¿Cómo dejo un documento sin efecto en LEGALi?

Al incorporar un documento al proceso, este no puede eliminarse del Expediente Digital. Sin embargo, es posible utilizar la funcionalidad Dejar documento sin efecto, que permite emitir un certificado anulando la validez del documento deseo y sustituyéndolo por el certificado; sin embargo, manteniéndolo en el expediente del proceso para consulta de los usuarios del tribunal, en caso de que sea necesario – el documento sin efecto no queda a disposición para el público externo, como, por ejemplo, para los abogados. Páginas sin efecto se indican en la regla, en la parte superior de la página y en la propia página anulada. 

Para garantizar que solo usuarios autorizados puedan ejecutarla, esta funcionalidad tiene su uso restringido, fortaleciendo la seguridad, la trazabilidad y el control en la gestión documental. De esta manera, solo los usuarios autorizados mediante el permiso de seguridad habilitado en su perfil y el usuario que firmó o incorporó el documento en el expediente digital pueden dejar el documento sin efecto en el expediente.

Paso 1. Con el Expediente Digital abierto, posicione el cursor sobre el documento incorporado que debe anular. Al hacer esto, será posible visualizar la opción "Dejar documento sin efecto", haga clic en ella.

Paso 2. Al intentar dejar un documento sin efecto, si su usuario no tiene el permiso de seguridad habilitado en su perfil o si no has incorporado o firmado el documento, el sistema bloqueará la acción (1) y el botón "Confirmar" no se activará (2).

Paso 3. Si su usuario tiene el permiso de seguridad habilitado en su perfil o si no has incorporado o firmado el documento, en la ventana Dejar documento sin efecto, inserte la "Justificación" (1) de la anulación del documento, esta se incluirá en el certificado que se generará para reemplazar el documento que se dejará sin efecto, A continuación, seleccione un certificado digital (2) y haga clic en el botón "Confirmar" (3).

Paso 3. Un documento sin efecto se identificará con una  roja en el árbol cronológico (1), en la regla (2) y en el documento original del proceso será sustituido por un certificado de documento anulado (3).

Paso 4. Al intentar dejar un documento sin efecto de manera masiva, la validación se ejecutará en cada documento individualmente:

• La validación de permisos es realizada únicamente sobre el documento principal;
• Los anexos deberán seguir el comportamiento actual de dependencia respecto al documento padre;
• Si la selección contiene documentos en los que su usuario está de acuerdo con las reglas de permisos para la acción, el flujo continuará con normalidad (1);
• Si la selección contiene documentos sobre los cuales el usuario no tiene autorización, estos documentos serán eliminados de la operación y el sistema mostrará un mensaje de alerta (2).

Cuando se autoriza y ejecuta la operación para dejar documento sin efecto, el sistema seguirá el flujo normal, con la generación del certificado de documento sin efecto, la sustitución del documento en el expediente digital y la conservación de actuaciones y trazabilidad existentes.

¡Listo! Es muy fácil, ¿verdad? Los documentos se dejan sin efecto cuando hay incorporación de documentos de forma equivocada en un proceso o hasta en un documento que todavía no estaba listo para incorporación.