Emisión de múltiples documentos

Actualmente, debido a las limitaciones de configuración del sistema, el flujo de envío y cumplimiento de solicitudes no ejecuta algunos aspectos. En atención a eso, esta demanda tiene el objetivo de proporcionar un flujo más simple que cumpla con las necesidades acerca de las estadísticas y el intercambio de información entre los fiscales involucrados, sin la necesidad de devolver la solicitud al fiscal solicitante, así como mantener un vínculo entre la solicitud y la comisión, pero sin perjuicio del cumplimiento de la solicitud y las estadísticas.

Para responder a la necesidad de hacer más fluido el flujo de envío y cumplimiento de las solicitudes de apoyo se desarrolló esta solución, la cual tiene la finalidad de proporcionar una nueva funcionalidad para la gestión de las solicitudes. De este modo, será posible enviar las solicitudes de apoyo de un fiscal a otro e intercambiar información entre la comisión y la solicitud de manera sencilla y centralizada.

Con la solución propuesta, la solicitud de apoyo se vuelve un proceso independiente, pero vinculado a la comisión, por lo que podrá gestionarse como un proceso normal igual a la comisión, teniendo los datos del fiscal responsable vinculados a la solicitud.

En atención a eso, acompañe en este artículo la dependencia del origen del proceso y de la solicitud en la pantalla de procesos relacionados de ambos los procesos.

1. Procesos relacionados:

El proceso de origen se presentará como un proceso relacionado a la solicitud y la solicitud tendrá el proceso de origen como un proceso relacionado. Haga clic en el icono de los procesos relacionados y verifique la lista de procesos relacionados de solicitudes: Procesos relacionados - Acceso desde el origen.

Ejemplo: El fiscal del proceso 0009999-02.2022.0.00.0002 creó la solicitud de soporte 0001111-02.2022.0.00.000. Tras la creación, la relación entre los procesos se muestra en los procesos relacionados de ambos procesos:

• Proceso 0009999-02.2022.0.00.0001 >> Procesos relacionados:
  • Solicitud de apoyo- 0001111-02.2022.0.00.0001 (Solicitud)
• Proceso 0001111-02.2022.0.00.0001 >> Procesos relacionados:
  • Proceso 0009999-02.2022.0.00.0001 (Origen).

Usted ha visto en este artículo cómo visualizar la dependencia del origen del proceso y de la solicitud en la pantalla de procesos relacionados de ambos procesos.

Actualmente, debido a las limitaciones de configuración del sistema, el flujo de envío y cumplimiento de solicitudes no ejecuta algunos aspectos. En atención a eso, esta demanda tiene el objetivo de proporcionar un flujo más simple que cumpla con las necesidades acerca de las estadísticas y el intercambio de información entre los fiscales involucrados, sin la necesidad de devolver la solicitud al fiscal solicitante, así como mantener un vínculo entre la solicitud y la comisión, pero sin perjuicio del cumplimiento de la solicitud y las estadísticas.

Para responder a la necesidad de hacer más fluido el flujo de envío y cumplimiento de las solicitudes de apoyo se desarrolló esta solución, la cual tiene la finalidad de proporcionar una nueva funcionalidad para la gestión de las solicitudes. De este modo, será posible enviar las solicitudes de apoyo de un fiscal a otro e intercambiar información entre la comisión y la solicitud de manera sencilla y centralizada.

Con la solución propuesta, la solicitud de apoyo se vuelve un proceso independiente, pero vinculado a la comisión, por lo que podrá gestionarse como un proceso normal igual a la comisión, teniendo los datos del fiscal responsable vinculados a la solicitud.

Frente a eso, acompañe en este artículo cómo realizar la comunicación entre el proceso de origen y el pedido o viceversa a través de la emisión de documentos.

1. Comunicación entre procesos (proceso de origen y solicitud): 

1.1 Para la comunicación entre el proceso de origen y la solicitud o viceversa, usted debe emitir un documento de comunicación. 

Al emitir el documento, informe el número del proceso que recibirá el documento. Adicionalmente, usted puede insertar anexos que serán enviados como una petición intermedia pendiente de incorporación. Una vez emitido el documento, el proceso que lo haya recibido se copiará para una nueva fila, la cual indicará que se recibió un documento de comunicación.

Ejemplo: un proceso de origen creó dos solicitudes, A y B, y precisará complementar el envío de documentos para la solicitud B. Para complementar el documento, el usuario del proceso original debe emitir el documento de comunicación, seleccionar en la pestaña “Solicitud” el número del proceso de la solicitud B, incluir los anexos y emitir el documento. Finalizada la emisión, la solicitud B se copiará para una nueva fila que indicará al fiscal que se realizó una comunicación por el proceso de origen.

Al crearse una solicitud o enviarse un documento de comunicación al proceso o solicitud de origen, se enviarán alertas por correo electrónico a los fiscales. De esta forma, se les notificará cuando haya cualquier acción o alteración en el curso del proceso.

1.2 Haga clic en “Emitir documento” en el proceso para emitir una comunicación de documento de la solicitud.

1.3 Seleccione la plantilla de comunicación de la solicitud y haga clic en la pestaña de solicitud.

1.4 En la pestaña “Solicitud”, ingrese el número del proceso de la solicitud que desea comunicar a través del documento que se está emitiendo.

1.5 Adjunte los documentos necesarios y enseguida haga clic en “Enviar comunicación”, el sistema firmará el documento que se enviará como una petición intermedia pendiente de incorporación.

2. Responder a una solicitud:

Usted podrá enviar una respuesta con la conclusión de la solicitud a través de la emisión de un documento. De esta forma, al concluir la solicitud, se deberá emitir el documento de respuesta e incluir los anexos que se enviarán como petición intermedia y que permanecerán pendientes de incorporación al proceso de origen. Una vez emitida la respuesta, la solicitud se archivará y el proceso de origen se copiará para una nueva fila e informará que hubo la devolución de la conclusión de la solicitud.

Escenarios para la presentación de un pedido de apoyo a la UIA

• Envío de una solicitud de apoyo a un fiscal territorial

En el caso de una solicitud de apoyo a un fiscal territorial, cuando sea necesario enviar la solicitud al Secretariado de Apoyo de la UIA, el fiscal responsable de la comisión debe seleccionar la competencia relacionada con el territorial que necesite enviar la solicitud. Al enviar la solicitud con esta competencia, el sistema distribuirá (atribuirá) la solicitud al fiscal territorial correspondiente.

Ejemplo: un fiscal emitió una solicitud de comisión a A e informó en la pestaña “Solicitud” de la competencia territorial Bucaramanga el tipo solicitud de apoyo y el asunto desaparecimiento. También seleccionó la persona que aparece como Pepito Pérez y adjuntó 5 documentos del expediente digital de la comisión. Al hacer clic en enviar pedido, el sistema crea un nuevo proceso con la clase “Pedido de apoyo”, hace una reparación automática y el pedido llega directamente al panel del fiscal de Bucaramanga.

• Envío de una solicitud de apoyo a un Fiscal en Bogotá

En el caso de una solicitud de apoyo a un Fiscal de Bogotá, en que sea necesario enviar la solicitud al Secretariado de Apoyo de la UIA, el fiscal responsable de la comisión seleccionará la competencia relativa a Bogotá. Al enviar el pedido con esta competencia, el sistema encaminará la solicitud para el panel del Secretariado de Apoyo. La solicitud se colocará en una fila de espera, a partir de la cual se distribuirá para la Secretaría de Apoyo a un fiscal en Bogotá.

Ejemplo: un fiscal emite una solicitud a la comisión B e indica en la pestaña “Solicitud” la competencia “Bogotá”, la clase “Solicitud de apoyo” y el asunto “Desaparecimiento”. Adicionalmente, selecciona el compareciente Pepito Pérez y adjunta 5 documentos de la carpeta digital de la comisión. Al clicar en la solicitud, el sistema crea un nuevo proceso con la clase “Solicitud de apoyo” y es direccionado a una fila en el panel de la Secretaría de Apoyo, en el cual la secretaria realizará la distribución para el fiscal responsable de Bogotá.

¡Listo! Usted ha visto en este artículo cómo realizar la comunicación entre el proceso de origen y la solicitud o viceversa a través de la emisión de documentos, así como responder una solicitud de apoyo a la UIA.

Actualmente, debido a las limitaciones de configuración del sistema, el flujo de envío y cumplimiento de solicitudes no ejecuta algunos aspectos. En atención a eso, esta demanda tiene el objetivo de proporcionar un flujo más simple que cumpla con las necesidades acerca de las estadísticas y el intercambio de información entre los fiscales involucrados, sin la necesidad de devolver la solicitud al fiscal solicitante, así como mantener un vínculo entre la solicitud y la comisión, pero sin perjuicio del cumplimiento de la solicitud y las estadísticas.

Para responder a la necesidad de hacer más fluido el flujo de envío y cumplimiento de las solicitudes de apoyo se desarrolló esta solución, la cual tiene la finalidad de proporcionar una nueva funcionalidad para la gestión de las solicitudes. De este modo, será posible enviar las solicitudes de apoyo de un fiscal a otro e intercambiar información entre la comisión y la solicitud de manera sencilla y centralizada.

Con la solución propuesta, la solicitud de apoyo se vuelve un proceso independiente, pero vinculado a la comisión, por lo que podrá gestionarse como un proceso normal igual a la comisión, teniendo los datos del fiscal responsable vinculados a la solicitud.

En este artículo se impartirán informaciones sobre cómo crear una solicitud de apoyo a la UIA durante la emisión de un documento por el Editor de Documentos, así como realizar el envío directamente a la fiscalía o secretaría. 

Acompañe los pasos en el sistema.

1. Crear una solicitud de apoyo al emitir un nuevo documento:

1.1 Para crear una solicitud de apoyo, acceda al editor de documentos en LEGALi, seleccione una plantilla de documento con la categoría configurada para la integración de aplicaciones y haga clic en la pestaña de la Solicitud.

1.2 Seleccione los datos relativos a la competencia, la clase y el asunto para envío de la petición. También será posible seleccionar los anexos y las partes en el proceso.

2. Envío de un pedido de apoyo a un despacho:

2.1 Haga clic en enviar solicitud, enseguida el documento recibe la firma, la solicitud es remitida al destino y un nuevo proceso se generará en el destino.

2.2. La solicitud se enviará directamente a un despacho cuando el usuario seleccione, durante la creación de la solicitud, una competencia con la distribución automática activada.

2.3. Caso la distribución automática esté activada, el sistema realizará una distribución de tipo prevención por despacho, considerando el complejo, órgano, despacho, competencia, clase y asunto de la solicitud.

2.4 Las reglas y validación para la distribución son las mismas de la distribución manual, con la diferencia de que el sistema realizará la distribución de forma automática al guardar y enviar una solicitud, sin la necesidad de enviarla a la secretaría.

3. Envío de solicitudes a la secretaría de apoyo (ubicación de distribución):

3.1. Se enviará una solicitud a la secretaría cuando el usuario seleccione cualquier competencia y clase configurada con la distribución automática durante la emisión del documento de solicitud.

3.2. Si la distribución automática está activada para la competencia y clase seleccionada, el sistema debe enviar la solicitud a una fila de espera configurada.

¡Listo! Usted ha visto cómo crear una solicitud de apoyo a la UIA durante la emisión de un documento por el Editor de Documentos, así como realizar el envío directamente a la fiscalía o secretaría.