En este manual encontrará el procedimiento de la Secretaria de Apoyo cuando se debe devolver un proceso o comisión recibida por la Magistratura por inconsistencias en la información o tramite.
Paso 1. Validación
Desde la ubicación de Secretaria de Apoyo, en el panel de tareas encontrará una etiqueta que dice “01. Nueva Asignación”. Al seleccionarla, el sistema mostrará todas las comisiones nuevas, la carpeta de trabajo en la que se reciben esas nuevas comisiones allegadas desde la Magistratura es ‘Análisis preliminar’:
Una vez ubicada la comisión a validar, deberá ingresar al expediente, para esto de clic en la opción expediente en la parte intermedia de la tarjeta de proceso:
Una vez el expediente haya abierto, valide los documentos:
Paso 2. Emisión de oficio de devolución
Si identifica que no están todos los documentos, no corresponden o hay alguna novedad o inconsistencia con la información, proceda a realizar el oficio de devolución a la magistratura. Para esto, ubique nuevamente la tarjeta de la comisión y seleccione los tres puntos de acción (diagonales a la tarea) y seleccione la opción ‘Devolución a la magistratura’:
Se habilitará el editor de texto, seleccione el modelo correspondiente para devolución, diligéncielo y proceda a firmar y devolver.
Se habilitara la ventana para firma, seleccione la opción GSE y relacione usuario y contraseña:
Una vez firmado el documento, el sistema generará el envío del oficio de devolución hacia el proceso de Magistratura y aquí se habrá hecho efectiva la devolución, dejando actuación de ‘Envío con éxito a la Magistratura’.
Paso 3. Archivo de proceso
Ubíquese en la tarjeta de proceso en los 3 puntos diagonales de la carpeta de trabajo y de clic a la opción ‘Archivar’.
Se apertura el módulo de actuaciones en una ventana emergente ya con la actuación predeterminada. Para tipo de plazo relacione ‘sin plazo’, para complemento de la actuación indique la razón de devolución y finalice con ‘Guardar’:
El proceso quedara en estado de archivado, en la carpeta de trabajo ‘UIA-Terminados’. Y así finaliza el flujo de Devolución de comisión a la Magistratura.