En este manual encontrará el procedimiento para tramitar el envío de una solicitud de apoyo y para tramitar una solicitud de apoyo recibida.
Envío de solicitud de apoyo:
En esta situación será su despacho el que haga envío y genere una solicitud de apoyo para Bogotá u otras territoriales, según corresponda.
Paso 1. Validación de documentos
Desde la ubicación de despacho, en el panel de tareas, podrá filtrar a través de la etiqueta dispuesta por el fiscal la carpeta de trabajo ‘Análisis fiscal’. Esta carpeta es la tarea estándar e inicial del flujo de envío de solicitudes de apoyo.
Una vez se ubica el proceso, deberá ingresar al expediente digital para revisar las piezas procesales y los requerimientos del despacho.
Tenga en cuenta que el trámite de SOLICITUD DE APOYO tiene lugar para una comisión nueva, así como para una comisión que ya llevé un trámite y gestión, pero a la que se le haya hecho un requerimiento adicional o una reiteración por parte de la Magistratura. De manera que la revisión del expediente es necesaria en todos los casos para conocer los detalles de la solicitud.
Paso 2. Emisión de solicitud de apoyo
Desde la tarjeta de proceso, en la carpeta de trabajo, de clic a los 3 puntos de la tarea y seleccione la opción ‘Enviar Solicitud de Apoyo’ para aperturar el editor de documentos:
El sistema traera de manera predeterminada el modelo correspondiente de Solicitud de Apoyo. En caso de que este modelo no se precargue, podrá hacer la búsqueda manual de este en la opción de costado derecho que dice ‘Modelos’:
Aquí deberá editar y registrar los datos correspondientes segun el destino que tenga la solicitud de apoyo. Tenga en cuenta no manipular o eliminar los campos resaltados en azul, puesto que son campos automáticos que traen información del registro del proceso.
Posteriormente de clic a la opción de costado derecho que dice ‘Radicación’ y desde este punto relacione los campos correspondientes según el destino que tenga la solicitud de apoyo (Bogotá o Territoriales). Para lo cual el campo de ‘Complejo Judicial’ siempre será ‘Unidad de Investigación y Acusación’ y después para el campo de ‘Competencia’ la opción ‘UIA- Solicitud de Apoyo - Bogotá’ para cuando es dirigida a Bogotá y ‘UIA- Solicitud de Apoyo – Territoriales’ para cuando es dirigida a una territorial (Ejm. Neiva, Pasto, Cúcuta, Medellín, Turbo, etc).
Solicitud dirigida a Bogotá:
Competencia = UIA – Solicitud de Apoyo - Bogotá
Clase = Solicitud de Apoyo
Asunto = Apoyo judicial de grupo territorial a sede Bogotá
Solicitud dirigida a Territorial:
Competencia = UIA – Solicitud de Apoyo – Territoriales
Clase = Solicitud de Apoyo
Asunto = la territorial que corresponda*
Órgano judicial destino = la territorial que corresponda*
Despacho = el fiscal encargado*
Posteriormente para ambas situaciones, Bogotá o territoriales, deberá relacionar los campos de confidencialidad, partes y documentos.
El campo de ‘Confidencialidad’ tendrá marcado de manera predeterminada la opción de ‘Sin confidencialidad’, la cual es la sugerida. En el botón de ‘Agregar partes’, el sistema mostrara una ventana emergente con el listado de sujetos procesales incluidos en el proceso, puede relacionar mínimo 1 o todas, según vea pertinente y luego clic al botón azul para confirmar. Y finalmente el botón azul de ‘Agregar documentos’ permitirá la apertura de una ventana emergente del expediente digital, en donde deberá seleccionar los documentos que van a estar incluidos en el trámite de la Solicitud de Apoyo, seleccione los documentos que crea necesarios que se van a ir como adjuntos y confirme:
Tenga en cuenta que la relación de documentos no es obligatoria, si no complementaria. Si decide enviar solo el documento de Solicitud de Apoyo, asegúrese que este contenga todos los insumos, requerimientos y detalle para la gestión en el despacho destino.
Finalmente, tendrá de manera opcional podrá dejar una observación como complemento y trazabilidad, esta no es obligatoria, ni entorpece o afecta el procedimiento. Y una vez estén todos los campos relacionados, se habilitará el botón naranja ‘Radicar’, para firma y envío de la solicitud de apoyo:
Se habilitará la ventana para firma, seleccione la opción GSE, relacione usuario y contraseña y luego ‘Confirmar’:
Paso 3. Comprobación de envío y trazabilidad de actuaciones
Una vez se incorpore el documento de Solicitud de Apoyo, el sistema habilitara una carpeta de trabajo denominada ‘S.A. en tramite’, la cual permitira tener seguimiento a la solicitud enviada, asi como tambien dara opciones para envíos de comunicación adicional, segun si el despacho que recibe la solicitud requiere mas información.
Para las actuaciones, el sistema lanzara una primera actuación relacionando el tipo de documento que se incorpora y posteriormente cuando se procese el envío, lanzara una segunda actuación de confirmación de envío con exito que relacionara el numero de radicado de la solicitud de apoyo que llega al destino.
Se podra consultar un acceso directo al expediente de la solicitud de apoyo desde el icono de procesos relacionados. Con lo cual podra llevar seguimiento del tramite y de las piezas y actuaciones que genere el despacho destino:
Paso 4. Recepción e integración de comunicación final y culminación de tramite de solicitud de apoyo
Cuando el despacho destino gestione la solicitud de apoyo, enviara una respuesta final que habilitara una carpeta de trabajo en el proceso denominada ‘Comunicación final de la solicitud de apoyo’. Desde aquí deberá dirigirse al menú de la tarjeta en los 3 puntos de costados derecho y dar clic a la opción de ‘Peticiones intermedias’, desde la cual se abrirá una ventana mostrando la comunicación enviada para ser revisada y posteriormente integrada al expediente:
En el registro de comunicación final, proceda a dar clic en el icono de lápiz, ubicado a la derecha, para aperturar las opciones de gestión de la petición. Luego de clic a la opción de la parte inferior derecha que dice ‘Agregar piezas’, para ver el contenido de la comunicación enviada por el despacho destino:
Si toda la información es correcta. Proceda a devolverse al panel en donde tiene la tarjeta y desde la ventana de peticiones, de clic al botón naranja ‘Incorporar Petición’, para integrar la información al expediente digital.
Estando la información incorporada y visible en el expediente, podrá terminar el flujo de solicitud de apoyo, dando clic a los 3 puntos de la carpeta de trabajo ’S.A. en tramite’ con la opción ’ Finalizar solicitud de apoyo’:
Esta acción generar que la carpeta de trabajo se cierre y dejara una actuación de Solicitud de apoyo cumplida, para trazabilidad.
Si requiere generar una adición o nuevo requerimiento a una solicitud de apoyo ya cumplida. Podrá reactivar la Solicitud en el destino acudiendo al modelo de comunicación parcial desde el emisor de documentos, dirigiendo esta adición a la solicitud finalizada:
O podrá realizar una nueva solicitud de apoyo para envío al destino, siguiendo los mismos pasos de este manual, desde el inicio.
Desde aquí podrá continuar con el flujo de envío de informe a Magistratura si asi corresponde.
Recepción de solicitud de apoyo:
En esta situación será su despacho el que reciba y tramite una solicitud de apoyo enviada desde Bogotá u otras territoriales.
Paso 1. Validación de documentos
Desde la ubicación de despacho, en el panel de tareas, podrá filtrar a través de la etiqueta dispuesta por el fiscal la carpeta de trabajo ‘S.A. recibida’. Esta carpeta es la tarea y referencia establecida para recepción de solicitudes de apoyo. Desde aquí tendrá opciones para enviar respuestas parciales o finales. Una vez se ubica la solicitud, deberá ingresar al expediente digital para revisar las piezas procesales y los requerimientos del despacho.
Es muy importante que mantenga esta carpeta de trabajo disponible en el flujo, hasta que termine el trámite y de cumplimiento a la Solicitud de Apoyo, puesto que es la tarea que permitir enviar la respuesta al despacho solicitante.
Paso 2. Tramite de solicitud (gestión de OPJ y generación de informe)
Una vez se haya validado el trámite solicitado, el fiscal tendrá posibilidad de generar una Orden a Policía Judicial o un informe, según corresponda. Para la generación de la OPJ, tendrá la posibilidad de acceder al emisor de documentos desde la carpeta de trabajo ‘Análisis fiscal’ y aquí debe seguir los pasos contemplados en el manual 4.FISCAL DE APOYO BOGOTÁ – GESTIÓN DE OPJ ó 7.FISCAL DE APOYO TERRITORIAL -GESTIÓN DE OPJ, según le competa:
Tenga presente que los flujos de aprobación siguen estando dentro de los requerimientos para gestión de OPJ’s, sin importar si esta está respondiendo a una solicitud de apoyo.
Una vez se ha tramitado la OPJ, bien sea por los investigadores de la territorial o algún grupo de Bogotá. El flujo con la carpeta de trabajo ‘Informes recibidos’, le permitirá gestionar el informe que deba presentar al despacho solicitante. Para ello abra el emisor y ubique el modelo de ‘informe final’ o ‘informe parcial’, según sea:
Aquí siga el flujo de aprobación normal, dejando el documento diligenciado en el emisor, luego cerrando y enviando para visto bueno. Una vez regrese el informe aprobado y con visto bueno, podrá desde la carpeta de trabajo ‘S.A. recibida’, en los 3 puntos, seleccionar la opción de respuesta por parcial o por final:
Aquí se aperturara el emisor de documentos, precargando el modelo correspondiente, según si selecciono parcial o final.
Proceda a diligenciar el oficio de comunicación, con la información que presentara. Luego seleccione en la parte derecha la opción de ‘Radicación’, que dará una visual de dos opciones. Primero, ‘Seleccionar proceso’, ahí seleccione el proceso de origen que sale allí como única opción y segundo, ‘Agregar documentos’, en donde tendrá disponible la apertura del expediente digital para que seleccione los documentos que va a enviar como respuesta:
Una vez relacionados los documentos, de clic al botón naranja ’Radicar’, para hacer envío de la respuesta parcial o final de la Solicitud de Apoyo.
Se habilitará la ventana para firma, seleccione la opción GSE, relacione usuario y contraseña y luego ‘Confirmar’:
Una vez se procese el envío, el sistema dejara las actuaciones de gestión correspondientes, primero la actuación de incorporación del informe y segundo la actuación de envío con éxito. Tal como sucede como cuando su despacho es quien envía la Solicitud de Apoyo.
Tener presente que, si la contestación fue parcial, la tarjeta de proceso permanecerá activa en el panel, bajo la misma carpeta de trabajo ‘S.A. recibida’ para dar lugar al envío de la contestación final posteriormente. Pero si la contestación fue final, la tarjeta de proceso se archivará automáticamente, dando por cumplido el trámite.
En caso de que el despacho de origen deba reactivar la Solicitud de Apoyo para generar una adición o requerimiento del trámite, esta quedara disponible en la carpeta de trabajo de ‘Comunicación Parcial’, desde donde podra activar el flujo de inicio para tramite.
Y así finaliza el flujo y procedimiento de envío y recepción de una Solicitud de Apoyo.