Registrar y Editar Modelos

Los campos de texto son recursos funcionales que garantizan el correcto diligenciamiento de los datos del proceso de forma automática al momento de elaborar un documento. Para que esta funcionalidad esté disponible en el editor, es necesario insertar en los modelos de documentos los campos de información que se desea.

En este artículo, vamos a ver cómo insertar campos de texto en los modelos de documento:

1. Para abrir el panel de registro y edición de modelos, haga clic en el menú (1) de la esquina superior izquierda de la pantalla y después en la opción Registrar y editar modelos (2).

2. Con el panel abierto, haga clic en el botón Modelos, ubicado en la esquina superior derecha de la pantalla.

3. Se abrirá una ventana en la que se puede empezar el registro de un nuevo modelo (1) o seleccionar, de entre las opciones disponibles, uno ya registrado (2).

4. Para insertar campos de texto en el documento, haga clic en el botón Insertar, ubicado en la barra de menú del editor y a continuación seleccione la opción Campos de texto. La ventana Campos de texto se abre en la cual se puede consultar y seleccionar todos los campos disponibles para uso.

5. La descripción de los campos de texto es literal, así para encontrar más fácilmente un determinado campo, basta digitar en la búsqueda la descripción exacta de lo que le gustaría insertar en el documento. Por ejemplo, si desea incluir el nombre del magistrado, busque el término “Magistrado” o “Nombre” y se presentarán todas las opciones disponibles.

6. Una vez que se encuentre el campo deseado, basta hacer clic sobre él para insértalo al modelo. No olvide posicionar el cursor del ratón donde debe insertarse el campo.

7. Si quiere cambiar la posición en la que se ha insertado el campo, arrástrelo con el ratón desde el punto en el que se encuentra hasta en punto en el que se debe reubicar.

8. Para borrar un campo ya insertado en el modelo, haga clic sobre el y utilice la tela Backspace de su teclado.

9. Los campos de texto insertados en el documento se presentan entre corchetes y se destacan en otro color. De esa forma se visualizan tanto en la pantalla de registro de modelos, como en la elaboración de documentos.

10. La ventana es flotante, es decir, dentro de los límites del editor, se puede mover y reposicionar en el lugar que sea más conveniente.

11. Para cerrar la ventana Campos de texto, haga clic en el ícono de cerrar , ubicado en su esquina superior derecha.

Los campos de texto son un recurso práctico que facilitan el diligenciamiento de la información en el momento de la elaboración de un documento que debe ser creado. Esta funcionalidad tiene por objetivo garantizar el diligenciamiento correcto de datos importantes del proceso. Algunos de estos campos se diligencian de manera automática, como el número del proceso, por ejemplo; otros, sin embargo, necesitan que los datos sean seleccionados, como el nombre de las partes involucradas.

En el registro de modelos, al generar un nuevo documento modelo, se encuentran disponibles los campos de texto que el usuario puede seleccionar de acuerdo con la necesidad, de manera que, al elaborar o emitir un documento, la información de estos campos seleccionados sea diligenciada automáticamente por el sistema.

A continuación, en este material, usted verá cómo localizar un campo de texto que desea insertar en una plantilla de documento:

Cuando hay un modelo ya registrado, pero por alguna razón la información que está incorporada en él ya no se ajusta a sus necesidades, el sistema permite que este modelo sea editado, evitando el trabajo de preparar uno nuevo con características similares al modelo existente. Vea cómo puede aprovechar esta funcionalidad:

1. Para editar modelos de documentos, acceda al menú lateral oculto en el ícono  y haga clic en la opción Registrar y editar modelos.

2. Con el editor abierto, en la parte lateral de la pantalla se encuentra el botón Modelos , haga clic para traer la lista de todos los modelos guardados en el sistema.

3. Con la ventana abierta, es posible ubicar los modelos ya registrados de dos maneras distintas.

La primera es utilizando el campo Buscar archivos. Informe el nombre o parte del nombre del modelo y el sistema buscará todos los modelos con la misma descripción insertada. Como ejemplo, vamos a informar el término "oficio".

4. La segunda manera es haciendo clic en el icono del embudo para filtrar por las categorías de documento. Al hacer clic en el filtro, el sistema trae la lista de todas las categorías registradas en el sistema y basta seleccionar una para que se presenten todos los modelos registrados en la categoría seleccionada.

5. Como ejemplo, vamos a seleccionar un modelo de oficio. Al realizar una búsqueda de cualquiera de las dos formas presentadas arriba, el sistema encontrará todos los modelos de oficio ya elaborados, ubique y seleccione el modelo deseado para que se muestre en el editor.

6. Realice todos los cambios necesarios en el contenido, en su nombre (1), eliminando o insertando nuevos campos de texto o pie de página (2), en el estilo (3) y en las propriedades del documento (4).

El sistema permite crear y editar modelos de documentos según sus necesidades. Además, todas las modificaciones realizadas se mantienen en el historial de versiones, que puede ser restaurado en cualquier momento. Sin embargo, cuando un modelo ya no es necesario, puede eliminarse de la colección y ya no estará disponible para su uso. A continuación, se explica cómo eliminar un modelo de documento:

1. Acceda al menú lateral oculto con el ícono  y haga clic en el botón Registrar y editar modelos.

2. Para eliminar un modelo, ubique el que desea eliminar. Para esto, haga clic en Modelos (1) y utilice el campo de búsqueda (2) o filtre por la categoría del documento (3) para elegir un modelo.

Con el fin de brindar independencia a los órganos judiciales de SEJUD y UIA el sistema se modificó. Ahora las ubicaciones pueden registrar y editar cambios de usuarios locales a partir de su Panel de Tareas. Así, los usuarios de la Magistratura, SEJUD y UIA ya no necesitan del Portal de Administración para realizar tales operaciones. En atención a esto, se creó un enlace que lleva a la pantalla de administración del sistema. Allí el usuario puede gerenciar actividades en el sistema y crear, alterar, eliminar o cancelar accesos de usuarios.

Uno de los beneficios que conlleva esta novedad es la posibilidad de suspender y deshacer la suspensión de acceso de un usuario al sistema.

En este artículo se va a enseñar cómo deshacer la suspensión de acceso de un usuario previamente suspendido en el sistema. Esto incluye a los usuarios que hayan regresado a su actividad laboral antes del tiempo estimado y los que se haya suspendido erróneamente. Siga los pasos que se indican a continuación para entrar en el procedimiento.

1. En el Panel de Tareas, acceda a la pantalla Mi Cuenta.

2. Al acceder a la pantalla Mi cuenta, el sistema despliega para el usuario ubicado en Magistratura, SEJUD y UIA efectivamente autorizado a ejecutar esta operación. Haga clic en el botón Registro de Usuarios.

3. En la opción Registro de Usuarios, se presentará una nueva pantalla con el listado de usuarios de la ubicación o del complejo judicial. En el campo de búsqueda, busque el usuario para el cual se va a deshacer la suspensión.

4. Haga clic en el icono de lápiz del usuario deseado.

5. La pantalla de registro de usuarios se presentará dividida. En el encabezado de la pantalla principal constará el nombre del usuario seleccionado. Esta pantalla se divide en tres grupos, para abrirlos basta con hacer clic en el ícono a la derecha de cada agrupamiento. Para deshacer la suspensión de acceso de un usuario, haga clic en la primera agrupación Datos del usuario.

6. En el último apartado de la agrupación Datos del usuario se encuentra la parte de suspensión, con el título Suspensión temporal de usuario y sus campos de fechas y motivo. Borre los datos de los campos Fecha de inicio de la suspensión temporal (1), Fecha de finalización de la suspensión temporal (2) y Motivo/Justificación de la suspensión temporal (3) y pulse Guardar (4).

7. Aparecerá una ventana de confirmación que informa que el usuario se activará. Haga clic en Confirmar.

8. El sistema desplegará un informe de confirmación que comunica que el usuario se actualizó exitosamente.

¿Ha visto lo fácil que es? Usted aprendió cómo deshacer la suspensión de acceso de un usuario en el sistema LEGALi.

Con el fin de brindar independencia a los órganos judiciales de SEJUD y UIA el sistema se modificó. Ahora las ubicaciones pueden registrar y editar cambios de usuarios locales a partir de su Panel de Tareas. Así, los usuarios de la Magistratura, SEJUD y UIA ya no necesitan del Portal de Administración para realizar tales operaciones. En atención a esto, se creó un enlace que lleva a la pantalla de administración del sistema. Allí el usuario puede gerenciar actividades en el sistema y crear, alterar, eliminar o cancelar accesos de usuarios.

Este artículo va a enseñar cómo deshacer la cancelación de acceso de un usuario. Siga el paso a paso.

1. En el Panel de Tareas, acceda a la pantalla Mi cuenta.

2. Al acceder a la pantalla Mi Cuenta, el sistema despliega para el usuario ubicado en Magistratura, SEJUD y UIA efectivamente autorizado a ejecutar esta operación. Haga clic en el botón Registro de Usuarios.

3. En la opción Registro de Usuarios, se presentará una nueva pantalla con el listado de usuarios de la ubicación o del complejo judicial. En el campo de búsqueda, busque el usuario para el cual se va a deshacer la cancelación.

4. Haga clic en el icono de lápiz del usuario deseado.

5. La pantalla de registro de usuarios se presentará dividida. En el encabezado de la pantalla principal constará el nombre del usuario seleccionado. Esta pantalla se divide en tres grupos. Para abrirlos basta con hacer clic en el ícono a la derecha de cada agrupamiento. Para deshacer la cancelación de acceso de un usuario, haga clic en la primera agrupación Datos del usuario.

6. En el último apartado de la agrupación Datos del usuario se encuentra la parte de usuario inactivo, abajo del título Cancelación.

7. Desmarque la casilla del campo Usuario inactivo y pulse Guardar.

8. Aparecerá una ventana de confirmación que informa que el usuario se activará. Haga clic en Confirmar.

9. El sistema desplegará un informe de confirmación que comunica que el usuario se actualizó exitosamente.

¿Ha visto lo fácil que es? Usted aprendió cómo deshacer la cancelación de acceso de un usuario en el sistema LEGALi.

Modelos listos de documentos facilitan y optimizan las actividades rutinarias, ya que el usuario puede usar un modelo ya formateado, conforme a su necesidad. Así, no es necesario crear todo el estilo de un documento siempre que sea necesaria la creación de uno con los mismos estilos o con pequeños cambios. En este material usted verá cómo crear un modelo de documento, cambiar su nombre, insertar campos de textos, encabezado y pie de página. Siga los pasos a continuación:

1. Para la creación de modelos, acceda al menú lateral oculto a través del ícono  en la parte superior izquierda de la pantalla y haga clic en la opción Registrar y editar modelos.

2. Por estándar, el sistema abrirá el editor de textos listo para registrar un nuevo modelo. Sin embargo, si es necesario, para iniciar el registro de un nuevo modelo de documento, haga clic en Modelos , en la esquina superior derecha de la pantalla.

3. Después, haga clic en Nuevo.

Para ocultar el menú de consulta de modelos, haga clic de nuevo en Modelos.

4. En el campo Nuevo modelo, localizado en la parte superior izquierda del editor, haga clic en el lápiz para habilitar la opción de completar y digite el nombre del modelo que desea crear. El nombre informado será la identificación tanto en la gestión de los modelos como en la creación de los documentos.

Después de informar el nombre deseado, haga clic en check para confirmar el cambio.

Si no hay cambios en el nombre, el recibirá el nombre estándar “Nuevo modelo”.

5. Para empezar con la creación del modelo, complete en el documento el contenido que desea crear, como en el ejemplo a continuación:

Observe que el editor dispone de algunos recursos que facilitan la elaboración y la construcción del documento, como, por ejemplo, tipos de párrafos, campos de texto, encabezados y pies de página y otros formatos generales del editor, conozcámoslos:

6. Para hacer referencia a información específica del proceso, como el número del proceso y el nombre de las partes, por ejemplo, el sistema permite realizar la inclusión de campos de texto, recurso que permite completar de forma automática una determinada información en el momento de la creación de un documento. Para incluir esos campos en el documento, haga clic en Insertar y después haga clic en la opción Campos de texto.

7. Para ubicar el campo de texto que quiere insertar en el modelo, digite la descripción del campo en el espacio disponible y el sistema listará todos los términos similares. Después de encontrarlo, basta seleccionarlo para insertar el campo en el texto. Para cerrar la ventana, haga clic en el icono de cerrar .

8. Como es posible observar, los campos tienen características específicas que permiten diferenciarlos del resto del texto: están destacados en otro color y presentados entre corchetes.

9. Asigne campos con toda la información específica del proceso que necesite, como número, clase, nombre y ubicación de las partes, entre otra información. No hay un límite de campos. Además, elija también el estilo necesario, como inclusión de letra negrita, alineamientos de apartados, entre otros, hasta llegar al resultado final deseado.

La gestión de modelos del sistema permite crear y almacenar documentos que podrán utilizarse como base para la creación de la documentación del expediente digital de los procesos registrados en el sistema. Todos los modelos creados pueden consultarse, modificarse o eliminarse, según la necesidad y el permiso del usuario.

Siga a continuación y vea cómo consultar un modelo de documento registrado en el sistema:

1. Acceda al menú lateral oculto con el ícono  y haga clic en el botón Registrar y editar modelos.

2. Con el editor de textos abierto, haga clic en el botón Modelos , ubicado en la esquina superior derecha de la pantalla.

3. Al hacer clic en Modelos, el sistema muestra la lista de todos los modelos registrados en el sistema.

4. Para buscar un modelo específico, puede hacerlo de dos maneras diferentes. En el primero, utilice el campo Buscar archivos digitando un término o palabra clave y el sistema le mostrará todos los modelos que se ajusten a la búsqueda realizada.

5. Además del campo de búsqueda, puede realizar una consulta filtrando un documento a partir de su categoría. Para eso, abra las opciones de categoría haciendo clic en el ícono , seleccione la opción deseada y el sistema le mostrará todos los modelos registrados para la categoría seleccionada.

6. Una vez que haya encontrado el modelo, selecciónelo para abrir el documento en el editor.

Todos los modelos de documentos en la  tienen un historial de versiones que le permite al usuario realizar consultas y hacer uso de versiones previamente creadas del modelo. Para eso, acceda al panel de gestión de modelos y abra el historial de versiones de un modelo ya registrado, vea a continuación y conozca este recurso:

1. Acceda al menú lateral oculto a través del ícono  y haga clic en la opción Registrar y editar modelos.

2. Para abrir un historial de versiones, seleccione primero el modelo cuyo historial desea ver. Para eso, haga clic en Modelos (1) y utilice el campo de búsqueda (2) o filtre el modelo por categoría de documento (3) para elegir una de las opciones disponibles.