación por el fiscal.

Una vez aprobada la OPJ por el fiscal titular, proceda a firmar e incorporar. Para esto, ubique la tarjeta de la comisión desde las etiquetas organizadas que permiten filtrar las ‘OPJ’s revisadas’. Debe validar que la actuación de revisión haya sido aprobada para proseguir. Para esto, de clic a los tres puntos del menú de la tarjeta y seleccione la opción “Actuaciones”:

Ubique la actuación de aprobación ‘Actividades revisadas’, selecciónela y valide el texto de la actuación, debe tener un mensaje de aprobación o validación de la Orden:

En caso de no tener aprobación y tener observaciones para ajuste, abra nuevamente el editor de documentos y realice las modificaciones solicitadas para posteriormente volver a enviar a aprobación, siguiendo los pasos anteriores.

Paso 4. Envío para GETIJ

Cuando la OPJ va dirigida para tramite del GETIJ, antes de hacerla llegar al grupo es necesario recibir primero la confirmación del investigador que tramitara la OPJ. Para ello ubíquese en la carpeta de trabajo ‘OPJ’s revisadas’ y de clic a los 3 puntos de la tarea y luego seleccione la opción ‘Enviar a GETIJ’.

El módulo de actuaciones deberá habilitarse, aquí puede relacionar en el ‘Complemento de la actuación’ una descripción básica del trámite para conocimiento y trazabilidad del grupo, luego en ‘Tipo de plazo’ tendrá la opción de registrar ‘Sin plazo’ o de registrar un plazo especifico, según fecha o número de días, y finalice con ‘Guardar’:

Una vez la OPJ es recibida por el responsable del grupo y de acuerdo con comunicación interna de actividades, se realizará la asignación a un investigador y posteriormente el sistema habilitara para la tarjeta del proceso una carpeta de trabajo denominada ‘Opj’s sorteadas’.

Desde aquí los pasos a efectuar aplican tanto para GETIJ como para los demás grupos.
 

Paso 5. Relación de responsable/investigador como sujeto procesal

Tenga presente que de acuerdo a las dinámicas de asignación de OPJ’s que tiene el GETIJ. Los siguientes pasos aplican solo hasta tener la confirmación del investigador asignado. Para envío a los demás grupos proceda con:

Desde el panel, ubique nuevamente la tarjeta de la comisión y seleccione los tres puntos del menú de la tarjeta (esquina superior derecha) y seleccione la opción ‘Datos del proceso’:

Cuando el panel de datos del proceso haya cargado, de clic al botón azul ubicado de costado derecho que dice “Agregar parte” y seleccione “Otras partes”:

En este punto, se debe abrir un formulario. Seleccione en el campo de ‘Participación’ la opción de ‘Investigador’ (para envío a GETIJ) o ‘Responsable grupo’ (para envío a cualquiera de los otros grupos) y diligencie el nombre del sujeto, si la parte tiene registros previos, el módulo desplegara una lista de coincidencias y allí deberá seleccionar el registro que corresponda y finalice con ‘Guardar’:

*Tenga en cuenta que, si el investigador es nuevo para la Unidad y aún no ha tramitado ninguna OPJ, al momento de relacionar el nombre no saldrá ninguna opción disponible, puesto que será el primer registro. Así que proceda a guardar el registro con nombre completo y numero de documento y así quedara ya en la base de datos para uso en futuras asignaciones

Una vez agregado el responsable del grupo o el investigador como parte del proceso, diríjase nuevamente al emisor de documentos, accediendo a través de los 3 puntos en la carpeta de trabajo ‘Opj’s revisadas’ u ‘Opj’s sorteadas’, para incluir el registro de la parte del responsable o investigador en el documento:

Una vez haya cargado el editor de texto seleccione el icono que se encuentra en la parte de abajo con tres líneas y tres puntos (1), se habilitara el módulo de datos del documento y aquí deberá seleccionar, en tipo de parte ‘Parte’ (2) y destinatario el nombre del responsable previamente creado (3), posterior a esto seleccione la opción de combinar campos (4), permita que la operación se confirme y finalmente proceda a cerrar los datos del documento (5). Proceda a validar en el documento que la información de la parte este completamente relacionada.

Paso 6. Firma e incorporación de OPJ y envío a grupo

Teniendo la información completa en el documento de Orden a Policía Judicial, proceda a firmar e incorporar desde el botón naranja, de la parte inferior derecha:

Se habilitará la ventana para firma, seleccione la opción GSE y relacione usuario y contraseña y luego ‘Confirmar’:

*Está opción de envío solo aplica para grupos diferentes a GETIJ, puesto que en GETIJ el envío ya quedo hecho y se finaliza con la emisión e incorporación de la OPJ.

Una vez firmado e incorporado el documento, proceda a realizar el envío al grupo correspondiente. Esto será desde la carpeta de trabajo ‘Opj’s revisadas’, seleccionando el grupo al que dirige el trámite:

El módulo de actuaciones deberá habilitarse, aquí puede relacionar en el ‘Complemento de la actuación’ una descripción básica del trámite para conocimiento y trazabilidad del grupo, luego en ‘Tipo de plazo’ tendrá la opción de registrar ‘Sin plazo’ o de registrar un plazo especifico, según fecha o número de días, y finalice con ‘Guardar’:

Paso 7. Registro de actividades

Para finalizar es importante dejar la trazabilidad por actuación de las actividades implícitas en la Orden a Policía Judicial, con el fin de llevar un control y seguimiento de las tareas y así mismo para alinear con plazos. Para esto, ubique la tarjeta de proceso y desde la carpeta de trabajo ‘Opj’s revisadas’, de clic al botón azul que dice ‘Registrar actividades’:

Una vez que se abra el módulo de actuaciones, en el tipo de actuación diligencie el número 600 (se habilitará un panel con las actividades correspondientes, seleccione la que aplique en el caso), para relacionar un término o plazo a la actividad, en tipo de plazo seleccione ‘Número de días’ o ‘Fecha específica’ y en plazo diligencie la información que corresponda. Puede diligenciar de carácter opcional el complemento de la actuación, relacionando un breve detalle de la actividad. Para confirmar la operación seleccione ‘Guardar’:

En la selección de la actuación según la actividad, dispondrá de las siguientes opciones:

Deberá repetir este registro cuantas actividades tenga la OPJ.

Y así finaliza el flujo y procedimiento de creación y envío de OPJ’s.

En este manual encontrará el procedimiento para generar y emitir el informe parcial o final, enviarlo para aprobación, incorporarlo y enviarlo como comunicación a la Magistratura.

Paso 1. Validación de información y solicitudes tramitadas según el requerimiento

Tenga presente que la estructuración y presentación del informe, bien sea parcial o final, debe tener los resultados obtenidos en los tramites de gestión del despacho, así como de la gestión de la OPJ.

Para esto tenga en cuenta el flujo de devolución de informes que realiza el grupo de investigadores, con el cual una vez se ha dado por cumplida la OPJ, presentando el informe de investigador de campo y los anexos o pruebas, el responsable hará la respectiva devolución para el fiscal, aperturando la carpeta de trabajo ‘Informes recibidos’, desde allí de clic a la opción ‘Expediente’ para comprobar los documentos:

Una vez en el expediente, revise la información incorporada por parte del investigador y si todo es correcto según lo requerido, proceda con el siguiente paso:

Paso 2. Emisión de informe

Desde la tarjeta de proceso, en la carpeta de trabajo ‘Informes recibidos’, de clic a los 3 puntos de la tarea y seleccione la opción ‘Preparar envío a la magistratura’:

Se apertura una ventana emergente con la actuación de Preparar envío predeterminada, de manera opcional puede relacionar un complemento de actuación y luego seleccione en tipo de plazo “Sin plazo” y finalice con ‘Guardar’:

Una vez se realice el cambio de carpeta de trabajo. Desde la tarjeta de proceso, en la carpeta de trabajo ‘Preparar envió magistratura’, de clic a los 3 puntos de la tarea y seleccione la opción ‘Emitir documento’:

Una vez se abra el editor de documentos, de clic en el costado derecho en la opción que dice ‘Modelos’ y posteriormente busque el modelo correspondiente a Informe Final o Informe Parcial, según corresponda:

Proceda a realizar el diligenciamiento de la plantilla de acuerdo con la información que se presentara a la Magistratura:

Tenga presente no manipular los campos resaltados en azul, puesto que son campos de tipo automático, que estan vinculados a la información del registro del proceso. 

Una vez tenga el informe listo, teniendo certeza de la acción de autoguardado que tiene el documento, proceda a dar cierre al emisor de documentos en la parte superior izquierda. El informe quedara alli pendiente para la gestión de aprobación.

Paso 3. Envío para aprobación

Desde la tarjeta de proceso, en la carpeta de trabajo ‘Prepara envío magistratura’, de clic a los 3 puntos de la tarea y seleccione la opción ‘Enviar para visto bueno’:

Se apertura una ventana emergente con la actuación de envío predeterminada, de manera opcional puede relacionar un complemento de actuación y luego seleccione en tipo de plazo ‘Sin plazo’ y finalice con ‘Guardar’:

Aquí daremos espera de la gestión de visto bueno por el fiscal.

Una vez aprobado el informe por el fiscal titular, proceda a firmar e incorporar. Para esto, ubique la tarjeta de la comisión desde las etiquetas organizadas que permiten filtrar los ‘Informes revisados’. Debe validar que la actuación de revisión haya sido aprobada para proseguir. Para esto, de clic a los tres puntos del menú de la tarjeta y seleccione la opción “Actuaciones”:

Ubique la actuación de aprobación ‘Visto bueno’, selecciónela y valide el texto de la actuación, debe tener un mensaje de aprobación o validación del informe:

Si no cuenta con la aprobación, abra nuevamente el editor de texto y realice las modificaciones solicitadas y posteriormente vuelva a enviar para visto bueno. Si ya cuenta con el visto bueno, proceda a la incorporación.

Paso 4. Incorporación de informe y envío a la Magistratura

Ingrese nuevamente al emisor de documentos en donde se encuentra el informe con visto bueno y proceda a dar clic en el botón naranja para ‘firmar e incorporar este documento’:

Una vez se procese la firma e incorporación, el informe pasara a ser parte del expediente digital y ya está disponible para ser enviado como comunicación a la Magistratura.

A continuación, desde la carpeta de trabajo ‘Informes revisados’ aperture de nuevo el emisor de documentos, desde la opción ‘Enviar a magistratura’:

Una vez se abra el editor de documentos, seleccione en el costado derecho en la opción de ’Modelos’ el correspondiente a la Comunicación UIA-Magistratura. Estando el modelo proceda a editar y agregar la información correspondiente:

Posterior a diligenciar la información, proceda a seleccionar los documentos que se anexarán al ofício, para eso seleccione la opción de ‘Informar’ en el costado derecho y posterior a clic en la parte inferior en la opción ‘Añadir piezas’:

El sistema procederá a abrir un visor del expediente digital del proceso y habilitará la selección de los documentos, proceda a seleccionar los que correspondan y luego clic en ‘Confirmar’:

El sistema deberá mostrar en la parte superior derecha el listado de documentos seleccionados, si alguno no corresponde, puede excluir usando la papelera. Finalmente, de clic al botón naranja ‘ Firmar y devolver’:

*Tenga en cuenta que, si el documento no refleja la opción de ’firmar y devolver’ o ’firmar y comunicar‘, posiblemente no tenga la debida vinculación de procesos para responder a Magistratura. Aquí deberá solicitar la vinculación por los canales habilitados.

Se habilitará la ventana para firma, seleccione la opción GSE, relacione usuario y contraseña y luego ‘Confirmar’:

Tan pronto sea firmada la comunicación, el sistema cerrará automáticamente el editor de documentos, podrá revisar en el expediente el oficio de comunicación incorporado y desde el módulo de actuaciones aparecerá inicialmente la actuación ‘Comunicación a la magistratura’. Tan pronto el sistema active la integración y procese el envío, lanzará de forma automática la actuación ‘Comunicación enviada a la magistratura con éxito’. Y esta será la certificación de que se envió de forma correcta.

Asi mismo podrá hacer la validación de envío en el panel de ‘Comunicaciones UIA’ que encuentra en el menu de 3 lineas en la parte superior izquierda:

Desde el cual se podrá revisar de manera detallada el estado del envío y la información de que documentos se enviaron como adjuntos y a que proceso de Magistratura llego:

1.

2.

Y así finaliza el flujo y procedimiento de generación de informe de fiscal y envío a la Magistratura.

En este manual encontrará el procedimiento para tramitar el envío de una solicitud de apoyo y para tramitar una solicitud de apoyo recibida.

Envío de solicitud de apoyo:

En esta situación será su despacho el que haga envío y genere una solicitud de apoyo para Bogotá u otras territoriales, según corresponda.

Paso 1. Validación de documentos

Desde la ubicación de despacho, en el panel de tareas, podrá filtrar a través de la etiqueta dispuesta por el fiscal la carpeta de trabajo ‘Análisis fiscal’. Esta carpeta es la tarea estándar e inicial del flujo de envío de solicitudes de apoyo.

Una vez se ubica el proceso, deberá ingresar al expediente digital para revisar las piezas procesales y los requerimientos del despacho.

Tenga en cuenta que el trámite de SOLICITUD DE APOYO tiene lugar para una comisión nueva, así como para una comisión que ya llevé un trámite y gestión, pero a la que se le haya hecho un requerimiento adicional o una reiteración por parte de la Magistratura. De manera que la revisión del expediente es necesaria en todos los casos para conocer los detalles de la solicitud.

Paso 2. Emisión de solicitud de apoyo   

Desde la tarjeta de proceso, en la carpeta de trabajo, de clic a los 3 puntos de la tarea y seleccione la opción ‘Enviar Solicitud de Apoyo’ para aperturar el editor de documentos:

El sistema traera de manera predeterminada el modelo correspondiente de Solicitud de Apoyo. En caso de que este modelo no se precargue, podrá hacer la búsqueda manual de este en la opción de costado derecho que dice ‘Modelos’:

Aquí deberá editar y registrar los datos correspondientes segun el destino que tenga la solicitud de apoyo. Tenga en cuenta no manipular o eliminar los campos resaltados en azul, puesto que son campos automáticos que traen información del registro del proceso.

Posteriormente de clic a la opción de costado derecho que dice ‘Radicación’ y desde este punto relacione los campos correspondientes según el destino que tenga la solicitud de apoyo (Bogotá o Territoriales). Para lo cual el campo de ‘Complejo Judicial’ siempre será ‘Unidad de Investigación y Acusación’ y después para el campo de ‘Competencia’ la opción ‘UIA- Solicitud de Apoyo - Bogotá’ para cuando es dirigida a Bogotá y ‘UIA- Solicitud de Apoyo – Territoriales’ para cuando es dirigida a una territorial (Ejm. Neiva, Pasto, Cúcuta, Medellín, Turbo, etc).

Solicitud dirigida a Bogotá:

Competencia = UIA – Solicitud de Apoyo - Bogotá

Clase = Solicitud de Apoyo

Asunto = Apoyo judicial de grupo territorial a sede Bogotá

Solicitud dirigida a Territorial:

Competencia = UIA – Solicitud de Apoyo – Territoriales

Clase = Solicitud de Apoyo

Asunto = la territorial que corresponda*

Órgano judicial destino = la territorial que corresponda*

Despacho = el fiscal encargado*

Posteriormente para ambas situaciones, Bogotá o territoriales, deberá relacionar los campos de confidencialidad, partes y documentos.

El campo de ‘Confidencialidad’ tendrá marcado de manera predeterminada la opción de ‘Sin confidencialidad’, la cual es la sugerida. En el botón de ‘Agregar partes’, el sistema mostrara una ventana emergente con el listado de sujetos procesales incluidos en el proceso, puede relacionar mínimo 1 o todas, según vea pertinente y luego clic al botón azul para confirmar. Y finalmente el botón azul de ‘Agregar documentos’ permitirá la apertura de una ventana emergente del expediente digital, en donde deberá seleccionar los documentos que van a estar incluidos en el trámite de la Solicitud de Apoyo, seleccione los documentos que crea necesarios que se van a ir como adjuntos y confirme:

Tenga en cuenta que la relación de documentos no es obligatoria, si no complementaria. Si decide enviar solo el documento de Solicitud de Apoyo, asegúrese que este contenga todos los insumos, requerimientos y detalle para la gestión en el despacho destino.

Finalmente, tendrá de manera opcional podrá dejar una observación como complemento y trazabilidad, esta no es obligatoria, ni entorpece o afecta el procedimiento. Y una vez estén todos los campos relacionados, se habilitará el botón naranja ‘Radicar’, para firma y envío de la solicitud de apoyo:

Se habilitará la ventana para firma, seleccione la opción GSE, relacione usuario y contraseña y luego ‘Confirmar’:

Paso 3. Comprobación de envío y trazabilidad de actuaciones

Una vez se incorpore el documento de Solicitud de Apoyo, el sistema habilitara una carpeta de trabajo denominada ‘S.A. en tramite’, la cual permitira tener seguimiento a la solicitud enviada, asi como tambien dara opciones para envíos de comunicación adicional, segun si el despacho que recibe la solicitud requiere mas información.
Para las actuaciones, el sistema lanzara una primera actuación relacionando el tipo de documento que se incorpora y posteriormente cuando se procese el envío, lanzara una segunda actuación de confirmación de envío con exito que relacionara el numero de radicado de la solicitud de apoyo que llega al destino.

Se podra consultar un acceso directo al expediente de la solicitud de apoyo desde el icono de procesos relacionados. Con lo cual podra llevar seguimiento del tramite y de las piezas y actuaciones que genere el despacho destino:

Paso 4. Recepción e integración de comunicación final y culminación de tramite de solicitud de apoyo

Cuando el despacho destino gestione la solicitud de apoyo, enviara una respuesta final que habilitara una carpeta de trabajo en el proceso denominada ‘Comunicación final de la solicitud de apoyo’. Desde aquí deberá dirigirse al menú de la tarjeta en los 3 puntos de costados derecho y dar clic a la opción de ‘Peticiones intermedias’, desde la cual se abrirá una ventana mostrando la comunicación enviada para ser revisada y posteriormente integrada al expediente:

En el registro de comunicación final, proceda a dar clic en el icono de lápiz, ubicado a la derecha, para aperturar las opciones de gestión de la petición. Luego de clic a la opción de la parte inferior derecha que dice ‘Agregar piezas’, para ver el contenido de la comunicación enviada por el despacho destino:

Si toda la información es correcta. Proceda a devolverse al panel en donde tiene la tarjeta y desde la ventana de peticiones, de clic al botón naranja ‘Incorporar Petición’, para integrar la información al expediente digital.

Estando la información incorporada y visible en el expediente, podrá terminar el flujo de solicitud de apoyo, dando clic a los 3 puntos de la carpeta de trabajo ’S.A. en tramite’ con la opción ’ Finalizar solicitud de apoyo’:

Esta acción generar que la carpeta de trabajo se cierre y dejara una actuación de Solicitud de apoyo cumplida, para trazabilidad.

Si requiere generar una adición o nuevo requerimiento a una solicitud de apoyo ya cumplida. Podrá reactivar la Solicitud en el destino acudiendo al modelo de comunicación parcial desde el emisor de documentos, dirigiendo esta adición a la solicitud finalizada:

O podrá realizar una nueva solicitud de apoyo para envío al destino, siguiendo los mismos pasos de este manual, desde el inicio.

Desde aquí podrá continuar con el flujo de envío de informe a Magistratura si asi corresponde.

Recepción de solicitud de apoyo:

En esta situación será su despacho el que reciba y tramite una solicitud de apoyo enviada desde Bogotá u otras territoriales.

Paso 1. Validación de documentos

Desde la ubicación de despacho, en el panel de tareas, podrá filtrar a través de la etiqueta dispuesta por el fiscal la carpeta de trabajo ‘S.A. recibida’. Esta carpeta es la tarea y referencia establecida para recepción de solicitudes de apoyo. Desde aquí tendrá opciones para enviar respuestas parciales o finales. Una vez se ubica la solicitud, deberá ingresar al expediente digital para revisar las piezas procesales y los requerimientos del despacho.

Es muy importante que mantenga esta carpeta de trabajo disponible en el flujo, hasta que termine el trámite y de cumplimiento a la Solicitud de Apoyo, puesto que es la tarea que permitir enviar la respuesta al despacho solicitante.

Paso 2. Tramite de solicitud (gestión de OPJ y generación de informe)

Una vez se haya validado el trámite solicitado, el fiscal tendrá posibilidad de generar una Orden a Policía Judicial o un informe, según corresponda. Para la generación de la OPJ, tendrá la posibilidad de acceder al emisor de documentos desde la carpeta de trabajo ‘Análisis fiscal’ y aquí debe seguir los pasos contemplados en el manual 4.FISCAL DE APOYO BOGOTÁ – GESTIÓN DE OPJ ó 7.FISCAL DE APOYO TERRITORIAL -GESTIÓN DE OPJ, según le competa:

Tenga presente que los flujos de aprobación siguen estando dentro de los requerimientos para gestión de OPJ’s, sin importar si esta está respondiendo a una solicitud de apoyo.

Una vez se ha tramitado la OPJ, bien sea por los investigadores de la territorial o algún grupo de Bogotá. El flujo con la carpeta de trabajo ‘Informes recibidos’, le permitirá gestionar el informe que deba presentar al despacho solicitante. Para ello abra el emisor y ubique el modelo de ‘informe final’ o ‘informe parcial’, según sea:

Aquí siga el flujo de aprobación normal, dejando el documento diligenciado en el emisor, luego cerrando y enviando para visto bueno. Una vez regrese el informe aprobado y con visto bueno, podrá desde la carpeta de trabajo ‘S.A. recibida’, en los 3 puntos, seleccionar la opción de respuesta por parcial o por final:

Aquí se aperturara el emisor de documentos, precargando el modelo correspondiente, según si selecciono parcial o final.

Proceda a diligenciar el oficio de comunicación, con la información que presentara. Luego seleccione en la parte derecha la opción de ‘Radicación’, que dará una visual de dos opciones. Primero, ‘Seleccionar proceso’, ahí seleccione el proceso de origen que sale allí como única opción y segundo, ‘Agregar documentos’, en donde tendrá disponible la apertura del expediente digital para que seleccione los documentos que va a enviar como respuesta:

Una vez relacionados los documentos, de clic al botón naranja ’Radicar’, para hacer envío de la respuesta parcial o final de la Solicitud de Apoyo.

Se habilitará la ventana para firma, seleccione la opción GSE, relacione usuario y contraseña y luego ‘Confirmar’:

Una vez se procese el envío, el sistema dejara las actuaciones de gestión correspondientes, primero la actuación de incorporación del informe y segundo la actuación de envío con éxito. Tal como sucede como cuando su despacho es quien envía la Solicitud de Apoyo.

Tener presente que, si la contestación fue parcial, la tarjeta de proceso permanecerá activa en el panel, bajo la misma carpeta de trabajo ‘S.A. recibida’ para dar lugar al envío de la contestación final posteriormente. Pero si la contestación fue final, la tarjeta de proceso se archivará automáticamente, dando por cumplido el trámite. 
En caso de que el despacho de origen deba reactivar la Solicitud de Apoyo para generar una adición o requerimiento del trámite, esta quedara disponible en la carpeta de trabajo de ‘Comunicación Parcial’, desde donde podra activar el flujo de inicio para tramite.

Y así finaliza el flujo y procedimiento de envío y recepción de una Solicitud de Apoyo.