En este manual encontrará el procedimiento de la Secretaria de Apoyo cuando llega una nueva comisión a la UIA.
Paso 1. Validación
Desde la ubicación de Secretaria de Apoyo, en el panel de tareas encontrará una etiqueta que dice “01. Nueva Asignación”. Al seleccionarla, el sistema mostrará todas las comisiones nuevas, la carpeta de trabajo en la que se reciben esas nuevas comisiones allegadas desde la Magistratura es ‘Análisis preliminar’:
Una vez ubicada la comisión a validar, deberá ingresar al expediente, para esto de clic en la opción expediente en la parte intermedia de la tarjeta de proceso:
Una vez el expediente haya abierto, valide los documentos e identifique si hace referencia a una nueva comisión o es una comunicación a un asunto ya repartido (para esto, puede consultar el nombre de la parte, inicialmente lo puede copiar en la siguiente selección:
Para consultar si la parte involucrada ya tiene o no una comisión, en el panel de tareas, seleccione el menú de tres líneas en la parte superior izquierda del panel de tareas:
Posterior a esto, seleccione la opción ‘Consultar procesos’:
A continuación, el sistema le mostrará el panel de búsqueda general de procesos, de clic en los tres puntos de búsqueda avanzada y en la opción nombre de la parte, relacione el dato copiado anteriormente y clic a la opción buscar:
Una vez aparezcan los resultados, identifique si hacen referencia al mismo asunto o no, en caso de ser un nuevo asunto, prosiga con este manual, de lo contrario, consulte el manual “Manual de operaciones: Secretaria de apoyo – Comunicación a la comisión”.
Paso 2. Envío al Auxiliar
Tras validar que es una nueva comisión, diríjase al panel de tareas nuevamente (haciendo clic en la parte superior izquierda donde dice SAJ), ubique la comisión a trabajar, seleccione los tres puntos de la derecha del menú de la tarjeta y de clic a la opción ‘Datos del proceso’.
Una vez se abra el panel, seleccione el lápiz a la derecha de Datos del proceso, proceda a modificar los campos de Competencia, Clase y Asunto principal por el que corresponda, según si el proceso es comisión general, comisión territorial, incidente de incumplimiento, situación especial, etc. y finalice con ‘guardar’:
Como opción complementaria para la marcación y asignación al auxiliar. Proceda a agregar la etiqueta a nombre del auxiliar. Para esto seleccione el icono diagonal al expediente y seleccione la etiqueta correspondiente:
Posterior a esto, de clic a los tres puntos diagonales a la tarea y seleccione el auxiliar al que va a asignar y enviar el proceso para gestión del acta:
Se aperturara una ventana emergente de actuaciones, que mostrara los campos a relacionar de complemento de la actuación y tipo de plazo. Se diligencia el complemento con información puntual de gestión, luego opción sin plazo y finaliza con guardar:
Paso 3. Generación de acta de asignación
La tarjeta de proceso quedara en la carpeta de trabajo de ‘Revisión auxiliar’, pudiéndose ubicar en las etiquetas respectivas según el auxiliar. Aquí de clic para abrir el expediente:
Aquí deberá hacerse la misma validación siguiendo el paso 1. Revisando si el proceso corresponde a un trámite nuevo o a un trámite ya en gestión.
Tras validar que es una nueva comisión, deberá primero registrar como parte la sala o sección de donde proviene el proceso y segundo generar el acta de asignación.
Primero, para agregar la sala o sección como parte, deberá ubicarse en el menú de la tarjeta en los 3 puntos del lado superior derecho, clic en la opción ‘Datos del proceso’ y luego en la parte final del módulo dará clic al botón azul de lado derecho que dice ‘agregar parte’, selecciona la opción de parte activa y aquí procede a relacionar las siguientes opciones, 1.participación: Sala/Sección, 2.tipo de persona: Persona jurídica y 3.número de documento: NIT# . Tener presente que cada sala o sección tiene una referencia de NIT especifico, esto deberá ser consultado de manera interna con la Secretaria. Una vez diligenciados estos datos se finaliza con guardar.
Segundo, proceda a realizar el acta de asignación, para esto, seleccione los tres puntos de acción (diagonales a la tarea) y seleccione la opción “emitir documento”:
Una vez abierto el editor de texto, seleccione la opción “Modelos” y proceda a buscar las actas de asignación, según corresponda al tipo de tramite (Bogotá, territoriales, incidentes, situaciones, protección, etc), seleccione la plantilla y proceda a diligenciar el documento con los campos correspondientes (recuerde no afectar, eliminar o modificar los campos resaltados en azul, debido a que corresponde a información de tipo automática). Una vez diligenciado cierre el editor de texto (sin firmar ni incorporar):
Posterior a elaborar el documento, seleccione los tres puntos de acción (diagonal a la tarea) y seleccione la opción para asignación:
Una vez se abra el panel de actuaciones, proceda a seleccionar en tipo de plazo: sin plazo y finaliza con guardar:
Paso 4. Reparto
La tarjeta de proceso se ubicará en la carpera ‘Para Asignación’. Desde alli dirigase al menú de tarjeta en los 3 puntos de lado superior derecho y de clic a la opción ‘Datos del proceso’. Encontrará en la parte final inferior derecha el botón naranja que dice ‘Reparto’.
Automáticamente el sistema tendrá seleccionada la opción de reparto por “Sorteo” (el grupo de fiscales a los que se repartirá la comisión depende de la relación de competencia y clase que realizo en el registro de datos del proceso en los primeros pasos). Confirme el reparto en el botón azul ‘Repartir proceso’:
Si el reparto se requiere hacer a un despacho específico, seleccione la opción ‘Prevención por despacho’ y relacione los campos correspondientes de Órgano judicial (despacho), Despacho (nombre del fiscal o encargado) y Razón del reparto (motivo o justificación). Confirme el reparto en el botón azul ‘Repartir proceso’:
Paso 5. Incorporación del acta de asignación y envío al fiscal
Una vez el auxiliar haya elaborado el acta, se debe firmar e incorporar el documento. Para esto, ubique la tarjeta y seleccione los tres puntos de acción (diagonales a la tarea) y seleccione “Emitir documento”:
Proceda a revisar si todos los campos e información del acta de asignación están correctos y una vez confirmado, proceda a dar clic en el botón naranja inferior derecho que dice ‘Firmar e incorporar’:
Abierto el panel de firma, seleccione la opción GSE:
Posterior a eso diligencie el campo de usuario y contraseña y proceda a confirmar:
Una vez firmada e incorporada el acta, proceda a revisar en el expediente digital que el documento se refleje correctamente y confirmado esto podrá realizar el envío al fiscal, para esto, seleccione los tres puntos de acción (diagonales a la tarea) y seleccione la opción “Enviar a fiscal”:
El panel de actuación deberá habilitarse, aquí deberá relacionar el campo de complemento, el campo de tipo de plazo con la opción ‘sin plazo’ y finaliza con ‘guardar’.
La comisión quedará en el panel del fiscal para darle inicio al trámite. Y asi finaliza el flujo de nueva comisión.