Datos del Proceso

Procesos con confidencialidad absoluta tienen información sensible y confidencial. Por esta razón, solamente están visibles para quien esté vinculado a un proceso con esta característica o para quien tenga el permiso configurado para visualizar, consultar y abrir procesos con confidencialidad.

La funcionalidad se utiliza para que la Jurisdicción Especial para la Paz tenga la posibilidad de registrar todos los procesos, los nuevos y los ya existentes desde antes de la implementación del sistema. La ventana de Registro de Procesos se divide en dos: el registro de los datos y el registro de las partes. En este material, vamos a orientarlo a registrar correctamente los datos del proceso, cuyos campos esenciales son de gran importancia para la realización del reparto de procesos hacia las unidades competentes. Vea a continuación:

1. Con el Panel de Tareas abierto haga clic en la opción Nuevo proceso.

2. En la ventana Registro de proceso, los campos Número del proceso (1) y Recepción (2) se completan automáticamente por el sistema.

3. En el campo Otro número se puede informar otro número interno para hacerle seguimiento al proceso. Además, el sistema también presenta el campo Descripción, en el que es posible insertar el origen de esta identificación, por ejemplo. Para mostrarlos, haga clic en Otros números del proceso y haga clic en Agregar para insertar al proceso la información completada.

4. En seguida, informe los campos Competencia, Clase y Asunto principal. Estos campos tienen vínculo, o sea, el campo Asunto solo se habilita después de que el campo Clase se haya completado, y, a su vez, este se habilita después de que el campo Competencia se haya completado. Dependiendo de la opción seleccionada en cada uno de los campos anteriores, es posible que se haga sugerencias de una o más opciones para completar el campo Asunto complementario.

5. De la misma manera que el campo Asunto complementario del ítem anterior, dependiendo de la opción seleccionada en cada uno de los campos arriba, el sistema puede hacer sugerencias para completar el Asunto y el Asunto complementario. Para verificar, haga clic en Otros asuntos para mostrar los campos que solamente se mostrarán después de completarse el Asunto principal. Haga clic en Agregar para insertar la información completada.

6. Después de informar la Clase, dependiendo del tipo de clase, la opción Privacidad se selecciona automáticamente. Esta selección podrá modificarse en cualquier momento, aún después de que el proceso ya esté guardado o su reparto se haya realizado.

7. El registro presenta el campo Tipo de confidencialidad, opción que permite que el proceso se clasifique como confidencial. Esta opción solamente podrá ser informada por los magistrados, después que el proceso ya haya sido repartido.

8. Otra opción disponible es la inclusión de Marcadores, que pueden vincularse al proceso en cualquier momento. Esta clasificación tiene como objetivo facilitar la identificación y la ubicación de los procesos en el sistema. 

9. Para finalizar la etapa de registro de datos del proceso, haga clic en Guardar para procesar toda la información completada.

10. Después de hacer clic en guardar, se mostrará un mensaje de éxito (1), confirmando el registro del proceso en el sistema y en la parte superior de la pantalla se muestra un resumen (2) con la información introducida durante el registro. 

Una vez que el proceso haya sido registrado, deberán realizarse los envíos habituales a los despachos y a las secretarías responsables de proseguir con el registro de partes y reparto del proceso.

Todo proceso requiere por lo menos una parte vinculada. Para realizar este registro se pone a disposición un formulario permitiendo el registro de la información referente a la parte. También es posible realizar el registro de una parte/representante/testigo que ya existe, o sea, una persona que ya esté registrada en el sistema; o realizar el registro de una nueva persona, que es el registro manual de las partes.
Para facilitar la comprensión sobre cómo realizar el registro, vea los detalles a continuación:

1. Con el Panel de Tareas abierto, acceda al botón Nuevo proceso(1) y realice el registro inicial del proceso. También se puede realizar el registro de las partes en la edición de un proceso ya registrado en el sistema, para eso, en la tarjeta del proceso, acceda al menú y haga clic en la opción Datos del proceso(2).

2. En este artículo, reproduciremos el paso a paso a partir de un nuevo proceso. Después de completar los datos del proceso, haga clic en el botón Agregar para agregar una Parte activa(1), una Parte pasiva(2) u Otras participaciones(3).

3. Es posible agregar la información de la parte de tres formas distintas:

• Búsqueda por el número de documento(1): informe el número del documento principal (Cédula de ciudadanía para persona natural o NIT para persona jurídica) de una persona que ya esté registrada en el sistema. Cuando se retira el cursor del campo de documento, la información registrada para la persona se muestra en el sistema.
  
  
• Búsqueda por el nombre(2): informe el nombre de la persona (completo o parcial) y espere. El sistema muestra un listado de personas con nombre fonéticamente semejante al nombre informado. Seleccione una de las personas de la lista. La información registrada para la persona se muestra en el sistema.

• Registro de una nueva persona: complete los datos de la parte en los campos manualmente.

4. Para incluir información adicional sobre la parte, ubicación y teléfono, haga clic en Datos Complementarios.

5. Después de completar la información de la parte, haga clic en Confirmar.

6. Para agregar un Representante(1), haga clic en Agregar en la línea referente al representante, complete la información referente al abogado y confirme. Para agregar un Testigo(2) para la parte, haga clic en Agregar en la línea referente a testigo, complete la información y confirme.

7. Después de agregar las partes, representantes y testigos deseados, haga clic en el botón Guardar.

8. Si desea editar el registro de una parte ya guardada, basta hacer clic en el ícono y modificar la información deseada. Para eliminar el registro de una parte, haga clic en el ícono  y confirme la eliminación.

Después de registrar los datos, las partes y hacer el reparto de un proceso, puede ser necesario cambiar la clase o la competencia debido a un registro equivocado o de una evolución necesaria. A este procedimiento le llamamos de Corrección de clase y, al utilizar esta funcionalidad, el usuario tiene dos caminos: realizar la corrección de clase con nuevo reparto o sin nuevo reparto. En este material, vamos a conocer el comportamiento del sistema en los casos en que no hay necesidad de un nuevo reparto, vea a continuación:

1. En el Panel de tareas informe en el campo Buscar por número de proceso u otro número el número de identificación del proceso del que desea realizar la corrección de clase. Presione la tecla Enter o haga clic en la lupa para cargar el resultado de la consulta.

2. Haga clic en el menú del proceso y seleccione la opción Datos del proceso.

3. Con la ventana Registro de proceso abierta, haga clic en el icono del lápiz para habilitar la edición de los datos.

4. Para realizar una corrección de clase sin nuevo reparto, la Competencia (1) y/o la Clase (2) deben cambiarse por otras que tengan vínculo con el órgano judicial actual del proceso, o sea, el órgano judicial debe ser competente para los nuevos datos informados. De esta manera, se mantendrán el órgano en que el proceso se está tramitando y el magistrado responsable del proceso.

5. Modifique la Competencia (1) y/o la Clase (2) del proceso, informe el Asunto principal (3) y, si es necesario, informe también el Asunto complementario (4).

6. Después de realizar todos los cambios necesarios, haga clic en Guardar.

7. El sistema procesará los cambios realizados y finalizará la corrección presentando un mensaje de éxito en la operación: Se ha realizado la corrección de clase.

Después de registrar un proceso, es posible realizar modificaciones en los datos informados durante el registro. Sin embargo, es necesario tener en cuenta el momento en que se van a realizar estos cambios: antes o después del reparto. En caso de que el proceso ya haya sido repartido, las modificaciones de los datos podrán llevar a un nuevo reparto; en caso de que no haya sido repartido, el cambio podrá llevar a la unidad de competencia que va a asumirlo después del reparto. En este material, vamos a presentar el comportamiento del sistema en la edición de los datos de un proceso no repartido, vea a continuación:

1. Con el Panel de tareas abierto, informe en el campo Buscar por el número del proceso el número del proceso cuyos datos desea modificar y presione la tecla Enter.

2. El sistema mostrará la tarjeta de proceso, haga clic en el menú y, en seguida, seleccione la opción Datos del proceso.

3. Se abrirá la ventana Registro de proceso, con la sección Datos del proceso ya completada. Haga clic en el ícono para habilitar la edición de los campos.

4. Al hacer clic en el ícono mencionado anteriormente, la edición de los campos estará habilitada y, excepto el campo Número del proceso, será posible modificar, incluir o eliminar toda la información necesaria.

5. La fecha de Recepción solo podrá cambiarse a una fecha anterior a la de registro del proceso en el sistema. Por ejemplo, si el proceso se registró en el sistema el día 15/09/2020, solo será posible cambiar la fecha de recepción para una fecha anterior a esta.

6. Es posible realizar todas las modificaciones necesarias para a la Competencia (1), Clase (2), Asunto principal (3) y Asunto complementario (4).

7. La sección destinada a informar otros asuntos y asuntos complementarios que sean pertinentes o coherentes para el asunto principal del proceso también estará habilitada para edición.

8. En caso de que sea necesario, es posible modificar o incluir otra identificación y su respectiva descripción para seguimiento del proceso en el sistema.

9. Después de realizar todos los cambios, haga clic en Guardar.

10. Finalmente, se mostrará un mensaje informando que el sistema procesó correctamente los cambios realizados.