¿Cómo realizar la comunicación entre el proceso de origen y la solicitud o viceversa a través de la emisión de documentos?

Actualmente, debido a las limitaciones de configuración del sistema, el flujo de envío y cumplimiento de solicitudes no ejecuta algunos aspectos. En atención a eso, esta demanda tiene el objetivo de proporcionar un flujo más simple que cumpla con las necesidades acerca de las estadísticas y el intercambio de información entre los fiscales involucrados, sin la necesidad de devolver la solicitud al fiscal solicitante, así como mantener un vínculo entre la solicitud y la comisión, pero sin perjuicio del cumplimiento de la solicitud y las estadísticas.

Para responder a la necesidad de hacer más fluido el flujo de envío y cumplimiento de las solicitudes de apoyo se desarrolló esta solución, la cual tiene la finalidad de proporcionar una nueva funcionalidad para la gestión de las solicitudes. De este modo, será posible enviar las solicitudes de apoyo de un fiscal a otro e intercambiar información entre la comisión y la solicitud de manera sencilla y centralizada.

Con la solución propuesta, la solicitud de apoyo se vuelve un proceso independiente, pero vinculado a la comisión, por lo que podrá gestionarse como un proceso normal igual a la comisión, teniendo los datos del fiscal responsable vinculados a la solicitud.

Frente a eso, acompañe en este artículo cómo realizar la comunicación entre el proceso de origen y el pedido o viceversa a través de la emisión de documentos.

1. Comunicación entre procesos (proceso de origen y solicitud): 

1.1 Para la comunicación entre el proceso de origen y la solicitud o viceversa, usted debe emitir un documento de comunicación. 

Al emitir el documento, informe el número del proceso que recibirá el documento. Adicionalmente, usted puede insertar anexos que serán enviados como una petición intermedia pendiente de incorporación. Una vez emitido el documento, el proceso que lo haya recibido se copiará para una nueva fila, la cual indicará que se recibió un documento de comunicación.

Ejemplo: un proceso de origen creó dos solicitudes, A y B, y precisará complementar el envío de documentos para la solicitud B. Para complementar el documento, el usuario del proceso original debe emitir el documento de comunicación, seleccionar en la pestaña “Solicitud” el número del proceso de la solicitud B, incluir los anexos y emitir el documento. Finalizada la emisión, la solicitud B se copiará para una nueva fila que indicará al fiscal que se realizó una comunicación por el proceso de origen.

Al crearse una solicitud o enviarse un documento de comunicación al proceso o solicitud de origen, se enviarán alertas por correo electrónico a los fiscales. De esta forma, se les notificará cuando haya cualquier acción o alteración en el curso del proceso.

1.2 Haga clic en “Emitir documento” en el proceso para emitir una comunicación de documento de la solicitud.

1.3 Seleccione la plantilla de comunicación de la solicitud y haga clic en la pestaña de solicitud.

1.4 En la pestaña “Solicitud”, ingrese el número del proceso de la solicitud que desea comunicar a través del documento que se está emitiendo.

1.5 Adjunte los documentos necesarios y enseguida haga clic en “Enviar comunicación”, el sistema firmará el documento que se enviará como una petición intermedia pendiente de incorporación.

 

2. Responder a una solicitud:

Usted podrá enviar una respuesta con la conclusión de la solicitud a través de la emisión de un documento. De esta forma, al concluir la solicitud, se deberá emitir el documento de respuesta e incluir los anexos que se enviarán como petición intermedia y que permanecerán pendientes de incorporación al proceso de origen. Una vez emitida la respuesta, la solicitud se archivará y el proceso de origen se copiará para una nueva fila e informará que hubo la devolución de la conclusión de la solicitud.

Escenarios para la presentación de un pedido de apoyo a la UIA

• Envío de una solicitud de apoyo a un fiscal territorial

En el caso de una solicitud de apoyo a un fiscal territorial, cuando sea necesario enviar la solicitud al Secretariado de Apoyo de la UIA, el fiscal responsable de la comisión debe seleccionar la competencia relacionada con el territorial que necesite enviar la solicitud. Al enviar la solicitud con esta competencia, el sistema distribuirá (atribuirá) la solicitud al fiscal territorial correspondiente.

Ejemplo: un fiscal emitió una solicitud de comisión a A e informó en la pestaña “Solicitud” de la competencia territorial Bucaramanga el tipo solicitud de apoyo y el asunto desaparecimiento. También seleccionó la persona que aparece como Pepito Pérez y adjuntó 5 documentos del expediente digital de la comisión. Al hacer clic en enviar pedido, el sistema crea un nuevo proceso con la clase “Pedido de apoyo”, hace una reparación automática y el pedido llega directamente al panel del fiscal de Bucaramanga.

• Envío de una solicitud de apoyo a un Fiscal en Bogotá

En el caso de una solicitud de apoyo a un Fiscal de Bogotá, en que sea necesario enviar la solicitud al Secretariado de Apoyo de la UIA, el fiscal responsable de la comisión seleccionará la competencia relativa a Bogotá. Al enviar el pedido con esta competencia, el sistema encaminará la solicitud para el panel del Secretariado de Apoyo. La solicitud se colocará en una fila de espera, a partir de la cual se distribuirá para la Secretaría de Apoyo a un fiscal en Bogotá.

Ejemplo: un fiscal emite una solicitud a la comisión B e indica en la pestaña “Solicitud” la competencia “Bogotá”, la clase “Solicitud de apoyo” y el asunto “Desaparecimiento”. Adicionalmente, selecciona el compareciente Pepito Pérez y adjunta 5 documentos de la carpeta digital de la comisión. Al clicar en la solicitud, el sistema crea un nuevo proceso con la clase “Solicitud de apoyo” y es direccionado a una fila en el panel de la Secretaría de Apoyo, en el cual la secretaria realizará la distribución para el fiscal responsable de Bogotá.

 

¡Listo! Usted ha visto en este artículo cómo realizar la comunicación entre el proceso de origen y la solicitud o viceversa a través de la emisión de documentos, así como responder una solicitud de apoyo a la UIA.