En este manual encontrará el procedimiento para generar y emitir el informe parcial o final, enviarlo para aprobación, incorporarlo y enviarlo como comunicación a la Magistratura.
Paso 1. Validación de información y solicitudes tramitadas según el requerimiento
Tenga presente que la estructuración y presentación del informe, bien sea parcial o final, debe tener los resultados obtenidos en los tramites de gestión del despacho, así como de la gestión de la OPJ.
Para esto tenga en cuenta el flujo de devolución de informes que realiza el grupo de investigadores, con el cual una vez se ha dado por cumplida la OPJ, presentando el informe de investigador de campo y los anexos o pruebas, el responsable hará la respectiva devolución para el fiscal, aperturando la carpeta de trabajo ‘Informes recibidos’, desde allí de clic a la opción ‘Expediente’ para comprobar los documentos:
Una vez en el expediente, revise la información incorporada por parte del investigador y si todo es correcto según lo requerido, proceda con el siguiente paso:
Paso 2. Emisión de informe
Desde la tarjeta de proceso, en la carpeta de trabajo ‘Informes recibidos’, de clic a los 3 puntos de la tarea y seleccione la opción ‘Preparar envío a la magistratura’:
Se apertura una ventana emergente con la actuación de Preparar envío predeterminada, de manera opcional puede relacionar un complemento de actuación y luego seleccione en tipo de plazo “Sin plazo” y finalice con ‘Guardar’:
Una vez se realice el cambio de carpeta de trabajo. Desde la tarjeta de proceso, en la carpeta de trabajo ‘Preparar envió magistratura’, de clic a los 3 puntos de la tarea y seleccione la opción ‘Emitir documento’:
Una vez se abra el editor de documentos, de clic en el costado derecho en la opción que dice ‘Modelos’ y posteriormente busque el modelo correspondiente a Informe Final o Informe Parcial, según corresponda:
Proceda a realizar el diligenciamiento de la plantilla de acuerdo con la información que se presentara a la Magistratura:
Tenga presente no manipular los campos resaltados en azul, puesto que son campos de tipo automático, que estan vinculados a la información del registro del proceso.
Una vez tenga el informe listo, teniendo certeza de la acción de autoguardado que tiene el documento, proceda a dar cierre al emisor de documentos en la parte superior izquierda. El informe quedara alli pendiente para la gestión de aprobación.
Paso 3. Envío para aprobación
Desde la tarjeta de proceso, en la carpeta de trabajo ‘Prepara envío magistratura’, de clic a los 3 puntos de la tarea y seleccione la opción ‘Enviar para visto bueno’:
Se apertura una ventana emergente con la actuación de envío predeterminada, de manera opcional puede relacionar un complemento de actuación y luego seleccione en tipo de plazo ‘Sin plazo’ y finalice con ‘Guardar’:
Aquí daremos espera de la gestión de visto bueno por el fiscal.
Una vez aprobado el informe por el fiscal titular, proceda a firmar e incorporar. Para esto, ubique la tarjeta de la comisión desde las etiquetas organizadas que permiten filtrar los ‘Informes revisados’. Debe validar que la actuación de revisión haya sido aprobada para proseguir. Para esto, de clic a los tres puntos del menú de la tarjeta y seleccione la opción “Actuaciones”:
Ubique la actuación de aprobación ‘Visto bueno’, selecciónela y valide el texto de la actuación, debe tener un mensaje de aprobación o validación del informe:
Si no cuenta con la aprobación, abra nuevamente el editor de texto y realice las modificaciones solicitadas y posteriormente vuelva a enviar para visto bueno. Si ya cuenta con el visto bueno, proceda a la incorporación.
Paso 4. Incorporación de informe y envío a la Magistratura
Ingrese nuevamente al emisor de documentos en donde se encuentra el informe con visto bueno y proceda a dar clic en el botón naranja para ‘firmar e incorporar este documento’:
Una vez se procese la firma e incorporación, el informe pasara a ser parte del expediente digital y ya está disponible para ser enviado como comunicación a la Magistratura.
A continuación, desde la carpeta de trabajo ‘Informes revisados’ aperture de nuevo el emisor de documentos, desde la opción ‘Enviar a magistratura’:
Una vez se abra el editor de documentos, seleccione en el costado derecho en la opción de ’Modelos’ el correspondiente a la Comunicación UIA-Magistratura. Estando el modelo proceda a editar y agregar la información correspondiente:
Posterior a diligenciar la información, proceda a seleccionar los documentos que se anexarán al ofício, para eso seleccione la opción de ‘Informar’ en el costado derecho y posterior a clic en la parte inferior en la opción ‘Añadir piezas’:
El sistema procederá a abrir un visor del expediente digital del proceso y habilitará la selección de los documentos, proceda a seleccionar los que correspondan y luego clic en ‘Confirmar’:
El sistema deberá mostrar en la parte superior derecha el listado de documentos seleccionados, si alguno no corresponde, puede excluir usando la papelera. Finalmente, de clic al botón naranja ‘ Firmar y devolver’:
*Tenga en cuenta que, si el documento no refleja la opción de ’firmar y devolver’ o ’firmar y comunicar‘, posiblemente no tenga la debida vinculación de procesos para responder a Magistratura. Aquí deberá solicitar la vinculación por los canales habilitados.
Se habilitará la ventana para firma, seleccione la opción GSE, relacione usuario y contraseña y luego ‘Confirmar’:
Tan pronto sea firmada la comunicación, el sistema cerrará automáticamente el editor de documentos, podrá revisar en el expediente el oficio de comunicación incorporado y desde el módulo de actuaciones aparecerá inicialmente la actuación ‘Comunicación a la magistratura’. Tan pronto el sistema active la integración y procese el envío, lanzará de forma automática la actuación ‘Comunicación enviada a la magistratura con éxito’. Y esta será la certificación de que se envió de forma correcta.
Asi mismo podrá hacer la validación de envío en el panel de ‘Comunicaciones UIA’ que encuentra en el menu de 3 lineas en la parte superior izquierda:
Desde el cual se podrá revisar de manera detallada el estado del envío y la información de que documentos se enviaron como adjuntos y a que proceso de Magistratura llego:
1.
2.
Y así finaliza el flujo y procedimiento de generación de informe de fiscal y envío a la Magistratura.