En este manual encontrará el procedimiento para crear una OPJ, enviarla para aprobación, incorporarla, enviarla a los grupos de investigación y registrar las actividades ordenadas en el sistema.
Paso 1. Validación de documentos
Desde la ubicación de despacho, en el panel de tareas, podrá filtrar a través de la etiqueta dispuesta por el fiscal la carpeta de trabajo ‘Análisis fiscal de Apoyo’. Esta carpeta es la tarea estándar e inicial del flujo de fiscales para gestión de OPJ.
Una vez se ubica la comisión nueva, deberá ingresar al expediente digital para revisar las piezas procesales y los requerimientos del despacho.
Tenga en cuenta que el trámite de OPJ, tiene lugar para una comisión nueva, así como para una comisión que ya llevé un trámite y gestión, pero a la que se le haya hecho un requerimiento adicional o una reiteración por parte de la Magistratura. De manera que la revisión del expediente es necesaria en todos los casos para conocer los detalles de la solicitud.
Paso 2. Emisión de OPJ
Desde la tarjeta de proceso, en la carpeta de trabajo, de clic a los 3 puntos de la tarea y seleccione la opción ‘Emitir documento’ para aperturar el editor de documentos:
Una vez se abra el editor de documentos, de clic en el costado derecho en la opción de “Modelos” y posteriormente busque el modelo correspondiente a Orden a Policía Judicial:
Una vez seleccionado el modelo, el sistema cargara de forma editable el documento, los campos resaltados de color azul son campos automáticos que arrastran la información de registro del proceso, estos no deben ser alterados. Proceda a diligenciar toda la información que corresponde en el documento:
Una vez diligenciado el documento en su totalidad, valide que aparezca ‘documento guardado’ y proceda a cerrar el editor de texto (en la parte superior izquierda):
*Tenga en cuenta que el sistema facilita el autoguardado y el documento permanecerá con los cambios y la información relacionada, incluso cuando este es dirigido para la aprobación del fiscal
Paso 3. Envío para aprobación
Desde la tarjeta de proceso, en la carpeta de trabajo, de clic a los 3 puntos de la tarea, y luego clic a ‘Enviar aprobación OPJ’:
Se apertura una ventana emergente con la actuación de envío predeterminada, de manera opcional puede relacionar un complemento de actuación y luego seleccione en tipo de plazo “Sin plazo” y finalice con ‘Guardar’:
Aquí daremos espera de la gestión de aprobación por el fiscal.
Una vez aprobada la OPJ por el fiscal titular, proceda a firmar e incorporar. Para esto, ubique la tarjeta de la comisión desde las etiquetas organizadas que permiten filtrar las ‘OPJ’s revisadas’. Debe validar que la actuación de revisión haya sido aprobada para proseguir. Para esto, de clic a los tres puntos del menú de la tarjeta y seleccione la opción “Actuaciones”:
Ubique la actuación de aprobación ‘Actividades revisadas’, selecciónela y valide el texto de la actuación, debe tener un mensaje de aprobación o validación de la Orden:
En caso de no tener aprobación y tener observaciones para ajuste, abra nuevamente el editor de documentos y realice las modificaciones solicitadas para posteriormente volver a enviar a aprobación, siguiendo los pasos anteriores.
Paso 4. Envío para GETIJ
Cuando la OPJ va dirigida para tramite del GETIJ, antes de hacerla llegar al grupo es necesario recibir primero la confirmación del investigador que tramitara la OPJ. Para ello ubíquese en la carpeta de trabajo ‘OPJ’s revisadas’ y de clic a los 3 puntos de la tarea y luego seleccione la opción ‘Enviar a GETIJ’.
El módulo de actuaciones deberá habilitarse, aquí puede relacionar en el ‘Complemento de la actuación’ una descripción básica del trámite para conocimiento y trazabilidad del grupo, luego en ‘Tipo de plazo’ tendrá la opción de registrar ‘Sin plazo’ o de registrar un plazo especifico, según fecha o número de días, y finalice con ‘Guardar’:
Una vez la OPJ es recibida por el responsable del grupo y de acuerdo con comunicación interna de actividades, se realizará la asignación a un investigador y posteriormente el sistema habilitara para la tarjeta del proceso una carpeta de trabajo denominada ‘Opj’s sorteadas’.
Desde aquí los pasos a efectuar aplican tanto para GETIJ como para los demás grupos.
Paso 5. Relación de responsable/investigador como sujeto procesal
Tenga presente que de acuerdo a las dinámicas de asignación de OPJ’s que tiene el GETIJ. Los siguientes pasos aplican solo hasta tener la confirmación del investigador asignado. Para envío a los demás grupos proceda con:
Desde el panel, ubique nuevamente la tarjeta de la comisión y seleccione los tres puntos del menú de la tarjeta (esquina superior derecha) y seleccione la opción ‘Datos del proceso’:
Cuando el panel de datos del proceso haya cargado, de clic al botón azul ubicado de costado derecho que dice “Agregar parte” y seleccione “Otras partes”:
En este punto, se debe abrir un formulario. Seleccione en el campo de ‘Participación’ la opción de ‘Investigador’ (para envío a GETIJ) o ‘Responsable grupo’ (para envío a cualquiera de los otros grupos) y diligencie el nombre del sujeto, si la parte tiene registros previos, el módulo desplegara una lista de coincidencias y allí deberá seleccionar el registro que corresponda y finalice con ‘Guardar’:
*Tenga en cuenta que, si el investigador es nuevo para la Unidad y aún no ha tramitado ninguna OPJ, al momento de relacionar el nombre no saldrá ninguna opción disponible, puesto que será el primer registro. Así que proceda a guardar el registro con nombre completo y numero de documento y así quedara ya en la base de datos para uso en futuras asignaciones
Una vez agregado el responsable del grupo o el investigador como parte del proceso, diríjase nuevamente al emisor de documentos, accediendo a través de los 3 puntos en la carpeta de trabajo ‘Opj’s revisadas’ u ‘Opj’s sorteadas’, para incluir el registro de la parte del responsable o investigador en el documento:
Una vez haya cargado el editor de texto seleccione el icono que se encuentra en la parte de abajo con tres líneas y tres puntos (1), se habilitara el módulo de datos del documento y aquí deberá seleccionar, en tipo de parte ‘Parte’ (2) y destinatario el nombre del responsable previamente creado (3), posterior a esto seleccione la opción de combinar campos (4), permita que la operación se confirme y finalmente proceda a cerrar los datos del documento (5). Proceda a validar en el documento que la información de la parte este completamente relacionada.
Paso 6. Firma e incorporación de OPJ y envío a grupo
Teniendo la información completa en el documento de Orden a Policía Judicial, proceda a firmar e incorporar desde el botón naranja, de la parte inferior derecha:
Se habilitará la ventana para firma, seleccione la opción GSE y relacione usuario y contraseña y luego ‘Confirmar’:
*Está opción de envío solo aplica para grupos diferentes a GETIJ, puesto que en GETIJ el envío ya quedo hecho y se finaliza con la emisión e incorporación de la OPJ.
Una vez firmado e incorporado el documento, proceda a realizar el envío al grupo correspondiente. Esto será desde la carpeta de trabajo ‘Opj’s revisadas’, seleccionando el grupo al que dirige el trámite:
El módulo de actuaciones deberá habilitarse, aquí puede relacionar en el ‘Complemento de la actuación’ una descripción básica del trámite para conocimiento y trazabilidad del grupo, luego en ‘Tipo de plazo’ tendrá la opción de registrar ‘Sin plazo’ o de registrar un plazo especifico, según fecha o número de días, y finalice con ‘Guardar’:
Paso 7. Registro de actividades
Para finalizar es importante dejar la trazabilidad por actuación de las actividades implícitas en la Orden a Policía Judicial, con el fin de llevar un control y seguimiento de las tareas y así mismo para alinear con plazos. Para esto, ubique la tarjeta de proceso y desde la carpeta de trabajo ‘Opj’s revisadas’, de clic al botón azul que dice ‘Registrar actividades’:
Una vez que se abra el módulo de actuaciones, en el tipo de actuación diligencie el número 600 (se habilitará un panel con las actividades correspondientes, seleccione la que aplique en el caso), para relacionar un término o plazo a la actividad, en tipo de plazo seleccione ‘Número de días’ o ‘Fecha específica’ y en plazo diligencie la información que corresponda. Puede diligenciar de carácter opcional el complemento de la actuación, relacionando un breve detalle de la actividad. Para confirmar la operación seleccione ‘Guardar’:
En la selección de la actuación según la actividad, dispondrá de las siguientes opciones:
Deberá repetir este registro cuantas actividades tenga la OPJ.
Y así finaliza el flujo y procedimiento de creación y envío de OPJ’s.