Editor de Documentos

En este manual encontrará el procedimiento de cómo recibir y tramitar una solicitud de autorización de
salida del país. Para ello, primero es necesario que la parte interesada formalice un pedido de autorización
de salida por medio de una petición recibida a través de Conti. Después, la solicitud debe registrarse en el
sistema y entonces se puede emitir la decisión de permiso o restricción. A continuación, mostraremos los
pasos para registrar y gestionar las decisiones sobre salida del país:
1. Desde la secretaría:

1.1 Con el sistema abierto y los datos del solicitante del pedido de autorización de salida del país en la mano, haga clic en los tres puntos ubicados en la esquina superior derecha de la tarjeta y luego en la opción Datos del proceso.

1.2 Se abrirá la ventana Registro de proceso. Identifique al solicitante, haga clic en su nombre para abrir la sección de registro y después haga clic en Agregar registro del Historial de entrada y salida.

1.3 Al abrir el Historial de entrada y salida, el Tipo de registro ya vendrá seleccionado en la opción Pedido de salida. Entonces, rellene los campos solicitados, según los datos informados en la solicitud de autorización de salida del país. Los campos marcados con asterisco * son obligatorios.

1.4 Después de rellenar los campos Número de pasaporte, País destino, Propósito del viaje, Ubicación destino, Fecha del pedido, Fecha de salida y Fecha de entrada (1), haga clic en Guardar (2).

1.5 Al hacer clic en Guardar, después de procesar la operación, el sistema emite un mensaje indicando que la solicitud de salida se ha creado con éxito (1) y luego se registra en el historial de entrada y salida de la parte (2).

1.6 Una vez guardado el pedido, haga clic en información para ver rápidamente todos los datos informados.

2. Desde Magistratura:

El Magistrado incorpora a Legali la resolución con la decisión, firma e incorpora en el expediente.
2.1 De acuerdo con resolución emitida y al hacer clic en los tres puntos el profesional encargado del
trámite, selecciona la opción Conceder o No conceder.

2.2 A continuación, rellene la información necesaria en el cuerpo del documento y no olvide de abrir
la sección Datos del documento para combinar los campos de texto.

2.3 Informe el Tipo de la parte (1), seleccione el Destinatario (2), es decir, la parte interesada, y, para finalizar, haga clic en Combinar campos (3).

2.4 Después de rellenar todos los datos y campos necesarios, haga clic en Firmar e incorporar este documento.

2.5 El sistema solicitará su certificado digital (1), selecciónelo y haga clic en Confirmar (2).

2.6 Después de la firma y emisión, inmediatamente se debe generar la integración de la decisión con
Migración Colombia y el fallo de restricción estará disponible para verificación en el registro de
historial de entrada y salida del país de la parte involucrada. Además, también se asociará a la
parte interesada el marcador "Restricción de Migración", indicando la restricción vigente de
salida del país. También quedará visible en la tarjeta del proceso en el panel de tareas, en los
datos del proceso, en los datos de la parte y en el historial de entrada y salida.

2.7 Desde la ubicación del despacho debe dar clic en los tres puntos y seleccionar la opción Envío
salida del país a la secretaría. Inmediatamente la tarjeta se enviará al panel de la secretaría.

3. Desde la secretaría:

3.1 Por último, se recibirá la tarjeta con la decisión elaborada y en caso de ser necesario, la secretaría
judicial notifica de la autorización, de lo contrario puede seleccionar los tres puntos y la opción
Borrar tarea y así mismo finaliza el proceso de salida del país. 

Los campos de texto tienen como objetivo garantizar de forma automatizada, el correcto llenado de datos importantes del proceso, en el momento de la elaboración de documentos.

Solo se pueden ingresar datos al registrar o editar modelos. Por tanto, si alguna información se registra o se ingresa incorrectamente al documento en elaboración, es muy importante limpiar y corregir el dato, en vista de que una vez eliminado el campo de texto, los datos no se automatizarán y deberán insertarse manualmente en el documento.

En este articulo, vamos a ver cómo limpiar un dato ingresado erróneamente en un documento en elaboración:

A partir de la versión 21.2.0-0, el sistema LEGALi permite el registro y el mantenimiento del historial de entradas y salidas del país. Para ello, primero es necesario que la parte interesada formalice un pedido de autorización de salida por medio de una petición intermedia recibida a través de Conti. Después, la solicitud debe registrarse en el sistema y entonces se puede emitir el fallo de permiso o restricción.

Con el permiso de salida otorgado, cuando se registre la salida y entrada en el sistema de Migración Colombia, esta información se registrará automáticamente en el sistema LEGALi vía integración, sin embargo, eventualmente puede ser necesario registrar manualmente la salida y entrada en el país en LEGALi

En este artículo, verá cómo registrar manualmente la entrada y la salida de partes involucradas en los procesos:

1. Con el sistema abierto, localice la tarjeta del proceso en el que desea realizar el registro de viaje de la parte, haga clic en los tres puntos ubicados en la esquina superior derecha y acceda a la opción Datos del proceso.

2. Se abrirá la ventana Registro de proceso. Abra la sección de registro de la parte y haga clic en la opción Agregar registro del Historial de entrada y salida.

3. Al hacer clic en Agregar registro, como ya hay un registro de solicitud en el historial, el sistema, automáticamente, trae seleccionada la opción Registro de salida (1), que contiene los campos Número de pasaporte, País destino, Ubicación destino, Propósito del viaje, Fecha de salida, Fecha de entrada, Aerolínea, Número del vuelo y Puerta de embarque (2).

4. Rellene los campos con la información solicitada y haga clic en Guardar.

5. Al finalizar la operación, el sistema emite el mensaje Registro de salida del país creado con éxito (1) y el registro de salida creado ya estará disponible para consulta en el historial de la parte (2).

6. Para realizar el registro de entrada al país, es necesario hacer clic nuevamente en Agregar registro. La opción Registro de entrada ya viene automáticamente seleccionada y basta informar el Número de pasaporte y la Fecha de entrada. Para finalizar, haga clic en Guardar.

7. Al procesar la operación, el sistema emite el mensaje Registro de entrada creado con éxito. De ahora en adelante, en el historial de entrada y salida de la parte también se presentará este registro de entrada.

8. Utilice el lápiz para editar los datos y el icono de la papelera para eliminar un registro.

Los campos de texto están disponibles tanto en el registro de modelos, como en la emisión de documentos. En el registro de modelos se pueden insertar en el momento de crear un documento de referencia, para automatizar el diligenciamiento de información específica del proceso al momento de la elaboración de un documento emitido.

En el editor de textos, algunos campos se completan automáticamente por el sistema, como lo es el número del proceso y el nombre del magistrado responsable, por ejemplo. Otros, necesitan de la intervención del usuario, ya que en algunos casos se debe seleccionar manualmente la información deseada, como por ejemplo el nombre de las partes.

A continuación, en este material, veremos como incorporar al documento los datos de los campos que requieren de la intervención del usuario.

Debido a los diferentes tipos de procesos que tenemos hoy en día en la JEP, fue necesario modificar el sistema de gestión judicial LEGALI para permitir que se emita para el mismo proceso más de un documento al mismo tiempo. De este modo, es posible realizar muchas actividades con los documentos creados de esta manera. Una de estas actividades es firmar y enviar un único documento creado entre varios otros. 

Firmar es el término usado para firmar un documento, y enviar nombra la acción de unir el documento al proceso digital. En este artículo veremos cómo firmar y enviar un archivo al crear múltiples documentos. Siga el paso a paso. 

1. En el panel de tareas, en la ficha del proceso en el que desea crear un documento, dé clic en la actividad "Emitir documento". 

2. Aparecerá la pantalla de elaboración de documentos con la agrupación "Pendientes" seleccionada, mostrando los modelos disponibles para su selección. 

Antes el sistema registraba el voto del usuario como positivo al enviar el documento a través del Editor de Documentos a la sesión colegiada y sin que hubiera opciones para elegir otro tipo de voto.

Este comportamiento se ha modificado para que los usuarios puedan registrar sus votos por intermedio del Panel de Decisiones Colegiadas. De este modo, cuando el usuario accede al Editor de Documentos de un caso y envía el documento a la sesión colegiada, con tal de que este documento sea una Resolución o Sentencia, el documento se endereza al panel y no se registra el voto. Así, el usuario solo puede registrarlo a través del panel.

En este artículo usted aprenderá cómo emitir un voto teniendo en cuenta estos cambios en el Editor de Documentos, para que pueda enviar el voto al Panel de Decisiones Colegiadas y tener su voto registrado en el panel.

1. Acceda al Panel de Tareas y encuentre el proceso en el que desea crear su voto. Enseguida, haga clic en la actividad Emitir documento.

2. Seleccione un modelo de Resolución o Sentencia (solo estos modelos están configurados para subir al Panel de Decisiones Colegiadas). En el ejemplo se selecciona una Sentencia.

3. Haga clic en el botón de la flecha hacia abajo (1), que se encuentra junto al botón Firmar e incorporar este documento. Enseguida, seleccione la opción Enviar para la sesión (2). El voto se enviará al colegiado y el sistema no registrará el voto para el proponente.

4. Para visualizar el voto pendiente de registro, basta con acceder al menú Decisiones Colegiadas (1) y por medio de la ficha del proceso, hacer clic en el icono reloj (2). El sistema mostrará los votantes y el estado de cada voto (3).

¿Ha visto lo fácil que es? Usted aprendió a crear un voto y a enviarlo para que se registre en el Panel de Decisiones Colegiadas a través del Editor de Documentos.

Antes el magistrado ponente registraba su voto como positivo al enviar el documento a través del Editor de Documentos a la sesión colegiada y sin que hubiera las opciones de elegir otro tipo de voto.

Este comportamiento se ha modificado para que el magistrado ponente pueda registrar su voto a través del Panel de Decisiones Colegiadas, por lo que cuando el magistrado accede al Editor de Documentos de un caso y envía el documento a la sesión colegiada, con tal de que este documento sea una Resolución o Sentencia, el documento se endereza al panel y no se registra el voto. De este modo, el magistrado ponente solo puede registrar su voto a través del panel.

En este artículo usted aprenderá cómo emitir un voto teniendo en cuenta estos cambios en el Editor de Documentos, a fin de enviar el voto al Panel de Decisiones Colegiadas, firmarlo e incorporarlo al Expediente Digital del proceso.

1. Acceda al Panel de Tareas y encuentre el proceso para el cual desea crear su voto. Enseguida, haga clic en la actividad Emitir documento.

2. Seleccione un modelo de Resolución o Sentencia (solamente estas dos plantillas están configuradas para subir al Panel de Decisiones Colegiadas).

3. Haga clic en el botón de la flecha hacia abajo (1), que se encuentra junto al botón Firmar e incorporar este documento. Enseguida, seleccione la opción Enviar para la sesión (2). El voto se enviará al colegiado y el sistema no registrará este voto para el ponente.

4. Para visualizar el voto pendiente de registro, basta con acceder al menú Decisiones Colegiadas (1) y consultar (2) el voto. En la tarjeta del voto, haga clic en la actividad Firmar (3).

5. El Editor de Documentos se presentará con la plantilla del voto. Haga clic en el botón Voto Positivo.

6. Aparecerá la ventana de confirmación del certificado virtual. Seleccione el certificado digital (1) y haga clic en el botón Confirmar (2).

7. El mensaje "Voto registrado. Documento firmado e incorporado con éxito." aparecerá en la esquina inferior derecha de la pantalla.

8. Cuando el magistrado ponente firma el voto en el Panel de Decisiones Colegiadas, el documento se incorpora automáticamente al Expediente Digital del proceso.

Ahora usted sabe cómo emitir un voto, enviarlo al Panel de Decisiones Colegiadas y, a través del panel, confirmar el voto incorporándolo al Expediente Digital. ¿No es fácil? ¡Comparta este conocimiento!

Debido a los diferentes tipos de procesos que tenemos hoy en día en la JEP, fue necesario modificar el sistema de gestión judicial LEGALI para permitir que se emita más de un documento no completado para el mismo proceso.  

En este artículo veremos cómo firmar y enviar un documento al crear múltiples documentos. Siga el paso a paso. 

1. En el panel de tareas, en la ficha del proceso en el que desea crear documentos, dé clic en la actividad "Emitir documento".

2. Aparecerá la pantalla de elaboración de documentos con la agrupación "Pendientes" seleccionada, mostrando los modelos disponibles para su selección. 

El sistema ofrece varias facilidades que ayudan a optimizar sus actividades, dándole rapidez y, en consecuencia, aumentando su productividad. En este sentido, el editor de texto permite la emisión de diferentes tipos de documentos y permite vincularlos a los procesos con los que se está trabajando. Aprenderemos a realizar la emisión de documentos utilizando el editor de textos, a continuación:

1. Acceda al editor de textos haciendo clic en la actividad presentada en la tarjeta del proceso.

2. De las opciones disponibles, seleccione el modelo de la lista lateral derecha. Después de seleccionar el modelo deseado, el archivo se abrirá en el editor de texto, ya con el formato del encabezado, pie de página, campos de texto previamente definidos en el momento de la creación del modelo.

Los magistrados de la JEP pueden trabajar sus votos en LEGALi de dos maneras:

1. Utilizando el Editor de Documentos, donde el magistrado emite el documento y lo envía al Panel de Decisiones Colegiadas;

2. Incorporando el documento creado fuera de LEGALi al Expediente Digital del proceso.

En este artículo usted aprenderá a emitir un voto en el Editor de Documentos. Siga los pasos para saber cómo emitir el voto.

1. Acceda al Panel de Tareas y encuentre el proceso que desea crear un voto. Enseguida, haga clic en la actividad Emitir documento.

2. En el Editor de Documentos, seleccione la plantilla de Resolución o Sentencia.

3. Si es necesario, edite el voto. Para cambiar la plantilla de documento, basta con hacer clic en la agrupación Modelo (1), en la parte derecha del Editor de Documentos, y elegir otra plantilla.

4. Enseguida, haga clic en el botón de la flecha hacia abajo (1), que se encuentra junto al botón de Firmar e incorporar este documento, y seleccione la opción Enviar para la sesión (2). Por último, para cerrar el Editor de Documentos, haga clic en el botón x (3) en la esquina izquierda del editor.

¡Eso es! Ahora usted sabe cómo emitir un voto, enviarlo al Panel de Decisiones Colegiadas y, a través del panel, confirmar el voto incorporándolo al Expediente Digital. ¿No es fácil? ¡Comparta este conocimiento!

A partir de la versión 21.2.0-0, el sistema LEGALi permite el registro y el mantenimiento del historial de entradas y salidas del país. Para ello, primero es necesario que la parte interesada formalice un pedido de autorización de salida por medio de una petición intermedia recibida a través de Conti. Después, la solicitud debe registrarse en el sistema y entonces se puede emitir el fallo de permiso o restricción.

Para facilitar la gestión y el seguimiento de esta información en el sistema, usted también podrá emitir dos informes, uno sobre los datos de los fallos, de permiso o restricción de salida, concedidos a las partes interesadas, y otro sobre el historial de entradas y salidas del país registrados en el sistema.

En este artículo, verá cómo emitir un fallo de autorización sin restricción de salida del país:

1. Una vez registrado el pedido de salida en el historial de entrada y salida de la parte y realizado el envío de la petición al magistrado para la elaboración del fallo, localice el proceso cuyo documento debe ser emitido y haga clic en Emitir documento.

2. Se abrirá la pantalla del editor de texto, seleccione el modelo de documento que desea utilizar. En este caso, ya que se trata de autorizar la salida del país, seleccione el documento “Autorización de salida del país sin restricción”.

3. A continuación, rellene la información necesaria en el cuerpo del documento y no olvide de abrir la sección Datos del documento para rellenar los campos de texto.

4. Informe el Tipo de la parte (1), seleccione el Destinatario (2), es decir, la parte interesada, y, para finalizar, haga clic en Combinar campos (3).

5. El modelo de documento Autorización de salida del país sin restricción ya posee la actuación Avoca conocimiento y concede salida del país vinculada automáticamente a él, ya el campo Complemento de la actuación deberá ser rellenado manualmente y es obligatorio.

A partir de la versión 21.2.0-0, el sistema LEGALi permite el registro y el mantenimiento del historial de entradas y salidas del país. Para ello, primero es necesario que la parte interesada formalice un pedido de autorización de salida por medio de una petición intermedia recibida a través de Conti. Después, la solicitud debe registrarse en el sistema y entonces se puede emitir el fallo de permiso o restricción.

Para facilitar la gestión y el seguimiento de esta información en el sistema, usted también podrá emitir dos informes, uno sobre los datos de los fallos, de permiso o restricción de salida, concedidos a las partes interesadas, y otro sobre el historial de entradas y salidas del país registrados en el sistema.

En este artículo, verá como emitir un fallo de autorización con restricción de salida del país:

1. Una vez registrado el pedido de salida en el historial de entrada y salida de la parte y realizado el envío de la petición al magistrado para la elaboración del fallo, localice el proceso cuyo documento debe ser emitido y haga clic en Emitir documento.

2. Se abrirá la pantalla del editor de texto para que se seleccione el modelo de documento que desea utilizar. En este caso, ya que se trata de restringir la salida, seleccione el documento “Autorización de salida del país con restricción”.

3. A continuación, rellene la información necesaria en el cuerpo del documento y no olvide de abrir la sección Datos del documento para rellenar los campos de texto.

4. Informe el Tipo de la parte (1), seleccione el Destinatario (2), es decir, la parte interesada, y, para finalizar, haga clic en Combinar campos (3).

5. El modelo de documento Autorización de salida del país con restricción ya posee la actuación Avoca conocimiento y no concede salida del país vinculada automáticamente a él, ya el campo Complemento de la actuación deberá ser rellenado manualmente y es obligatorio.

El sistema dispone de varias facilidades que ayudan a optimizar las actividades diarias del usuario, dándole rapidez y consecuentemente, aumentando su productividad. Para ayudarlo en su rutina de trabajo, le enseñaremos a consultar en el editor de textos los modelos de documentos previamente registrados en el sistema. Siga el procedimiento que se indica a continuación:

1. Acceda al editor de texto haciendo clic en la actividad presentada en la tarjeta del proceso.

2. El sistema abrirá el Editor de documentos La pestaña Modelos muestra todos los modelos creados previamente desde el Panel de Registro y Edición de Modelos.